Programme d’Appui à la Société Civile-Tunisie ( PASC ) recrute un responsable administratif Retour vers les opportunités

Le Programme d’Appui à la Société Civile PASC-TUNISIE est une initiative de l’Union Européenne en Tunisie pour accompagner la société civile tunisienne dans ses efforts de renforcement et de consolidation. L’implémentation de l’action, qui a une durée prévue de trois ans, a été attribuée à un consortium formé par le Partenariat Européen pour la Démocratie (EPD, par ses sigles en anglais) le Forum Tunisien de Droits Economiques et Sociaux (FTDES), l’Association Tunisienne d’Études et de Recherches en Démocratie et Affaires Locales (ATERDAL) du côté société civile, et l’École Nationale d’Administration (ENA) et le Centre de Formation et d’Appui à la Décentralisation (CFAD). Les cinq organisations composent le Secrétariat Exécutif qui s’occupe d’identifier les besoins de formation et renforcement afin d’établir, ensemble avec l’UE, les priorités et activités du programme.

UNITE DE GESTION (PASC National): Tout en s’appuyant sur une structure de gestion décentralisée consistant en six bureaux de terrain, le programme dispose d’une Unité de Gestion de Programme (PASC National) sise à Tunis. Le PASC National est le bras technique du Secrétariat Exécutif, remplissant trois fonctions clés qui ne peuvent être assurées que de façon centralisée : (1) la gestion financière et technique de l’ensemble du programme, en conduisant les relations avec la Délégation de l’UE et les acteurs concernés par les activités du PASC ; (2) l’élaboration des Plans d’Action qui sont discutés au sein du Secrétariat Exécutif et soumis à validation du Comité de Suivi à partir des documents fournis par les bureaux de terrain (elle réalise aussi le suivi et monitoring des activités et introduit les mesures correctives nécessaires) et (3) la coordination des activités développées dans les bureaux de terrain afin de détecter les synergies et capitaliser les ressources.

BUREAUX DE TERRAIN : Les Bureaux de Terrain représentent des points de rencontre et de dialogue entre la société civile et les acteurs étatiques des différentes régions et gouvernorats, établissant des liens de communication permanente avec les acteurs actuels et futurs du développement au niveau local. C’est dans cet esprit qu’ils accueilleront les Actions de Partenariat et Apprentissage, programmées selon un système décentralisé d’identification de demandes.

De façon simultanée, ils remplissent une fonction d’assistance technique directe aux associations dans les domaines clés pour le déroulement de leurs activités courantes et ils fournissent l’information actualisée sur des questions d’intérêt (voies de financement, appels d’offres, procédures législatives en cours, etc.), agissant en help-desk et prêtant des services d’appui sur mesure, identifiant les besoins de formation à partir des demandes de support, ce qui permettra de mieux trier et organiser les associations dans différents niveaux de compétences en vue de leur participation dans les sessions de formation.

Finalement, les bureaux de terrain sont destinés à la capitalisation de ressources, agissant comme une sorte de pépinière d’associations qui offrira un équipement informatique et plusieurs espaces de travail et réunions pour développer des initiatives conjointes (actions de plaidoyer commun, ateliers de formation, assemblées citoyennes, etc.). Pour accomplir leur vocation d’espaces citoyens, ils comptent sur des espaces pour héberger des expositions, projections de cinéma, séances de théâtre, conférences et toutes autres manifestations orientées à approfondir le sentiment d’identité citoyenne et d’appartenance à la communauté.

Afin de compléter la mise en place de ses structures, le programme est à la recherche d’un Responsable administratif au bureau du PASC National à Tunis.

Cette personne devrait être professionnelle et qualifiée, dynamique et motivée faisant preuve d’un engagement avec le développement du pays, qui témoigne d’un bon esprit d’équipe et qui partage les valeurs et principes démocratiques. Le programme offre l’opportunité de travailler dans un environnement hautement innovant et dans le cadre d’une initiative internationale, ainsi qu’un salaire compétitif, à la hauteur des exigences et responsabilités du poste.

Responsable Administratif

Le Responsable Administratif est chargé d’assurer la gestion administrative des bureaux (National et Bureaux de Terrain).  Il aura pour tâches :

• Appuyer les équipes du PASC dans la gestion administrative quotidienne et prendre les dispositions nécessaires au bon fonctionnement de leurs structures (UGP et bureaux de terrain);
• Contrôler et valider des procédures de passation de marché conformément aux procédures contractuelles établies par l’Union européenne et des règles de gestion d’EPD Bruxelles;
• Élaborer et mettre en place des procédures internes de gestion administrative permettant de coordonner efficacement la gestion courante de l’ensemble des structures du programme;
• Participer à l’élaboration des termes de référence dans le cadre de marchés de fournitures, services, travaux ainsi que les appels à candidatures pour le recrutement du personnel;
• Gérer les approvisionnements en fournitures et consommables et faire le suivi des contrats de prestations de services relatifs au fonctionnement des locaux (maintenance, téléphonie…);
• Apporter un soutien logistique à l’organisation d’évènements et aux déplacements des équipes PASC et des experts intervenants dans le cadre de la mise en œuvre du programme;
• Apporter un appui à l’élaboration et à la rédaction des documents organisationnels;
• Participer à la mise en place et au suivi des outils de gestion interne et veiller à leur bon fonctionnement;
• Mettre en place un système centralisé d’archivage de l’ensemble des documents relatifs au programme;
• Préparer, organiser et assurer le secrétariat des réunions présidées par le Directeur du programme, ainsi que des formations et évènements organisés par l’UGP;
• Superviser l’Assistante du Programme dans ses tâches administratives ;
• Toute autre tâche requise et rentrant dans le domaine de ses compétences.