Oxfam recrute un(e) “Assistant(e) Administratif(ve)” Retour vers les opportunités

Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté. Cela signifie que nous luttons contre l’inégalité qui maintient les gens dans la pauvreté.

Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. Lorsque survient une catastrophe, nous aidons les gens à améliorer leurs conditions de vie et celles des autres. En tant que confédération, nous abordons des questions telles que les droits fonciers, les changements climatiques et la discrimination à l’encontre des femmes. Et nous ne nous arrêterons pas tant que tous les habitants de la planète ne pourront pas profiter de la vie sans pauvreté.
Nous sommes une confédération internationale de 20 organisations (affiliées) travaillant avec des partenaires et des communautés locales dans les domaines de l’humanitaire, du développement et des campagnes, dans plus de 90 pays.

La vision d’Oxfam en Tunisie est que les citoyens, en particulier les femmes et les jeunes, s’emploient activement à réduire les inégalités entre les hommes et les femmes et les inégalités socioéconomiques dans le cadre d’un État de droit et d’un État responsable. La stratégie est axée sur la justice de genre, la gouvernance des politiques socio-économiques, la justice économique et la protection de l’espace de la société civile.
Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs, cliquez ici.

Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs.
Remarque : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications, notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.

Le Rôle

Oxfam cherche un(e) « Assistant(e) Administratif(ve) »

Objectifs du poste

En ligne avec les procédures internes d’Oxfam, assurer le support administratif à l’équipe.

Conditions du poste

Type du contrat : Contrat à durée déterminée (1 an)
Durée du contrat : 1 an (renouvelable en fonction de la performance et des financements disponibles)
Grade : E1
Horaires de travail : Temps plein (40heures/semaine)
Emplacement : Basé à Tunis, Tunisie
Conditions salariales : Conformément à la grille salariale et la politique Ressources Humaines d’Oxfam en Tunisie
Entre 29.500 DT et 39.000 DT salaire de base annuel (négociable en fonction de l’expérience et l’expertise apportée pour le poste)
Supérieur(e) hiérarchique : Responsable Administrative et Logistique
Date d’entrée en fonction : Le plus tôt possible

Principales tâches et responsabilités du poste

Assistant (e) d’Administration

• Assurer l’organisation et les préparatifs logistiques des évènements à savoir la location des locaux – hébergement – pauses cafés – service d’interprétariat – transport et tout autre besoin y afférant ; tout en assurant le respect des procédures logistiques de l’organisation.
• Assurer les préparatifs logistiques relatifs aux déplacements dans les régions et aux voyages à l’étranger ainsi que les préparatifs logistiques relatifs aux membres de missions venant de l’étrangers à savoir l’envoi du Welcome Pack exhaustif – l’hébergement – le transport, le billet d’avion, la préparation et le suivi des demandes de visa pour le personnel local et étranger, la préparation des ordres de mission et tout autre besoin y afférant ; tout en assurant le respect des procédures logistiques de l’organisation.
• Assurer l’envoi et le suivi des bulletins de soins en respectant les délais d’envoi.
• Assurer l’approvisionnement mensuel des produits d’entretien, de maintenance et médicaments en assurant un suivi méticuleux.
• Veiller à ce que les tableaux de suivi sont mis à jour d’une manière systématique en respectant les exigences internes de l’organisation.
• S’assurer que les achats en termes de biens et de services soient effectués conformément aux politiques et procédures d’achats de l’organisation en veillant à l’application des procédures internes et aux respects des deadlines.
• Assurer, en collaboration avec l’Assistant Logistique, l’accueil physique et le standard téléphonique.
• Assurer l’accueil des visiteurs
• Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…)
• Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, lettre etc.)
• Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions ( Pause-café, Diner ..)
• Assurer la gestion administrative des contrats ( Signature, envoi, archivage…..)
• Assurer la gestion administrative du courrier ( Facture , lettre , contrat , invitation ……..)
• Assurer l’archivage physique et électronique.
• Suivre la circulation des parapheurs pour tout document urgent qui doit être signé.

Valeurs organisationnelles :

• Redevabilité : notre approche axée sur les objectifs et les résultats implique que nous répondons de nos actes et engageons notre responsabilité. Nous avons la conviction qu’il faut également tenir autrui pour responsable de ses actes.
• Autonomisation : toute personne associée à Oxfam, depuis son personnel et ses sympathisantes et sympathisants jusqu’aux personnes vivant dans la pauvreté, doit savoir qu’elle peut contribuer au changement.
• Inclusivité : nous sommes une organisation ouverte qui favorise la diversité. Nous avons la conviction que toute personne peut apporter une contribution, quelles que soient ses différences visibles et invisibles.