Officier sénior financier en charge du suivi des partenaires – Mercy Corps Retour vers les opportunités

DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION :

Mercy Corps a commencé d’opérer en Tunisie en juillet 2011.  La mission de Mercy Corps en Tunisie est 1) renforcer les capacités des acteurs émergents et existants de la société civile (non politisés), tout en 2) développant les opportunités économiques des jeunes avec un accent spécifique sur les thématiques de l’employabilité, de l’entrepreneuriat, et de l’accès aux services financiers, et 3) d’augmenter l’engagement civique autour des besoins communautaires, afin de soutenir les groupes les plus vulnérables et les communautés dans des endroits marginalisés pour développer des initiatives qui créent un environnement productive, sur et équitable.

RÉSUMÉ DU POSTE :

Travaillant au sein du département des finances, sous la direction du responsable des finances, l’officier senior financier en charge du suivi des partenaires assure que la gestion des sous-subventions accordées aux organisations partenaires des programmes soit faite conformément aux termes et aux clauses inclues dans les contrats de subvention en vue de garantir l’éligibilité des dépenses effectuées dans la mise en œuvre des programmes de subvention. Il suit et vérifie les rapports de dépenses des partenaires et gère les demandes de paiements/remboursement. Il s’assure que la documentation des sous-subvention est en ordre et en adéquation avec les règles et procédures de Mercy Corps.

FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE : 

Dans la gestion des sous-subventions :

1. En coordination avec les équipes programmes concernées, conduire le processus d’évaluation et de sélection des organisations devant recevoir une subvention de Mercy Corps. 
2. Orienter/former le personnel de l’organisation récipiendaire de la sous-subvention sur les principes élémentaires de justifications des dépenses et règlement du bailleur de fonds, notamment en matière de paiement de salaires, et sur les procédures et règlement en matière de rapports financiers, prévisions financières, Excel et règles de passation de marchés ;
3. Superviser le maintien d’un système de classement des contrats de sous-subvention et de tous les autres documents contractuels requis par la politique de MC et les règlements des bailleurs de fonds dans des dossiers spécifiques à chaque projet ;
4. Maintenir et mettre à jour dans le système comptable de Mercy Corps toutes les données et informations requises relatives à chaque organisation partenaire local (incluant modifications, milestones, etc.) ;
5. Faire la revue des rapports financiers des partenaires internationaux et préparer le Journal Entry Import à partager avec MCE. 
6. Importer mensuellement ou trimestriellement les rapports des partenaires nationaux dans le système comptable suivant la procédure en la matière ;
7. Faire et superviser la revue des documents support soumis par les partenaires pour assurer que l’utilisation des fonds est faite conformément aux clauses des contrats de sous-subvention ;
8. Traiter les demandes de paiement ou de remboursement soumises par les récipiendaires des sous-subventions et assurer que les paiements s’effectuent dans un délai raisonnable ;  
9. Préparer les rapports de visites partenaires à l’issue de chaque visite et analyser les observations pour présenter au responsable finance les raisons de ces observations ; 
10. Assurer le suivi de tous les problèmes de conformité des subventions et des audits et documenter les résolutions.
11. Aider à la clôture des subventions en s’assurant que toutes les exigences de l’accord de subvention ont été respectées et que les fonds de subvention ont été correctement réglés et réconciliés ;
12. Préparer et soumettre au siège les demande de paiements de partenaires internationaux, après revu du rapport selon la procédure MCG ou MCE.
13. Organiser les missions de contrôle (spot check) auprès de partenaires de sous-subventions de la mission ;
14. Soumettre au directeur financier et les managers l’état de paiement et fournir un rapport de réconciliation mensuel dans les 10 jours qui suivent la clôture ;
15. Participer aux audits projets de Mercy Corps, notamment pour ceux qui incluent des partenaires de mise en œuvre.

Autres Responsabilités

1. Aider à l’archivage et classement le cas échéant.
2. Formation, information et renforcement des capacités de l’équipe des finances et/ou équipe sous sa supervision pour les aspects liés au sous-subventions et règles bailleurs ;
3. Assumer toutes autres responsabilités qui sont assignées par le superviseur en rapport au poste décrit ci-dessous ou à d’autres tâches pertinentes au sein du département des finances ;

APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL   

Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.