Office Coordinator – ACEA Retour vers les opportunités

Titre du poste : Office Coordinator

Projet : ACEA (Action Collaborative pour les Exportations Artisanales)

Lieu : Tunis, Tunisie

FHI 360 est une organisation mondiale pour le développement adoptant une approche rigoureuse et fondée sur des données factuelles. Parmi nos professionnels, nous comptons des experts de la société civile, de la consolidation de la paix, de la santé, de la nutrition, de l’éducation, du développement économique, de l’environnement et de la recherche. FHI 360 exerce ses activités à partir de 60 bureaux comptant 4 200 employés aux États-Unis et dans le monde entier. Notre engagement à travailler en partenariat à tous les niveaux et notre approche pluridisciplinaire nous permettent d’avoir un impact durable sur les individus, les communautés et les pays que nous servons, en améliorant la vie de millions de personnes.

FHI 360 est en train de mettre en œuvre le projet ACEA (Action Collaborative pour les Exportations Artisanales) financé par l’Ambassade des États-Unis en Tunisie. En partenariat avec l’Office national de l’artisanat (ONAT), l’objectif de ce projet est de promouvoir la chaîne des chaines de valeur de l’artisanat en Tunisie, menant à une croissance économique durable sur le long terme, à une augmentation des exportations et à la création d’emplois.

Responsabilités principales :

Rattaché(e) a la Plateforme FHI 360 en Tunisie et sous la supervision du Security and Compliance Manager, le Office Coordinator est chargé(e) des taches suivantes :

• Assurer la gestion administrative du projet
• Coordonner avec la plateforme sur tous les aspects administratifs notamment la participation dans les réunions hebdomadaires de coordination.
• Soumettre les demandes d’achat pour approbation.
• Sécurité : participer à des réunions hebdomadaires avec le siège et/ou la plateforme. Coordonner avec l’équipe sur les mises à jour de sécurité.
• Chauffeurs : journal de bord, gestion, planning, heures de travail, coordination avec l’équipe et la plateforme selon les besoins du projet.
• Voitures : suivi du planning de maintenance, assurance, vignettes, etc.
• Contribuer à l’organisation logistique des événements / activités du projet :
  • Préparer les documents nécessaires pour les indemnités de déplacement des participants
  • Préparer les demandes pour les avances de voyage et assurer la réconciliation.
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• • Coordination des préparatifs de voyage, des rapports et de la préparation des événements : demandes de déplacement/voyage, suivi de la sécurité, demandes de per diem.
• Assister dans les activités relatives à la saisie, le traitement de texte, et les activités de soutien administratif général pour l’équipe administrative et d’autres groupes qui lui sont assignées.
• Mettre à jour et distribuer les annuaires du personnel téléphonique appropriés.
• Mettre à jour et maintenir une variété de documents intranet.
• Établir et mettre à jour des fichiers et des dossiers relatifs aux opérations, réunion, etc.
• Préparer des documents, des rapports et des fichiers d’information selon les besoins.
• Rechercher, élaborer, rédiger et/traduire des lettres, des notes et des rapports.
• S’acquitter d’autres tâches connexes qui lui sont confiées.
• Facility management : identifier les besoins en termes d’aménagement de bureau, d’utilisation de l’espace, de stockage. Coordonner avec l’unité des achats pour acquérir les produits / services nécessaires.
• S’assurer de la disponibilité suffisante de fournitures de bureau, consommables et d’équipements nécessaire au fonctionnement du bureau et initier les approvisionnements le cas échéant.
• Assurer la réalisation des inventaires : suivi, contrôle et mises à jour.