Office Assistant – ARTICLE 19 Tunisie عودة إلى الفرص

DEFINITION GENERALE DU POSTE

Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier d’ARTICLE 19 dans la region MENA, le “Office Assistant” est responsable des tâches administratives et logistiques d’ARTICLE 19 MENA et il / elle collabore étroitement avec tous les membres de l’équipe. “Office Assistant” sera en contact direct avec les fournisseurs.

RESPONSABILITES ET TÂCHES

Le “Office Assistant” effectuera les tâches spécifiques suivantes :

Appui à la gestion financière – Tenue de la petite caisse 

• Il/Elle assure le paiement des petites dépenses en espèce;
• Il/Elle assure la mise à jour le fichier excel et le register manuel de la caisse;
• Il/Elle assure le suivi des dépenses payées en espèce;
• Il/Elle gère la collecte, l’archivage et le partage des justificatifs nécessaires au suivi financier;
• Il/Elle est en charge de maintenir un système de gestion et d’archivage/classement des dossiers administratifs efficace et efficient et à jour;
• Tenue de l’inventaire des cartes de recharges;

Appui à la gestion administrative courante d’ARTICLE 19 :

Il/Elle apporte un appui dans le cadre de l’organisation et la gestion quotidienne du bureau :

• Mise à jour du calendrier des activités et des réunions, qu’elles soient organisées par ARTICLE 19 ou auxquelles les membres de l’équipe vont y participer ;
• Gestion du courrier : Assurer l’envoi, la réception et la distribution des divers courriers ainsi que la tenue à jour des registres de Départ et Arrivée des courriers;
• Superviser le bon fonctionnement du bureau, en s’assurant qu’il est propre, hygiénique et est un environnement de travail sécuritaire pour le personnel;
• Être en charge de l’achat de fournitures et de consommables de bureau et de la gestion des frais liés au bureau (règlement des factures d’eau, d’énergie, de téléphone, de charges locatives)
• Gestion des relations extérieurs du bureau (Maintenance du parc informatique, Maintenance du local (Plomberie-Bricolage, ect.), Femme de ménage, ect.)
• Tenue de l’inventaire des fournitures et de consommable du bureau;
• Tenue de l’inventaire des publications d’ARTICLE 19;
• Tenue de l’inventaire des équipements d’ARTICLE 19 (ordinateurs, matériels audio visuels, banderoles, ect)

Logistique:

• Assurer la coordination et l’organisation logistique des évènements d’ARTICLE 19 MENA :
• Réservation des billets d’avion;
• Hébergement et réservations d’hôtels,
• Gestion de l’accueil et des transferts,
• Invitations, etc.;
• Préparer les demandes d’approvisionnement conformément aux procédures et politiques d’ARTICLE 19;
• Faire les estimations nécessaires, selon le barème d’ARTICLE 19, aux fins de remboursement des participants aux évènements organisés par ARTICLE 19;
• Préparer toute la documentation nécessaire aux événements (listes de présence des participants, bannières, tests d’évaluation, ect.);
• Préparation des ordres de mission pour les membres de l’équipe;

Appui Administratif à la Directrice :

• Gestion des demandes de rendez-vous;
• Préparation des rapports mensuels de la carte de crédit et les documents de support;
• Assister la Directrice dans les préparatifs des missions à l’étranger (réservation billet d’avion, hébergement, formulaires, demandes de visas, ect.)

Autres

• Entreprendre toutes autres tâches à la hauteur du rôle qui peut raisonnablement être assignées par le Directeur Administratif et Financier  ou la Directrice Régionale d’ARTICLE 19 MENA;
• Assurer la maintenance le bon archivage des dossiers du bureau.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES

Éducation, expérience, connaissances et compétences

Essentiel:

• Titulaire d’un diplome (licence ou maitrise) en comptabilité et/ou finance ou dans d’autres domaines connexes;
• Avoir une expérience pertinente dans le domaine de la logistique et de l’administration. L’expérience avec des ONG est un atout;
• Excellentes compétences dans les applications logicielles de bureau courantes (Word, Power Point, Outlook Excel) et la communication;
• Capacité de rédaction français et anglais;
• Capacité de travailler sous pression, de faire face à plusieurs tâches et de gérer son temps efficacement;
• Sens de l’initiative et capacité de travail indépendante;
• Bonnes compétences interpersonnelles et interculturelles;
• Valoriser la diversité et le travail d’équipe;
• Aptitudes et comportements professionnels : Sens de l’organisation – Fiabilité, ponctualité – Ethique professionnelle, respect de la confidentialité et de la réserve nécessaires à l’exercice de la fonction – Bon relationnel – Disponibilité et discrétion;
• Se conformer aux procédures d’ARTICLE 19;

Désirable:

• Connaissance des droits humains internationaux, en particulier la liberté d’expression et le droit à l’information;
• La créativité dans la résolution de problèmes

Autres Exigences:

• Avoir le droit de travailler en Tunisie;
• Avoir la volonté et la capacité de voyager fréquemment à l’intérieur et à l’extérieur du pays;
• S’engager à soutenir et travailler dans la mission, la vision et les objectifs d’ARTICLE 19;
• Respect de la diversité, de la tolérance et de la résolution des conflits;
• Attention à la sensibilité culturelle, et l’engagement à des responsabilités professionnelles ainsi que l’égalité des chances;
• Capacité de travailler occasionnellement en dehors des heures normales de travail, y compris le week-end et les jours fériés.