NOVACT recrute un(e) responsable d’administration,finances et logistique du bureau de la Tunisie Retour vers les opportunités

Position

NOVACT entame un processus de recrutement du responsable d’administration, finances et logistique du Bureau de la Tunisie

Conditions

Cette offre d’emploi est un poste à plein temps dans le bureau de Tunis (Tunisie) pour une période de douze mois avec possibilité de prolongation.

Salaire

Le montant total annuel que l’entreprise dédiera à cette position est 30.000 euros annuels, selon l’échelle salariale et la politique du travail de l’association. Dans le cas des personnes ayant une nationalité européenne, ceci correspond à un salaire brut annuel de 23.040 euros. Dans le cas des personnes ayant une nationalité tunisienne, ceci correspond à un salaire brut de 2.500 euros (toute taxe comprise).

Présentation de l’organisation

NOVACT (www.novact.org) est une association indépendante sans but lucratif dont le siège est à Barcelone et ayant des bureaux à Madrid, Ramallah (Palestine), Tunis (Tunisie) et Amman (Jordanie). Notre objectif est de promouvoir des actions non-violentes pour la transformation sociale visant la défense des droits humains, la sécurité humaine et la justice sociale. Les projets de coopération internationale de l’organisation dans les régions du Maghreb, Mashrek, Europe de l’Est et dans le Caucase sont associées à des stratégies d’impact politique et social en Catalogne, en Espagne et ailleurs en Europe.

Novact accorde une grande importance au travail avec les mouvements sociaux, ainsi qu’à leurs besoins, en essayant de devenir un pont entre les demandes sociales et les institutions.

Novact intègre la perspective de genre dans toutes ses activités, projets et opérations, donc, dans chacune de nos offres d’emploi, la sensibilité et la compréhension de cette vision sont fondamentales pour les candidatures.

Fonctions et tâches

Le responsable d’administration, finances et logistique du bureau de la Tunisie est placé sous la responsabilité de la responsable du bureau de NOVACT en Tunisie, de la coordinatrice régionale du Maghreb et du responsable d’Administration et finances du Maghreb.

Le responsable admin-fin-log sera en charge de :

ADMINITSRATION

• S’assurer du respect des formalités exigées par les instances gouvernementales et de la bonne application de la législation locale concernant la gestion des ressources humaines en Tunisie.
  • Veiller à l’existence, au suivi et à l’archivage de l’ensemble de documents administratifs et comptables du bureau Tunisie en assurant un système de classement efficace et efficient qui facilite la localisation des documents
• Sous la supervision de la responsable du bureau de NOVACT en Tunisie, de gérer les contrats de travail et de la relation avec l’autorité administrative et établir les fiches de paie et les paiements du personnel du bureau Tunisie.
• Suivre et gérer les ordres de mission, cartes d’embarquement, billets d’avion et demandes de visa
  • Réaliser les déclarations d’impôts selon le calendrier fiscale local
• Réaliser de manière régulière le panier de la ménagère
• Suivre des contrats d’assurance, de bail, contrats avec les fournisseurs …
• Relation et représentation auprès des autorités administratives
• Gestion administrative du bâtiment (négociation et gestion des contrats de bail)
• Contribuer à la conclusion des contrats locaux (fournisseurs et tiers) et en superviser la gestion
• Assurer le suivi du respect des dispositions réglementaires et conventionnelles;
• Veiller au suivi de l’application des procédures internes et aussi celles des bailleurs ;
• Préparer les dossiers d’exonération de la TVA pour les Autorités compétentes

FINANCES

• Être responsable de la gestion de la petite caisse du bureau Tunisie
• Préparer la prévision de trésorerie pour les dépenses du bureau de Tunisie
• Effectuer, révise et consolide la comptabilité mensuelle de bureau Tunisie et les dépenses des partenaires à la fin de chaque mois avant de l’envoyer au siège en respectant les procédures internes de NOVACT et des bailleurs de fonds.
• Envoyer hebdomadairement l’état des dépenses et des paiements et les pièces comptables liées à ces dépenses à la responsable du Bureau, la coordinatrice du Maghreb et le Responsable d’Administration et Finances Maghreb et réaliser l’encodage dans le logiciels Matrix
• Réviser les états des paiements et régler les factures dans le respect des procédures de passation des marchés de NOVACT et des bailleurs de fonds.
• Assurer la tenue des comptes de l’opération (autorisation, imputation, paiements des factures, des salaires…) Exécuter les paiements, après avoir vérifié l’existence de pièces justificatives probantes et la disponibilité des crédits ;
• Contrôler la comptabilisation de toutes les dépenses du bureau ;
• Contrôle, valide et transmets mensuellement la comptabilité au siège
• Effectuer le suivi et la planification budgétaire des dépenses
• Participer à l’élaboration des budgets annuels de l’opération en Tunisie
• Assure une bonne organisation et de la qualité de tous les documents comptables, factures, reçus, relevés bancaires, etc.
• S’assurer que les documents comptables sont correctement classés physiquement ainsi que sur le système de traitement digital de l’information Sharepoint
• Assurer la tenue à jour des journaux et documents comptables ;
• Assurer l’édition régulière et périodique (à la bonne date) des situations financières de l’ONG en Tunisie ;
• Établir mensuellement les rapprochements bancaires des comptes de l’ONG en Tunisie;
• Contrôler les déclarations des organismes sociaux (déclarations et paiements de la CNSS)
• Assurer le respect des procédures standard pour la gestion de l’argent liquide, les dépenses, le budget du projet et met en œuvre des mesures de sécurité (gestion des caisses, les transferts, les avances) selon les procédures de sécurité de l’argent liquide du bureau.
• Suivre les soldes bancaires et caisses dans les projets, en cochant les cases de trésorerie une fois par semaine
• Concilier le solde physique et théorique, et en toute sécurité, le dernier jour du mois
  (comptage de caisse)
• Appuyer la responsable du Bureau dans l’évaluation des besoins financiers pour le mois à venir et dans les demandes de transfert d’argent
• Réaliser les suivis budgétaires mensuels et annuels
• Réaliser la réconciliation bancaire
• Réaliser les rapports financiers internes et aux bailleurs
• Responsable de la mise en œuvre de la procédure de sécurité des fonds
• Assurer l’organisation et la préparation des audits en collaboration avec la responsable du Bureau, la coordinatrice du Maghreb et le responsable des finances Maghreb
• Réaliser le suivi financier avec les partenaires et s’en charge de la révision et la récupération des factures et pièces justificatives des projets selon les procédures de NOVACT et de ses bailleurs de fonds

LOGISTIQUE

• Superviser l’équipement, l’entretien et la maintenance des locaux
• Superviser la correcte gestion du parc informatique
• Effectuer l’inventaire annuel des équipements et des immobilisations du bureau Tunisie
• Assurer la maintenance du bâtiment
• Réalisation des achats liés à l’utilisation du budget des projets conformément aux règles de NOVACT et des bailleurs de fonds mais également aux procédures de passation des marchés tunisiennes
• Veiller à l’organisation, au contrôle et à la valorisation des inventaires physiques
• Veiller à ce que les moyens de l’Organisation soient exclusivement utilisés dans le cadre de ses activités propres, dans des conditions de transparence, d’économie et de sécurité ;
• Assurer à l’Organisation un approvisionnement de qualité aux meilleurs prix et dans le délai requis ;
• Participer au comité de sélection des fournisseurs concernant les achats d’une manière générale (appels d’offres, consultations restreintes, gré à gré,…) et veiller à ce que le processus d’achat reste conforme aux procédures internes, en suivre l’évolution jusqu’à la réception et s’assurer du suivi des réclamations s’il y a lieu.
• Veiller à l’optimisation des contrats des prestations des biens et services
• Lancer et étudier les appels d’offres

SECRETARIAT / TRADUCTION

• Faire des travaux de saisie informatique, de classement et d’archivage des documents internes à la mission.
• Participer au processus de traitement des ordres de mission et de mise à disposition des frais et indemnités y relatifs
• Effectuer la traduction de certains documents.
• Collecter des informations.
• Effectuer des prises de rendez-vous et envoyer le courrier

CONTROLE INTERNE

• S’assurer de la bonne utilisation du matériel acquis dans le cadre de l’utilisation du budget
  des projets