Mobdiun recrute un(e) Assistant(e) administratif et financier Retour vers les opportunités

Contexte

Mobdiun – Creative Youth est une organisation non-gouvernementale basée au 1, Place Tahar Haddad, 1053, Les Berges du Lac 1, Tunisie. Elle a pour objectif l’inclusion sociale, économique et politique des jeunes habitant dans les quartiers populaires en particuliers ceux touchés par l’extrémisme violent et la transformation sociale à travers l’art, la culture, le sport et la technologie.

Mobdiun – Creative Youth est composée d’un bureau exécutif organisant et supervisant les activités des employés et des volontaires et d’un comité d’experts qui forment son conseil d’orientation.

Suite à l’étude « Être Adolescent au Kram Ouest, Sept Ans Après la Révolution du 14 janvier 2011 en Tunisie » effectuée auprès des jeunes du Kram Ouest et au projet « Youth Voices of Kram Ouest », Mobdiun vise à travailler en collaboration avec la Maison des Jeunes du Kram pour transformer cet espace en cœur battant de la jeunesse dans le quartier et ce, à travers un ensemble de projets enracinés dans ce lieu. Mobdiun vise également à transformer le Kram Ouest en quartier innovant et créatif, attirant les compétences jeunes et moins jeunes à y réaliser leurs projets. 

Responsabilités et tâches de l’Assistant(e) administratif et financier

Reportant directement à la Responsable des Programmes, le/la assistant(e) administratif et financier a la responsabilité de la gestion des finances, de l’administratif et des ressources humaines, en conformité avec le manuel de procédure de l’association. 

Travaillant en étroite collaboration avec la Responsable des Programmes, le bureau exécutif et le cabinet comptable externe de l’assoication, il/elle a notamment la responsabilité de :

Gestion des finances :

• Préparation des paiements avec tous les documents justificatifs relatifs ;
• Classement et archivage des pièces comptables (en papier et en format numérique) ;
• Coordination avec le cabinet comptable pour la préparation des déclarations fiscales et sociales ainsi que leur dépôt à leur échéance auprès des administrations concernées ;
• Rapprochement bancaire ainsi que celui de la caisse pour chaque projet et compte de l’assiociation ;
• Préparation et édition des rapports financiers réguliers ou ponctuels en interne ainsi que ceux adressés aux bailleurs de fonds ;
• Assure le contrôle budgétaire du projet et s’assure que les dépenses du projet sont effectuées conformément aux lignes budgétaires et aux exigences des bailleurs de fonds en collaboration avec la Responsable Programme;
• Prépare et ajuste les prévisions financières du projet sur le court et long terme en coordination avec la Responsable Programme ;
• Supervise les missions d’audit interne en coordination avec la Responsable Programme ;

Gestion Ressources Humaines :

• Est responsable de la gestion des fiches de paie en relation avec le cabinet comptable externe;

• Est responsable du suivi des congés et des absences des employés et des consultants ;

• Classe et archive les contrats de travail (papier et format numérique) et les dossiers des employés;

Gestion Administrative :

• Assure les inventaires du bureau ;
• Soutient le processus des achats du bureau ;
• Prépare les appels d’offre de l’association sous la supervision de la Directrice Exécutive et de la Responsable Programme ; 
• Prépare les contrats de prestation de services de l’association ;
• Veille à l’application du manuel de procédure de l’association;
• Veille au respect des procédures et des délais ;

Livrables et délais de livraison

1. Mise à jour de l’archivage papier et numérique ;
2. Reporting financier hebdomadaire des projets ;
3. Reporting financier des projets par bailleur, selon le calendrier agréé avec lui ;
4. Rapport de mi-parcours et rapport final financier des projets ;

Contrôle et suivi

Sous la supervision de la Driectrice Exécutive de Mobdiun, le/la assistant(e) administratif et financier travaillera avec la Responsable des Programmes et lui reportera directement.

Durée de la mission

Du 1er spetembre 2019 au 31 juillet 2021.

Lieu d’affectation

Le responsable administratif et financier travaillera avec l’équipe de Mobdiun à l’espace Cogite au 1 Place Tahar Haddad, 1053, Les Berges du Lac 1, Tunisie et à la Maison des Jeunes du Kram Ouest.