Mission d’assistance-OFII Retour vers les opportunités

Mission d’assistance à la maîtrise d’ouvrage pour l’implémentation d’une solution d’archivage numérique au ministère de l’Emploi et de la Formation professionnelle

Objectifs des termes de références et de la mission:

L’objectif de cette consultation est la rédaction de spécifications technico-fonctionnelles pour mettre en place une solution de gestion électronique de documents (GED), pour le compte du ministère de l’Emploi et de la Formation professionnelle (MEFP). 

Les spécifications, une fois validées, feront l’objet d’un autre marché ayant pour objet la mise en place de ladite solution dont les fonctionnalités standards requises seront :

La capture et la numérisation : Documents papier ou importation de documents générés ;

La classification et l’indexation : Tout document pourra être catégorisé et classifié moyennant une indexation, automatique (par reconnaissance de caractères) ou manuelle.

Le stockage et versioning : Les documents doivent être stockés d’une manière sécurisée avec éventuellement la nécessité de gérer plusieurs versions pour chaque document (versioning).

La recherche et la récupération : Recherche par catégorie, par index ou par mots clés en vue d’être consultés, imprimés, annotés, validés (via Workflow), distribués, …

Cette solution permettra au ministère de l’Emploi et de la Formation professionnelle (MEFP), et plus particulièrement aux directions générales des systèmes d’information, de l’archive, ainsi qu’aux différentes directions métiers de la formation professionnelle, de maîtriser l’archivage physique, d’optimiser la charge de traitement des consultations actuelles, et de se doter d’une solution GED permettant de centraliser les divers documents numérisés ou générés par d’autres applications digitalisées.

Tâches à réaliser dans le cadre de la mission

Le prestataire aura pour mission de conseiller l’équipe du projet (ministère et équipe THAMM-OFII) pour la réalisation des missions suivantes :

• Proposer, mettre à jour et valider avec l’équipe projet la méthodologie proposée concernant l’élaboration des termes de références et des spécifications technico-fonctionnelles et l’assistance à la maîtrise d’ouvrage durant toute la mission dont le but est de présenter une vue d’ensemble et de discuter des différentes phases et des délais de réalisation (la note méthodologique initiale fera partie intégrante du dossier de candidature et sera un critère clé de sélection).
• Coordonner les activités et les tâches nécessaires avec les directions générales compétentes du MEFP.
• Elaborer les termes de références et les spécifications technico-fonctionnelles qui décrivent les besoins et les livrables requis.
• Assister l’équipe projet dans les travaux de dépouillement des offres reçues en réponse à la consultation pour l’acquisition de la solution (préparation des critères de sélection, éléments de classification et pondérations, dépouillement des offres reçues, etc.)
• Suivi du projet, accompagnement et assistance de l’équipe projet (MEFP, OFII, Prestataire retenu) lors de la phase d’implémentation de la solution et validation des livrables.
• Assister l’équipe projet dans l’élaboration et la validation d’un plan de transfert des compétences complet et adapté aux besoins du MEFP afin de s’assurer que les compétences nécessaires seront correctement transférées aux équipes internes. 

Livrables attendus

1. Phase I :
   1. Les spécifications technico-fonctionnelles qui détaillent les fonctionnalités attendues de ladite solution en se basant sur les attentes/besoins exprimées par l’équipe projet.
   2. Les termes de références pour l’acquisition et la mise en place de ladite solution.
   3. Les critères de dépouillement et de sélection des offres reçues en réponse à la consultation pour l’acquisition de la solution.
2. Phase II : Projet de rapport de dépouillement des offres reçues
3. Phase III : Les comptes rendus des réunions périodiques de suivi de l’avancement du projet et la validation des différents livrables.
4. Phase IV : Le plan de transfert des compétences.

Profil souhaité de l’expert ou de(s) collaborateur(s) du prestataire en charge de cette mission

Diplômes et formations :

Diplôme de l’enseignement supérieur en informatique, systèmes d’information, informatique de gestion, génie logiciel, ou dans un domaine pertinent pour la mission.

Expérience professionnelle :

Expérience professionnelle d’au moins 10 ans dans la gestion de projets digitaux et la mise en place de systèmes d’information.

Expérience avérée dans au moins deux projets de solutions d’archivage numérique, de GED (gestion électronique des documents), de gestion électronique du courrier, ou de classification et d’indexation de documents (références à fournir).

Expérience spécifique :

Au moins deux références démontrant une expérience dans l’élaboration de cahiers des charges pour l’acquisition et la mise en place de systèmes d’information.

Une référence de collaboration avec le ministère de l’Emploi et de la Formation professionnelle sera considérée comme un plus.

Certifications :

Une certification en gestion agile de projets sera considérée comme un plus.

Calendrier, délai d’exécution, lieu de la mission et modalités de paiement :

Le démarrage de la mission est prévu pour la dernière semaine du mois de septembre 2024, la mise en place de la solution et sa réception finale devront être achevées dans un délai d’un an maximum.

La mission se déroulera dans les gouvernorats de Tunis et de Ben Arous (Centre national de formation de formateurs et d’ingénierie de formation – CENAFFIF).

Modalités de paiement : 

Les modalités de paiement seront définies selon le calendrier suivant :

• 25% à la validation des livrables de la phase I.
• 10% à la validation du livrable de la phase II.
• 60%, répartis mensuellement durant la phase III, à la validation des comptes rendus des réunions périodiques de suivi de l’avancement du projet et à la recette des différents livrables.
• 5% à la validation du livrable de la phase IV.

Ces modalités de paiement peuvent être affinées, si besoin est, en commun accord avec le prestataire lors de la contractualisation.