Mise à disposition de photocopieurs& Services d’entretien et de maintenances des photocopieurs à disposition de la société -Expertise France Retour vers les opportunités

• Informations générales

• Contexte et justification du besoin

Dans le cadre de renforcement de son parc de matériels informatique notamment les photocopieurs, Expertise France, une agence d’expertise technique internationale sis à ZI El Kram, lance un appel d’offre pour la mise à disposition de photocopieurs en location ainsi qu’un service de suivi régulier d’entretien et de maintenance pour les engins appartenant à la structure.

Ce Cahier des charges présente les attentes d’Expertise France concernant cette prestation qui pourra être attribuée par lots. Les réponses des candidats pourront porter sur un ou plusieurs lots.

• Objectifs et résultats poursuivis

Objectif général 

Le titulaire s’engage dans le cadre de cet appel d’offre à : 

1. Mettre à disposition des photocopieurs professionnelles pour location avec les spécifications et fonctionnalités décrites ci-après et à garantir leur bonne marche.
2. Assurer le service d’entretien et de maintenance des photocopieurs à disposition de la société :

• Description de la mission

Mission :

La mission se compose de deux lots :

• Premier Lot :

La Mise à disposition des photocopieurs professionnelles pour location avec les spécifications et fonctionnalités ci-décrites :

• Fonctionnalités :   Copieur numérique, imprimante en réseau, scanner couleur en réseau
• Format de papier :         A 3/ A4
• Connectivité : Ethernet 10/100/1000 – Wifi
• Vitesse d’impression : min 30 papiers/min
• Impression Recto verso automatique
• Scanner couleur en réseau en standard : Résolution 50 à 9600 dpi

      Destination :   Vers USB, Vers PC, vers e-mail

      Formats :      TIFF, PDF, JPEG

• Vitesse de numérisation : 80 images/minutes
• Lecteur de badge
• Lecteur de carte              
• Chargeur papier A4-A3 : 150 feuilles
• Deuxième Lot :

       Assurer le service d’entretien et de maintenance des photocopieurs à disposition de la société conformément à ce qui suit :

1. Diagnostic complet d’état actuel des photocopieurs.
2. Etablir le plan d’interventions préventives 
3. Assurer les interventions préventives sur place :

Il s’agit donc de prévention, assurée pour entretenir la machine, vérifier régulièrement que l’appareil fonctionne convenablement et agir de manière préventive en cas de potentiel risque de problème, et ce indépendamment de toute panne, l’intervention curative comprend :

• Les réglages de la machine : Dans le cadre de la maintenance préventive, le technicien vérifie que ces réglages sont toujours conformes et il les modifie si tel n’est pas le cas ou si les besoins de la structure ont évolué. Ces réglages sont divers et concernent aussi bien les consommables, que la qualité d’impression ou encore la résolution, le bac à papier, la connexion,
• Les techniciens en maintenance peuvent former les utilisateurs de l’appareil afin de leur apprendre à la faire fonctionner de manière optimale ainsi que les bons gestes à adopter en cas de panne.
• La révision de l’appareil et la vérification du matériel : ces opérations consistent à vérifier que chaque pièce fonctionne convenablement et demeure conforme à l’installation et aux attentes de l’entreprise. Elles comprennent un nettoyage de certaines parties potentiellement encrassées de la machine.

• La réduction de la qualité de l’impression : Le technicien veillera à régler celle-ci pour l’améliorer, dans la mesure du possible.
• Le défaut de connexion : le technicien vérifie que la machine est bien connectée au réseau et que le lien se fait convenablement avec les différents postes de travail. Il s’agit dans ce cas des copieurs numériques.
• Toute autres interventions qui s’avère nécessaire afin de maintenir le bon fonctionnement de l’appareil 

1. Assurer les interventions curatives sur place :

L’intervention consiste en une intervention en cas de panne. L’entreprise contacte le prestataire en maintenance pour lui faire part du problème. Un premier diagnostic peut être effectué par téléphone, devis détaillé est ainsi soumis à l’entreprise par l’opérateur en maintenance. Lorsque la structure donne son accord, si validé Le technicien se rend ensuite sur place dans un délai plus ou moins rapide (24 heures) et se charge d’effectuer les réparations nécessaires, le remplacement des pièces usées et une révision de la machine, ces interventions comprennent :

•  Le changement du kit de maintenance : il s’agit des pièces de rechange du copieur qui doivent être remplacées de manière régulière pour éviter l’usure prématurée de l’appareil.
• Le changement de la tête laser : il s’agit de la tête d’impression. Lorsque celle-ci est défectueuse, l’impression sera de mauvaise qualité.
• La mauvaise qualité d’impression : ce type défaut courant peut-être lié à tout un tas de facteurs que le technicien a pour charge d’identifier et de réparer.
• Le défaut d’impression : il est possible que la machine imprime mal les documents à reproduire. Plusieurs problématiques peuvent être en cause, notamment un défaut de lecture du support ou de sa reproduction.
• Le pilote d’impression : il s’agit du logiciel intégré à la machine et qui dirige les différentes copies et impressions. Lorsqu’il est défectueux ou qu’il nécessite une mise à jour, le technicien s’en charge.
• Le problème d’alimentation et de connexion : lorsque l’alimentation et la connexion de l’engin sont défectueuses, le technicien effectue méticuleusement les différents remplacements de câbles nécessaires et/ou vérifie les connexions Wifi du réseau.
• Fourniture des pièces de rechanges au besoin  
• Interpréter les messages d’erreurs et réaliser toute opération qui s’avère nécessaire pour remédier à la problématique et s’assurer qu’elle ne se reproduise pas.
• Si le temps de réparation est long et risque d’impacter l’activité de la société, le prestataire peut prêter un autre copieur d’un modèle équivalent. 
• Lieu, Durée et Modalités d’exécution
• Période de mise en œuvre : Mars 2022 / Février 2023
• Date de démarrage : 20 Mars 2022
• Date de fin : 20 Février 2023
• Durée effective par mission : 1 an

Informations pratiques

RNE

Offre technique

Offre financière

Références, 

CV équipe dédiée