Mercy Corps recrute un(e) Responsable Administratif et Financier Retour vers les opportunités

Titre du poste : Responsable Administratif et Financier

Lieu : Tunis, Tunisie

Statut : CDD à plein temps

CONTEXTE :

Mercy Corps est une organisation internationale non gouvernementale et à but non lucratif dont l’objectif est d’aider les populations du monde à bâtir et développer des communautés sûres, productives et justes. MERCY CORPS était opérationnel en Libye de 2011 jusqu’en 2014. Aujourd’hui MC recommence ses opérations en Libye en mettant l’accent sur la protection de la population déplacée et touchées par le conflit et en soutenant les efforts libyens pour protéger les communautés vulnérables et construire pacifiquement une base solide pour une gouvernance participative, inclusive et responsable tout en générant de nouvelles opportunités économiques.

RÉSUMÉ DU POSTE ET RESPONSABILITÉS :

Travaillant sous la supervision directe du Directeur pays / Responsable des Programmes en Libye, le Responsable Administratif et Financier est responsable de toutes les fonctions financières et administratives de Mercy Corps depuis la Tunisie pour les programmes de MC en Libye. Il s’assure du respect des lois du pays, des politiques et procédures internes de Mercy Corps ainsi que des procédures des bailleurs. Il est le garant de l’information financière et comptable interne et externe. Il s’assure que le département administratif et financier fonctionne de manière cohérente, qu’il existe une séparation suffisante des tâches, et il apporte son appui aux programmes d’une manière précise et en temps opportun.

FONCTIONS PRINCIPALES DU POSTE :

Stratégie et Vision

• Reconnaître les possibilités innovatrices
• Soutenir le processus de planification annuel de MC Libye.

Leadership

• Démontrer toujours la capacité d’agir positivement
• Maintenir des normes éthiques élevées et de traiter les gens avec respect et dignité.

Finance 

• Assurer le suivi budgétaire et prévisionnel, développement des budgets annuels (par centre de coûts / projets, bailleurs…), en étroite collaboration avec les responsables des projets et le Directeur Pays.
• Assurer aussi le reporting mensuel.
• Assurer la tenue des journaux caisse et banques, grand livre, rapprochement des comptes, dépenses par centres de coût / projet et reporting mensuel.
• Assurer le suivi de la trésorerie et de la caisse afin de maintenir la bonne exécution des programmes de Mercy Corps en Libye.
• Planifier, adapter et mettre en œuvre des systèmes pour les opérations financières et les procédures d’achat qui soient en conformité avec les procédures internes de Mercy Corps et celles des bailleurs.
• Assurer le suivi des obligations fiscales et sociales en étant le garant du respect des obligations vis à vis des autorités et des employés (déclarations TVA, CNSS…).
• Analyser la capacité des partenaires de Mercy Corps existants et potentiels en mettant l’accent sur l’examen financier et opérationnel.

Ressources Humaines (RH) et Administration :

• Diriger les activités du bureau des ressources humaines de Mercy Corps, assister les opérations du programme, et gérer le plan des ressources humaines de MC en Tunisie et en Libye.
• Servir en tant que point de contact pour toutes les questions liées aux Ressources Humaines de Mercy Corps Tunisie / Libye.
• Assurer que les contrats de travail sont à jour et que les employés reçoivent une notification adéquate de leur cessation de service
• Travailler avec les superviseurs de MC Libye pour assurer que les évaluations de tous les membres sont faites à temps.
• Coordonner et surveiller la rémunération des employés et les avantages pour assurer la cohérence et l’équité dans l’équipe. Mener des enquêtes périodiques sur les avantages et la rémunération.
• Gérer le processus disciplinaire, et autres procédures liées à la cessation des contrats pour assurer que c’est en conformité avec les politiques internes de Mercy Corps et le code du travail
• Travailler avec les superviseurs concernés pour veiller à ce que les descriptions de poste du personnel reflètent leur travail et sont mis à jour.
• Veiller à ce que toutes les documents liés aux ressources humaines, les dossiers du personnel et autre document sont maintenus et mis à jour.
• Développer et maintenir une base des données pour les Ressources Humaines et l’administration, afin d’assurer le suivi des évaluations et des fins de contrats.
• Assurer la gestion de la paie.
• Développer un plan stratégique RH pour Mercy Corps.
• Veiller à ce que les nouveaux employés reçoivent un paquet de bienvenue et autres informations à Mercy Corps.
• Suivi de l’entretien de la propriété, les demandes de réparation et la gestion des biens en général et assurer l’apparence présentable du bureau de Mercy Corps
• Assurez-vous que les listes de contacts du personnel, Constant Companion, et d’autres informations sont mises à jour périodiquement, maintenus et distribués
• Veiller à ce que tous les documents officiels tels que les visas et autres documents du personnel international sont renouvelés en temps opportun

Coordination and Représentation

• Assurer que la politique de Mercy Corps de zéro tolérance quand a la corruption est maintenu.
• Représenter Mercy Corps dans les forums et réunions liés à l’administration et les Ressources Humaines;
• Se comporter toujours correctement et professionnellement, afin de préserver l’image de Mercy Corps et de ne pas mettre en péril sa mission humanitaire dans la Libye;
• Toutes les autres tâches assignées

SUPERVISION : Le personnel du service financier, administratif et RH.

REPORTE : Directeur MC / Responsable des Programmes en Libye

TRAVAILLE DIRECTEMENT Avec les équipes des programmes dans le pays, le responsable régional des finances au siège de Mercy Corps à Portland.

CONDITIONS LOCALES :

Les membres de l’équipe Mercy Corps représentent l’Organisation aussi bien pendant qu’en dehors des heures de travail lorsqu’ils sont chargés de communiquer des messages lors des visites terrain ou affectations temporaires sur le terrain. Les membres de l’équipe sont tenus de se conduire de manière professionnelle et respectueuse des lois locales et coutumes du pays ainsi que des procédures et valeurs de Mercy Corps en tout temps et tout lieu dans le pays.