Mercy Corps recrute Un(e) Assistant(e) de l’Administration et de la logistique عودة إلى الفرص

Titre du Poste: Assistant(e ) de l’administration et de la logistique

Lieu de l’Emploi: Tunis, Tunisie

Catégorie du Poste: Plein Temps

Résumé Générale du Poste :

L’assistant(e) administratif (ve) et de la logitiques est chargé(e) de gérer le bon fonctionnement quotidien du bureau de Tunis et d’assister le personnel de Mercy Corps et les visiteurs dans l’accomplissement de leur travail à Tunis, tout en maintenant un standard professionnel élevé et conforme à la mission de Mercy Corps.

Fonctions Essentielles du Poste :

Administration :

• Aider le personnel avec les tâches routinières administratives en conformité avec les régulations de Mercy Corps.
• Assister l’équipe dans les taches bureautiques tel que : scans, photocopies, reliure des documents…
• Préparer tous les documents administratifs nécessaires pour les employés ou l’organisation.
• Maintenir un système de classement des documents administratifs en respect des procédures MC.
• S’occuper de l’achat et des paiements des billets d’avion et de la réservation d’hôtels.
• Assurer la gestion du stock de fourniture de bureau
• Préparer les comptes rendus des réunions
• Gestion des bons de commande (suivi, collecte et apurement)
• Préparation des réunions au bureau.
• Accueillir tous les visiteurs et recevoir les livraisons, courriers, etc.
• Envoyer et recevoir les fax, mails électroniques et autres communications.
• Maintenir les panneaux d’affichage administratifs – les tenir à jour, propre et soigné en apparence.
• Gestion et suivi des clés
• Gestion de la flotte mobile

Logistiques :

• Assurer la coordination avec l’équipe logistique pour s’assurer que les accords-cadres et les contrats requis sont bien mis en place.
• Responsable de consigner tous les nouveaux actifs de Mercy Corps dans le registre des actifs et de veiller à ce que le code et les balises appropriés soient placés sur chaque élément.
• Mettre régulièrement à jour le registre des actifs avec les modifications et les nouvelles acquisitions;
• Responsable de la coordination avec le personnel logistique sur le terrain, le service des achats et des finances pour identifier tous les détails des actifs, tels que le prix d’achat, les références du grand livre, les numéros PR, PO, GRN, etc. Le registre des actifs doit être précis et complet;
• Planifie et effectue un comptage physique des actifs de tous les projets sur tous les sites;
• Aviser le superviseur de tout équipement cassé, endommagé ou détruit;
• Aide à fournir des rapports de fin de projet sur les listes d’inventaire et d’équipement, les emplacements et l’état;
• Soutenir la gestion de la flotte pour s’assurer que tous les véhicules sont en bon état, et que tous les véhicules ont la documentation appropriée à bord
• Responsable des demandes de réservation des véhicules et déplacement à l’intérieur du pays ainsi que la coordination avec les bureaux terrains quand il le faut.
• Suivre les journaux de bord des véhicules et s’assurer que tous les journaux de bord sont entièrement soumis à l’Operations Manager.
• Assurer le bon fonctionnement et la maintenance du matériel informatique.
• Autres tâches assignées selon besoin.

Facteurs de Succès:

Une attitude positive orientée vers le service. Un engagement pour la mission humanitaire de Mercy Corps et la volonté et capacité de travailler exceptionnellement en dehors des horaires de bureau, si nécessaires, sont requis. La capacité de travailler de façon autonome et à recevoir et suivre les instructions. La capacité d’interagir efficacement avec les membres du personnel international et national est nécessaire. Une capacité démontrée de travailler de manière autonome, rapidement et avec précision, tout en respectant les délais et à traiter l’information rapidement pour soutenir les activités du programme sont nécessaires. Se conduire professionnellement et personnellement de manière à apporter honneur et crédibilité à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire.