Middle East Investment Initiative lance un appel à consultation “un cabinet externe de maîtrise d’ouvrage” Retour vers les opportunités

Dans le cadre de son programme de Technical Assistance que MEII compte lancer pour soutenir les PME tunisiennes, ce document a pour objet de définir les termes de références d’une consultation pour offre de prix pour le choix d’un cabinet externe de maîtrise d’ouvrage ci‐dessous dénommé Project Manager Office (PMO) dans le restant de ce document qui aura pour mission la coordination entre les différents intervenants internes et externes du programme pour veiller à son bon déroulement.

Le programme de Technical Assistance sera constitué de trois principaux projets :

• Amélioration de la qualité de communication comptable et financière des PMEs
• Formation aux PMEs intervenantes
• TAMWEELI plateforme

Quoique l’objectif ultime du programme comme détaillé, dans la section 1 de ce document est d’améliorer l’accès au financement des PMEs, chaque composante de ce programme aura une organisation interne et une mission bien précise. Le PMO aura pour principale objectif de coordonner entre les différents intervenants pour assurer la réussite du programme.

Les termes ci‐dessous employés dans le reste de ce document auront la définition qui va suivre :

PME(s) : La petite et moyenne entreprise participante au programme

PMO : Le Project Manager Officer

Le site : plateforme TAMWEELI

Ce document aura pour objet de définir les Termes de références du PMO. Il s’articulera autour de six sections :

• Présentation du programme de Technical Assistance
• Mission et Rôles du PMO
• Champs d’intervention et droit d’accès à l’information
• Secret professionnel et obligation de confidentialité
• Reporting et point de contact avec les différentes structures
• Dossier de Soumission

Présentation du programme de Technical Assistance :

Middle East Investment Initiative est une organisation à but non lucratif qui oeuvre pour délivrer une assistance technique et financière aux économies des pays en voie de développement du moyen orient et de l’Afrique du nord pour soutenir les économies de ces pays et préserver la création de postes
d’emploi viables.

L’accès au financement bancaire pour les PME représente le premier obstacle pour leur développement. Les banques préfèrent prendre le risque avec les grands groupes qui sont généralement mieux organisés et présentent des informations financières plus fiables. Ainsi, les entrepreneurs se trouvent contraints de s’orienter vers les membres de leurs familles ou leurs amis pour lever les fonds nécessaires au financement de leurs activités ce qui constitue un vrai handicap au développement de ces sociétés.

Les banques dans ces régions signalent régulièrement que la qualité médiocre des demandes de prêts (qui comprennent généralement des états financiers, des business plans, etc.) constitue un sérieux obstacle à une étude fiable des dossiers de crédits de ces entreprises. Cette faiblesse augmente l’aversion pour le risque pour les banques sur le secteur des PME, qui se traduit par des exigences de garantie prohibitives et par la limitation effective de l’accès des PME à un financement adéquat. Selon une étude réalisée par la Banque mondiale et l’Union des banques arabes, le manque de transparence des PME est considéré comme le principal obstacle au financement des PME dans la région MENA.

Le programme de Technical Assistance tourne autour de trois principaux projets :

Amélioration de la communication comptable et financière :

En équipant les PMEs du programme d’un Logiciel de Tenue de Comptabilité (LTC), le programme vise à sensibiliser les PMEs sur la nécessité mais aussi l’utilité de fournir une information comptable et financière de qualité.

Formation aux cadres dirigeants et futurs promoteurs :

Après avoir touché l’aspect technique lors du premier projet, l’accès ici est mis sur le développement des connaissances comptables et financières des hommes. Quatre volets de formations sont approchés :

• Formation comptable
• Formation Juridique
• Formation financière
• Formation en assistance à la création d’un Business Plan

TAMWEELI plateforme

La plateforme TAMWEELI est un outil de mise en contact entre les demandeurs et les pourvoyeurs de fonds. C’est un outil électronique développé dans le but de faciliter l’accès au financement des PMEs mais aussi servant de canal de communication entre les PMEs et les intermédiaires financiers avec
MEII comme intervenant pour assurer la fluidité de la procédure de soumission et de prise en charge des dossiers.

Mission et Rôles du PMO :

Le PMO est le coordinateur du programme. Il est le vis‐à‐vis des structures internes mais aussi externes du programme. Sa mission est définie comme étant « le déploiement de tous les moyens matériels et humains nécessaires pour permettre la réussite du programme à atteindre ses objectifs définis dans la
section 1 de ce document ».

Ses rôles sont définis pour permettre l’exécution de sa mission ci‐dessus. On peut énumérer les rôles principaux ci‐dessous :

• Veiller à la bonne transmission de l’information entre les différentes structures intervenantes du programme.
• Procéder à l’élaboration des cahiers de charges et veiller au respect du contenu
• Définir les rendus en termes de contenu et de qualité et control avant transmission au donneur d’ordre.
• Définir les deadlines des rendus et s’assurer que tous les moyens ont été déployés pour les respecter.
• Détection des anomalies et/ou des dysfonctionnements pouvant altérer la qualité du rendu et/ou impacter les deadlines et employer les moyens nécessaires pour y pallier.
• Prévoir et mener les réunions de pilotage en présence des différents intervenants.
• Préparer et fournir les tableaux de bord et les indicateurs de performances sur les différents projets pour les directeurs de projet et le comité de pilotage
• Diriger l’unité de coordination et de reporting au sein du programme.
• Former et superviser le personnel stagiaire et Junior sur les tâches de PMO

Champs d’intervention et droit d’accès à l’information

Le PMO est un partenaire du programme de TA. Il accompagne MEII dans la phase de lancement du programme. Le PMO identifie les besoins matériels et humains nécessaires au projet, fixe les deadlines de réalisation, répartit les rôles et attribut les tâches. Parmi ses prérogatives, la définition des relations
hiérarchiques entre les intervenants du projet et la fixation des moyens de communication et de contrôle dont dispose chaque structure.

Le PMO aura accès à toute la documentation interne de MEII relative au projet. Il mène sa mission suivant le plan d’action qu’il a défini au préalable en étroite collaboration avec le chef de projet MEII qui pourra apporter des modifications à la proposition du PMO sans pour autant l’affecter d’une
manière significative.

Le plan d’action contient les meetings, les interviews individuels, les brainstormings et autres techniques de collecte d’informations que le PMO juge nécessaires pour accéder à l’information dont il aura besoin.

Dans tous les cas, la phase d’étude ne devra pas dépasser 15 jours pour les trois projets. Elle s’achève par un rapport final exposé lors d’un meeting en présence des membres du projet MEII. Le rapport comprendra un résumé des réunions menées et une analyse fonctionnelle détaillée par projet qui aura
pour objectif de :

• Découper chaque projet en des sous projets
• Fixer les deadlines et les timings de réalisation par étape
• Affecter les ressources humaines et logistiques aux projets en concertation avec les chefs de projet et le programmes manager
• Définir les indicateurs de performance à utiliser pour l’évaluation de chaque étape en fonction des objectifs préétablis

Secret professionnel et obligation de confidentialité

Tout au long de sa mission le PMO aura accès à des informations confidentielles nécessaires pour bien mener sa mission. Il devra néanmoins conserver pendant l’exécution de son mandat une discrétion et une confidentialité absolue, notamment sur tous les faits, documents, plans, fichiers, tarifs internes à
l’entreprise, vis‐à‐vis de toute personne étrangère à l’entreprise.

Il en est de même quant aux méthodes, procédés techniques propres au programme et ceux dont le PMO aura pu avoir connaissance dans l’exercice de sa mission.

En outre, le PMO devra, après la rupture du contrat de travail, respecter la discrétion la plus totale sur l’ensemble des informations et des procédés recueillis pendant toute la durée de sa mission au sein de l’entreprise.

Reporting et point de contact avec les différentes structures :

Le PMO effectuera des reportings planifiés au chef de projet et au comité de pilotage. Le reporting comprendra un tableau de bord de suivi et une analyse détaillée des faits saillants pour chaque projet. Le reporting est de fréquence hebdomadaire sous forme de synthèse des actions menées courant la semaine il résume les faits saillants de la semaine, propose le planning de la semaine suivante et détecte les éventuelles insuffisances en proposant les corrections nécessaires. Il actualise le tableau de bord de suivi à travers une mise à jour des indicateurs de performance.

Dossier de Soumission :

Le dossier de soumission devra comprendre une présentation du PMO comprenant ses références en matière de maitrise d’ouvrage et le cv de l’équipe qui pilotera le projet.

L’offre de prix comprendra également une ventilation par projet des indicateurs de performance à utiliser pour mesurer le degré d’avancement de chaque projet conformément au tableau ci‐dessous :

L’offre sera déclinée en nombre de jour/hommes par sous projet sur la base d’une période d’accompagnement de 90 jours ouvrables à partir du mois d’octobre.

Le dossier de soumission devra aussi comprendre l’identification d’une personne au sein de l’effectif du cabinet qui sera le point de contact de MEII avec le cabinet et son interlocuteur unique. Cette personne sera désignée « chef de mission MEII ».0