L’ Association Tunisienne des Femmes Démocrates (ATFD) recrute un/e responsable administratif/tive, financier-e et Ressources Humaines Retour vers les opportunités

PREAMBULE

L’ATFD est une organisation non gouvernementale à but non lucratif, créée en 1989. Depuis sa création, l’ATFD milite pour une Tunisie moderne et démocratique, qui respecte l’égalité entre hommes et femmes, la dignité humaine, la liberté, la laïcité et la justice sociale; Une Tunisie où seraient abolies toutes les formes de discriminations et de violences subies par les femmes. L’ATFD lutte pour la promotion et la défense des droits des femmes dans les lois et les pratiques et contre toutes les formes de violences et de discriminations à leur égard ; la diffusion de la culture de l’égalité entre les sexes à tous les niveaux social, économique, politique, civil et familial, culturel et juridique ; la promotion du traitement médiatique des droits des femmes, leur  image et présence dans les médias et le renforcement des capacités des femmes et jeunes en matière des droits humains des femmes.

Mission principale :

En étroite coordination avec le comité directeur de l’ATFD et son équipe, le/la responsable administratif/tive, financier-e et ressources humaines veille au respect du cadre légal et l’application des règles spécifiques des différents projets et à la gestion administrative, financière et des ressources humaines.

Sous la supervision directe du directeur des opérations et en étroite coordination avec la directrice exécutive et les membres du comité directeur, le responsable administratif/tive, financier-e et ressources humaines veille à la bonne utilisation des ressources financières et humaines et supervise la gestion comptable et financière de l’association, de ses projets et programmes,  dans le respect des procédures administratives, financières et comptables de l’association.

Principales fonctions et responsabilités

Elle/Il  assurera, dans le respect des procédures en vigueur, la qualité des services financiers et administratifs fournis les taches suivantes : Assurer un bon suivi de gestion financière et administrative de l’ATFD ; Superviser et veiller à la bonne gestion comptable et analytique de l’association ; Assurer le suivi budgétaire permettant

une visibilité précise et à jour des données pour une meilleure prise de décision ; Veiller à une bonne gestion des ressources humaines.

Gestion budgétaire

• Participer aux réunions de préparation des budgets prévisionnels et de la mise en œuvre du plan d’action et l’élaboration de nouveaux projets et programmes de l’ATFD ;
• Préparer avec l’équipe les budgets prévisionnels des projets en fonction des besoins de l’ATFD et les ressources disponibles et/ou à mobiliser tout en respectant les modèles des bailleurs de fonds ;
• Préparer des tableaux de bord financiers et assurer une gestion optimale des différentes ressources disponibles ;
• Analyser les écarts entre les prévisionnels budgétaires et les dépenses engagées.
• Mettre en œuvre les mécanismes de contrôle pour la mise en œuvre des projets à travers la préparation, le suivi et les révisions des budgets.
• Contribuer au développement de partenariat et au collecte de fonds.

Gestion financière

• Préparer les dépenses prévisionnelles mensuelles selon les budgets et fonds propres de l’association et les valider avec le comité directeur, le directeur des opérations et la directrice exécutive de l’association
• Assurer le suivi de la gestion financière de l’ensemble des projets de l’ATFD
• Superviser et suivre l’engagement des dépenses en coordination avec l’équipe chargée de mise en œuvre des projets ;
• Veiller à la bonne affectation des fonds en fonction des lignes budgétaires des différents budgets de projets ;

• Superviser avec le directeur des opérations et la directrice exécutive les paiements des fournisseurs et prestataires de services selon les exigences et les budgets des projets ;
• S’assurer du respect de la réglementation en vigueur et des procédures administratives et financières de l’ATFD
• Veiller au respect des directives des bailleurs pour chaque contrat de financement ;
• Elaborer les rapports financiers (rapports intermédiaires et rapports finaux) en respectant les échéances des bailleurs de fonds ;
• Analyser les écarts entre les prévisionnels budgétaires et les dépenses engagées ;
• Préparer tous les éléments utiles aux rapports financiers lors de l’audit des bailleurs de fond ;

Gestion comptable

• Assurer le suivi de l’exécution des différentes opérations comptables courantes des projets à Tunis et dans les régions ;
• Assurer le suivi de l’engagement des dépenses selon les budgets des projets de l’association ;
• Contrôler et valider le paiement/règlement des factures et des honoraires –fournisseurs et prestataires de services- en respectant les procédures administratives et financières de l’association ;
• Veiller à la validité et la conformité des pièces comptables (devis, bon de commandes, factures, bons de livraison, reçus, contrats, RAS etc.) en respectant les procédures financières/comptables et la réglementation en vigueur ;
• Assurer le suivi de la gestion des caisses selon les procédures de l’association ;
• Effectuer le rapprochement bancaire de façon régulière ;
• Contrôler le classement et l’archivage des pièces comptables de l’association conformément aux lois comptables et procédures administratives, financières et comptables de l’association ;
• Veiller au bon classement numérique et physique des données de façon ordonnée, lisible et accessible ;

• Préparer les pièces comptables (factures, devis, reçus, contrats) à remettre à l’expert-comptable ;
• Assurer le suivi de la tenue à jour de la comptabilité de l’association conformément à la loi des finances des associations tunisiennes, au manuel de procédures de l’ATFD et aux réglementations en vigueur en coordination avec l’expert-comptable ;
• Assurer le suivi des travaux de commissariat aux comptes en coordination avec le commissaire aux comptes.

Gestion des ressources humaines :

• Définition et pilotage de la stratégie et de la politique RH
• Définition de la politique et des projets RH dans les domaines concernés (formation, recrutement, mobilité, aménagement du temps de travail.)
• Piloter les projets RH dans le cadre de la stratégie définie par la direction (évaluation continue et suivie de l’évolution des équipes)
• Effectuer une veille économique, juridique et sociale et suivre l’évolution des stratégies RH de l’ATFD
• Répondre aux demandes des opérationnels sur les différents domaines RH (droit du travail, formation, recrutement, gestion des carrières, rémunération.)
• Conseiller et assister le bureau directeur de l’ATFD et l’opérationnel en matière de gestion des ressources humaines
• Gestion administrative du personnel
• Préparation de tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel (TDRs, cotisations sociales, rédaction des contrats de travail.)
• Tenir à jour les dossiers individuels administratifs pour chaque salarié-e
• Elaborer l’ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel (absentéisme, rémunération, congés…)
• Superviser l’organisation de la paie / Etablir les fiches de paie et les versements de salaires/ honoraires et vacations ;
• Préparation des bulletins de paie à fournir aux personnels / staff de l’association ;
• Supervision de la préparation de la déclaration fiscale mensuelle (y compris la préparation de la retenue à la source) et la déclaration sociale et procéder au règlement auprès des administrations concernées.

Gestion de l’inventaire

• Superviser l’utilisation des équipements, matériels et mobiliers de l’association.
• Assurer l’inventaire physique de l’association à la fin de chaque année.
• Fournir tout autre support technique et assistance administrative en fonction des besoins de l’ATFD.

• Développement et mise à jour d’outils de suivi de son travail en cas de nécessité en collaboration avec le directeur des opérations, la directrice exécutive et le comité directeur ;
• Assurer toutes autres tâches en fonction des besoins de l’association ;
• Maintenir une bonne collaboration et un bon climat de travail avec les différents membres de l’équipe ;

Autres :

• Participer à la recherche des fonds sous la supervision de la directrice exécutive, directeur des opérations et le comité directeur de l’ATFD ;

la/le responsable administratif/tive, financier-e et ressources humaines est tenu-e par le respect du secret professionnel. Elle/Il est tenu-e à ne pas divulguer les informations relatives à l’ATFD auxquelles aura accès dans le cadre du travail.

Conditions:

• Statut : National
• Lieu d’affectation : Tunis avec des déplacements dans les régions en fonction des besoins de l’ATFD
• Type de contrat : Contrat local plein temps, de droit tunisien
• Durée du contrat : Contrat à durée déterminée (CDD) de 12 mois, avec une période d’essai de 3 mois à partir de la prise de fonction
• Salaire compétitif selon les diplômes et l’expérience du candidat-e et en tenant compte de la grille des salaires ATFD
• Date de prise de fonction : 01 décembre 2018