L’Institut National Démocratique pour les Affaires Internationales (NDI-Tunisie) recrute un/une directeur(rice) administratif(ve) et financier(e) (DAF) Retour vers les opportunités

L’Institut national démocratique pour les affaires internationales (NDI ou l’Institut) est une organisation non gouvernementale, à but non lucratif et non partisane, qui œuvre pour le renforcement et le développement de la démocratie de par le monde.  Faisant appel à un réseau mondial d’experts, le NDI octroi un appui technique aux partis politiques, élus et organisations de la société civile qui travaillent à l’établissement des valeurs et institutions démocratiques dans leur pays. Pour plus d’informations sur l’organisation, visiter notre site : www.ndi.org.

CONTEXTE : 

L’Institut National Démocratique pour les Affaires Internationales (NDI-Tunisie) recrute un/une directeur(rice) administratif(ve) et financier(e) (DAF) qui dirigera et supervisera les aspects financiers, administratifs et logistiques du bureau de NDI à Tunis.

Le DAF travaillera en étroite collaboration avec l’équipe des finances, logistique et de l’administration (en totalité 6 personnes), et reportera au Directeur résident. En étroite collaboration avec l’équipe locale, ainsi qu’avec les homologues des départements financiers, administratifs et opérationnels de notre siège à Washington, le directeur administratif et financier veillera le fonctionnement des opérations financières, logistiques et administratives, y compris la gestion des ressources humaines.

La finance est une partie substantielle du travail de notre nouveau/elle collègue, qui exige de l’expérience avec la préparation des budgets, la gestion des comptes des bureaux, la vérification des dépenses par rapport au budget et le rapprochement mensuel des dépenses, l’entretien des relations avec la banque et les autres institutions, conformément avec la loi tunisienne aussi bien que les règlements de NDI.

PRÉREQUIS DE BASE :

Les candidats intéressés doivent être de nationalité Tunisienne, être fonctionnels en anglais et en français/arabe (parlé, écrit, compréhension), et doivent impérativement avoir une expérience dans la gestion administrative, financière, logistiques et des ressources humaines, y compris une bonne compréhension du droit du travail tunisien et des aspects connexes humaines.  Trois références professionnelles seront demandées.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS : 

En relation avec la finance :

• Assurer la supervision des opérations financières du bureau;
• Développer et maintenir des systèmes de gestion financière, en assurant une distribution adéquate des tâches;
• Préparer et / ou superviser la préparation mensuelle des salaires, et veiller à ce que toutes les taxes et les paiements relatifs soient faits conformément aux règles et la réglementation nationale.
• Répondre aux questions financières adressées de la part des équipes comptables et/ou programmes, et aider à la résolution de problèmes comptables complexes;
• Superviser les dépenses des programmes, les dépenses mensuelles sur le terrain, y compris le budget par rapport aux dépenses réelles, et rendre compte des résultats financiers et des projections de coûts au directeur résident à Tunis et à Washington, DC;
• Améliorer, en fonction du besoin, les systèmes comptables et financiers en consultation avec les équipes de gestion à Tunis et Washington, DC;
• Gérer tous les aspects de la comptabilité des bureaux extérieurs à Tunis, y compris la supervision directe du personnel de la comptabilité nationale et des subventions, dans les cas où le bureau gère des sous-subventions.
• Aider à la mise en œuvre des procédures comptables et à la formation du personnel comptable des bureaux extérieurs de NDI et des comptables des bénéficiaires de subventions, aux politiques et procédures de NDI, aux exigences de conformité des donations et aux contrôles internes;
• Surveiller le respect des contrôles internes et des procédures comptables;
• S’assurer que tous les rapports financiers et comptables sont préparés et soumis en temps opportun;
• Assurer la conformité avec la réglementation en vigueur, et avec les exigences comptables, administratives et de reporting des donateurs;
• Soutenir le décaissement des subventions aux partenaires locaux des OSC si nécessaire;
• Superviser la plateforme Quicken et la préparation des rapports financiers mensuels dus à NDI-DC;
• Superviser les demandes de paiement et la gestion des comptes de caisse;
• Superviser la préparation des rapprochements mensuels.
• Assurer la liaison avec les institutions financières locales;
• Examiner le travail du staff comptable conformément aux règlements des donateurs et aux politiques NDI;
• Communiquer avec NDI-DC sur les questions financières au besoin;
• Réviser les budgets et les propositions de subvention, et évaluer les systèmes financiers et les contrôles internes des bénéficiaires pour évaluer les risques et développer les procédures de suivi appropriées en consultation avec le Département des Subventions à DC;
• Assurer la liaison entre le bureau de terrain et le bureau de DC sur les questions de subventions;
• Superviser et assurer la soumission en temps opportun des rapports par les bénéficiaires des subventions;

En relation avec l’administration :

Gestion RH :

• Mise en place et/ou en œuvre des politiques et procédures RH (Règlement intérieur, recrutement, politique salariale, couverture des soins de santé, etc…)
• Veille légale et administrative pour le personnel national et expatrié en matière RH.
• Travailler avec le personnel des programmes pour déterminer les besoins de recrutement actuels et prévus et superviser et participer, si nécessaire et approprié, à l’embauche, à la formation et à la supervision du personnel local;
• Suivi et mise à jour des contrats de travail, des congés, des sanctions et des évaluations du personnel.
• Superviser la préparation et le paiement des salaires du personnel national
• Assurer l’accueil et le briefing administratif, financier et logistique de tous nouveaux employés.
• Assurer et encourager les politiques RH qui contribuent au renforcement de la performance de l’équipe et la bonne collaboration

Gestion Logistique:

• Superviser les opérations et la gestion des approvisionnements, y compris la logistique et l’administration, tels que la gestion des véhicules, des installations, les déplacements et l’hébergement
• Assurer la bonne gestion des contrats locaux (locations, communication, électricité, assurances, etc.).
• Mise en œuvre et suivi des politiques et procédures d’achat
• Mise en œuvre et suivi des politiques et procédures logistiques.
• Superviser le processus d`inventaire et gestion de stock
• Contrôler le respect des mesures de sécurité en cas d’urgence ou d’incident

Gestion Administrative:

• Soutenir le directeur résident dans la coordination administrative des programmes du NDI et des opérations internes quotidiennes du bureau du NDI-Tunisie;
• Assurer la liaison avec l’équipe programme et les services administratifs de NDI DC pour s’assurer que tous les problèmes administratifs importants sont communiqués et que tout le suivi est effectué comme demandé;
• Veiller au respect des lois nationales, de la politique organisationnelle de NDI, et des exigences administratives des bailleurs de fonds, ainsi que de la mise en œuvre appropriée des politiques et des manuels du bureau extérieur;
• Gérer tous les aspects de l’administration, y compris la supervision directe du personnel administratif et opérationnel ;
• Représenter les directeurs des programmes lorsqu’ils ne sont pas présents.