L’Institut national démocratique pour les affaires internationales (NDI) recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) Retour vers les opportunités

L’Institut national démocratique pour les affaires internationales (NDI ou l’Institut) est une organisation non gouvernementale, à but non lucratif et non partisane, qui œuvre pour le renforcement et le développement de la démocratie de par le monde. Faisant appel à un réseau mondial d’experts volontaires, le NDI octroi un appui technique aux partis politiques, élus et organisations de la société civile qui travaillent à l’établissement des valeurs et institutions démocratiques dans leur pays. Pour plus d’informations sur l’organisation, visiter notre site : www.ndi.org

Le NDI-Tunisie est à la recherche d’un/une assistant/e administratif/ve pour se joindre à son équipe. Il/elletravaillera sous la supervision du Chargé des Opérations et de l’Administration et appuiera tous les membres du personnel du NDI-Tunisie. Ce poste est basé à Tunis.

PRÉREQUIS DE BASE :

Les candidats doivent être de nationalité Tunisienne, être fonctionnels en français et en arabe (parlé, écrit, compréhension) ; la maîtrise de l’anglais serait un atout. Les candidats désireux de postuler doivent être diplômés d’un programme de l’enseignement supérieur d’une discipline pertinente –par exemple en informatique appliquée à la gestion ou en administration -, et doivent bénéficier d’au moins deux (2) années d’expérience professionnelle. Trois références professionnelles seront demandées.

DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE ET DES RESPONSABILITÉS :

Sous la supervision du/de la chargé/e des Opérations et de l’Administration, l’assistant(e) sera chargé/e de :

• Assister dans la planification logistiqued’organisation d’événements et d’ateliers (réservation ou mise à disposition d’espaces, du matériel, etc.) en assurant la liaison avec le personnel des hôtels ou encore des contractants ;
• Prépare les documents nécessaires pour les approbations et les décaissements en vue des achats et de respect des politiques de l’organisation y étant lié (recherche des devis comparatifs, préparation de bons de commande, etc.)
• Gérer les courriers généraux du bureau (entrants, sortants) et les appels téléphoniques ;
• Réaliser le traitement administratif de dossiers (rédaction des courriers, saisir et mettre en forme de documents, classement et archivage, impressions, etc.) ;
• Aider à la circulation de l’information interne au sein de l’équipe du NDI ;
• Organiser et planifier des rendez-vous, tenir à jour le planning du/de la Directeur/trice ;
• Aide à la traduction ponctuelle de courts textes (français vers l’arabe et vice versa) ;
• Gérer et aménager les salles de conférence et de réunion en vue de sessions de travail et de rencontres ;
• Gérer et mettre régulièrement à jour la base de données des contacts, incluant les fournisseurs etpartenaires de l’organisation, ainsi que la base de donnée des publications du NDI ;
• Gérer l’entretien des outils informatiques et agir en tant que point focal pour les dépannages de base ;
• Installer/réinstaller des postes de travail, imprimantes réseaux et autres
• Fournir un soutien administratif aux visiteurs et aux invités ;
• Assumera d’autres fonctions comme requis par le/la superviseur/e.