L’Institut national démocratique pour les affaires internationales (NDI) recrute un(e) Assistant (e) Administratif (ve) Retour vers les opportunités

L’Institut national démocratique pour les affaires internationales (NDI ou l’Institut) est une organisation non gouvernementale, à but non lucratif et non partisane, qui œuvre pour le renforcement et le développement de la démocratie de par le monde. Faisant appel à un réseau mondial d’experts volontaires, le NDI octroi un appui technique aux partis politiques, élus et organisations de la société civile qui travaillent à l’établissement des valeurs et institutions démocratiques dans leur pays. Pour plus d’informations sur l’organisation, visiter notre site : www.ndi.org

Le NDI-Tunisie est à la recherche d’un/une assistant/e administratif/ve pour se joindre à son équipe. Il/elletravaillera sous la supervision de la Directrice Administrative et Financière et appuiera tous les membres du personnel du NDI-Tunisie dans les aspects administratifs.

• Poste a plein temps, basé à Tunis.
• Rend compte directement : DAF et Directeur Bureau
• Catégorie : Poste à plein temps et régulier.

Principales tâches

• Gestion administrative
  • Gérer les courriers généraux du bureau (entrants, sortants) et les appels téléphoniques ;
  • Gérer les contacts avec les visiteurs et le personnel,
  • Préparer les réunions au bureau (salle, pause-café, équipements.), prendre des notes et partager le compte rendu.
  • Réaliser le traitement administratif de dossiers (rédaction etmise en forme de documents, classement et archivage, impressions, etc.) en veillant à la confidentialité des informations.
  • Gérer et mettre régulièrement à jour la base de données des contacts, incluant les fournisseurs et partenaires de l’organisation, ainsi que la base de donnée des publications du NDI ;
  • Aide à la traduction/interprétation ponctuelle si nécessaire (français / arabe / anglais) ;
  • Assister aux audits, et assurer le suivi des recommandations en matière de gestion administrative.
  • Assister au processus de recrutement internes (collecte et pré-sélection des CV, organisation des entrevues, supervision des tests, etc).
  • Collecter les timesheet du staff.
  • Gérer en interne et en externe les dossiers de l`assurance complémentaire.
  • Toute autre tâche requise par les superviseurs et nécessaire au bon fonctionnement du bureau.
• Planification des Evènements
  • Assurer la planification logistique et l`organisation d’événements et d’ateliers (réservation d`hôtel, mise à disposition d’espaces, du matériel, etc.) en assurant la liaison avec le personnel des hôtels ou encore des contractants ;
  • Prépare les documents nécessaires pour les approbations et les décaissements en vue des achats et de respect des politiques de l’organisation y étant lié (recherche des devis comparatifs, préparation de bons de commande, etc.)