IFES Tunisie recrute un(e) “assistant(e) opérations” Retour vers les opportunités

Début du contrat : Mars-avril 2019

IFES en Tunisie

La Fondation Internationale pour les Systèmes Electoraux (IFES) est une organisation non gouvernementale, non partisane, à but non lucratif engagée dans le domaine de l’assistance technique électorale à travers le monde. Elle travaille en Tunisie depuis février 2011 et accompagne la transition démocratique à travers des programmes novateurs d’assistance électorale.

Description des projets IFES en Tunisie

IFES met en oeuvre des programmes d’appui dans les domaines de l’éducation civique, de la sensibilisation, du renforcement des compétences professionnelles, de la participation aux affaires publiques et de l’engagement citoyen parmi les populations marginalisées. Le partenaire principal de l’IFES est l’Instance supérieure indépendante pour les élections et ses bureaux régionaux. Cependant, l’IFES coopère aussi avec le Ministère des affaires sociales sur les électeurs analphabètes, le Ministère de l’éducation sur l’éducation civique, la Cour des comptes sur la transparence du financement des campagnes électorales, le Tribunal administratif sur le contentieux électoral ainsi qu’avec d’autres acteurs institutionnels et non-institutionnels, tels que les radios associatives et la société civile.

FONCTION PRINCIPALE :

L’Assistant(e) Opérations (AO) soutiendra le responsable de la sécurité et des opérations (RSO) dans la gestion de toutes les opérations du bureau IFES en Tunisie afin de s’assurer que les activités soient organisées de manière professionnelle et conformément aux lois nationales et aux politiques, règles et procédures de l’IFES. L’OA travaillera sous la direction et la supervision du RSO. Le contrat est à durée déterminée, renouvelable sous conditions de financement et de performance.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Logistique

• Soutenir toutes les actions logistiques et d’achat conformément aux politiques, règles et réglementations de l’IFES et des donateurs en matière de passation des marchés, y compris conformément au guide d’achat de l’IFES
• Superviser l’utilisation du matériel de l’IFES lors des événements (configuration et récupération du matériel)
• Assurer la mise en place des évènements organisés par l’équipe programmatique en fournissant le matériel nécessaire au bon déroulement des activités

Gestion des appels d’offre

• Conduire des études préliminaires de marché pour identifier les fournisseurs potentiels avant le lancement des appels d’offres pour des biens ou des services
• Rédiger les cahiers des charges pour les appels d’offres pour approbation ; collecter les offres et les imprimer pour évaluation
• Préparer les demandes de matériel, de biens ou de services selon les procédures et modèles établis
• Assurer le suivi avec les fournisseurs de biens et de services afin qu’ils respectent les délais et les cahiers des charges
• Compiler les documents nécessaires pour effectuer le paiement des factures et les remettre à la responsable des finances et de l’administration ; faire le suivi des factures reçues.

Administration générale

• Assurer la maintenance et le bon fonctionnement du bureau et de ses installations, y compris l’achat des fournitures de bureau, du matériel et les menues réparations
• Dresser et mettre à jour périodiquement l’inventaire de tous les actifs du Bureau
• Assurer la remise du matériel et sa restitution par le personnel et les consultants en suivant les procédures établies • Classer les dossiers d’achat de biens ou de services et assurer leur conservation régulière conformément aux politiques du bureau et aux obligations en matière de subventions.
• Sauvegarder une copie électronique des documents relative aux activités réalisées (liste de présence – agenda -pré et post test – évaluation)

Gestion contrats

• Collecter tous les documents nécessaires à la signature des contrats de consultants et/ou de services
• Assurer le suivi des contrats signés avec les consultants en collectant tous les livrables indiqués dans les contrats avant paiement et les factures tout en maintenant un tracker des hommes/jour
• Coordonner avec l’équipe programme les modifications des contrats