GVC recrute secrétaire / logisticien Retour vers les opportunités

Titre du poste : SECRÉTAIRE-LOGISTICIEN

Lieu de travail : TUNISIE, TUNIS

Rapports au : DIRECTEUR DU PAYS ET AU COORDINATEUR DU PROJET

Creation/Replacement : Création

Date prevue de démarrage : Mars/Avril 2017

Durée : 3 mois comme période d’essais, à partir du mois mars 2017 avec possibilité de renouvellement et intégration au sein de l’organisation

Délai envoi candidatures : Le 28 février

Rapport au : Le Secrétaire-Logisticien se réfère au Directeur du Pays et au Coordinatrice du projet
Travaille en coordination avec : Tout le personnel du bureau
Lieu affectation : Tunis

Informations générales sur l’Organisation

Profil de l’organisation

GVC- Groupe de Volontariat Civil est une organisation non gouvernementale, laïque et indépendante, fondée à Bologne en 1971. Nous sommes actifs dans des projets internationaux d’aide au développement des stratégies d’action complexes : allant de l’aide humanitaire aux populations qui souffrent de conflits et de catastrophes naturelles à la reconstruction, de l’hygiène et à la sécurité alimentaire ; du développement rural à l’éducation, de la protection des femmes et des droits des enfants aux droits humains en général.

En plus de quarante ans d’activité, GVC a travaillé dans tous les continents en réalisant un nombre important de projets. Nous collaborons avec des institutions publiques, des associations culturelles, des coopératives et un réseau stable d’ONG italiennes et européennes. On organise des séminaires, des conférences, des expositions et des festivals, des ateliers dans les écoles et de la formation continue pour les enseignants. Nous avons conçu des supports pédagogiques et didactiques ainsi que réalisé des campagnes d’information et de communication sur les droits humains, les inégalités dont souffrent les femmes et leurs droits, le commerce équitable et la biodiversité. GVC est active en Tunisie depuis 2012 dans les domaines suivants : défense et promotion des droits humains, notamment droits d’expression et renforcement des OSC et des jeunes; renforcement socio-économique des femmes vulnérables; égalité homme-femme à travers l’économie sociale; gouvernance local et renforcement de l’action citoyenne vis-à-vis des autorités locales.

Contexte

La Tunisie demeure aujourd’hui le seul pays de la région MENA en mesure d’achever un parcours de transition politique après les mouvements de protestation et révolte qui ont touché la région dès fin 2010 et début 2011, malgré toutes les difficultés liées à ce processus. La révolution, cependant, a dévoilé l’ampleur de la fragilité structurelle du pays : les disparités régionales, la marginalisation des jeunes et le chômage des diplômés, des lacunes considérables en matière de gouvernance. A présent, les conditions de vie de la majorité de la population restent critiques, en particulier dans les zones rurales et dans les gouvernorats du Centre Ouest et du Sud du pays.

Dans ce cadre, en Janvier 2014, l’Assemblée constituante tunisienne a toujours réussi à approuver la nouvelle constitution, et entre Octobre et Décembre 2014 ont été régulièrement organisées des élections législatives et présidentielles. Malgré les espoirs suscités par la nouvelle constitution et le nouveau gouvernement, les conditions de vie de la plupart des citoyens restent inchangées, en particuliers dans les régions périphériques.

En outre, la pénurie des ressources et la sécheresse prennent des dimensions critiques dans certaines régions de l’intérieur du pays et alourdissent l’analyse contextuelle du pays à moyen terme.

Stratégie de GVC

GVC se concentre sur trois secteurs principaux pour mettre en oeuvre sa stratégie, à savoir :

• Développement local et gouvernance locale
• Protection et de la migration
• Droits de l’homme

Description de Poste

Les tâches et responsabilités de secrétariat

Gestion des rendez-vous 

• Fournir le soutien au personnel pour gérer les délais de production, de travail et de bureau ;
• Assurer la liaison avec les personnes concernées et les organisations externes pour organiser les réunions, préparer les ordres du jour et les procès-verbaux ;
• Maintenir un système de classement complet;
• Prendre et relayer des messages exacts et en temps des appelants et répondre aux questions, aux demandes de renseignements et aux demandes, le cas échéant;
• Le dépistage et la distribution de la correspondance entrante, en soutenant le personnel d’autres organisations faisant des fax et les photocopies.

Gestion des ressources humaines

• Le maintien des dossiers du personnel (à la fois électroniques et papier);
• Dépôt des documents nécessaires
• Fournir les informations nécessaires à Finances et autres collègues
• Fournir les informations nécessaires aux collègues dans leurs propres dossiers
• S’acquitter de toute autre tâche demander par le gestionnaire de projets

Logistique

• Agir en tant qu’interprète au besoin
• Traduire de l’arabe vers le français et vice-versa tous les documents, comme demandé par le gestionnaire de projets
• Responsable de la gestion, de la maintenance et de l’inventaire du mobilier et des équipements des bureaux du GVC ordinateurs, téléphone, Internet et voitures), en informant le coordinateur du projet de tout problème éventuel.
• Achat de marchandises fixes, consommables et tout autres éléments nécessaires au bon fonctionnement des bureaux.
• Effectuer les paiements mensuels de location de voiture et autres paiements demandés par l’administrateur du projet.
• Superviser la mise à jour appropriée des carnets de bord des voitures GVC
• Contacter les fournisseurs de services de bureau de coordination de GVC, le propriétaire du bureau et tous les intervenants à tous les niveaux de la mise en oeuvre du projet

Capacité de relation interinstitutionnelle

• Attitude proactive, dynamique, débrouillard, avec esprit d’initiative, d’équipe, de persévérance et de responsabilité
• Capacité d’adaptation et de travail sous contrainte, sous pression et dans des contextes complexes et multiculturelles
• Capacité de relation interpersonnelle et d’approche interculturelle
• Bonne capacité d’écoute et de communication
• Bonnes compétences en négociation et résolution de conflits
• Ouverture d’esprit