Expert(e) Administratif(ve) et Financier(ère) Junior – GIZ Retour vers les opportunités

La Tunisie est un pays partenaire de la coopération allemande au développement. Depuis 1975, la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit – GIZ (nommée GTZ jusqu’en 2010) est présente en Tunisie. Elle y exécute, pour le compte de Ministères fédéraux Allemands, des projets dans le cadre de la Coopération technique tuniso-allemande.

Dans le cadre de ces projets de développement durable en Tunisie, la GIZ est en train d’exécuter un projet d’appui à la Formation Inter-Entreprise avec le Secteur Privé auprès du Ministère de la Jeunesse, du Sport et de l’Intégration Professionnelle (MJSIP). Le projet intitulé « Formation Inter-Entreprise avec le Secteur Privé (PN : 18.2171.9) » est financé par le Ministère Fédéral allemand de la Coopération économique et du développement (BMZ). Il vise l’amélioration de l’employabilité des jeunes dans les secteurs professionnels (Textile, Plasturgie, Hôtellerie).

Le Bureau de la GIZ cherche pour le compte dudit projet Un(e) Expert(e) Administratif(ve) et Financier(ère) Junior qui sera basé(e) à Tunis.

Votre mission :

• Approvisionnement (Achats, Contrats)
  • Assurer les approvisionnements de biens matériels et services pour le projet GIZ FIESP ainsi que sur demande des projets et programmes du Cluster conformément aux règles et dispositions de la GIZ ;
  • gérer la master List (liste intégrale) des achats et contrats du projet FIESP ;
  • assurer les formalités des demandes du projet auprès du Cluster et du Bureau GIZ Tunis ;
  • assurer l’information rapide du projet concernant l’état des différents dossiers, en particulier en cas de retards ;
  • assurer l’efficacité de la collaboration avec les collègues des services administratifs du cluster ;
  • assurer l’exécution efficiente des demandes d’achats de biens matériels et services du projet et sur demande des autres projets du Cluster ;
  • classer les documents dans des dossiers papier, électronique et/ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ ;
  • informer les collaborateurs du projet FIESP ainsi que ceux du Cluster, des formalités d’achats de biens et services concernant leurs activités ;
  • informer les collaborateur(trice)s du projet et leur prêter assistance lors de la préparation des besoins de leurs activités dans le cadre de la gamme de prestations proposée par le Bureau de la GIZ ;
  • assumer d’autres activités et tâches dans le domaine d’attribution sur instruction de sa hiérarchie.
• Gestion de l’organisation d’événements
  • Assurer la préparation et l’organisation (administrative et logistiques) des différents événements du projet (par exemple : notes logistique, listes des participants, disponibilisation et installation de matériels, etc.) ;
  • assurer les études de marchés et le recrutement des prestataires d’événements ;
  • appuyer l’élaboration des budgets et garantir la mise en œuvre conformément aux procédures et règles de la GIZ ;
  • apporter son soutien lors de la préparation et l’organisation d’événements ;
  • assurer la facturation conformément aux procédures et règles de la GIZ.
• Logistique
  • Assurer la gestion des installations des bâtiments, organisation et contrôle de l’entretien et la réparation des matériels et équipements du bureau ;
  • contrôler et suivre les entretiens et réparations des véhicules ainsi que tous les équipements informatiques, installations et matériels du bureau (ex : eau, électricité, jardin et ordures s’il y a lieu etc.)
  • suivre le planning des chauffeurs et contrôler les consommations des carnets de bord des véhicules ;
  • documenter les contrôles et les suivis des utilisations, des entretiens et réparations des engins ainsi que les équipements et installations conformément aux procédures et règles de la GIZ ;
  • veiller à ce que tous les matériels fonctionnent normalement ;
  • assurer que les documents administratifs des véhicules du projet sont au complet et veiller à leurs mises à jour ;
  • gérer les immobilisations du projet (Inventaire) ;
  • suivre et documenter les ventes, transferts et mis au rebut des engins et équipements du projet ;
  • appuyer l’Importation et l’exportation de toutes les marchandises et documents du projet ;
  • effectuer sur demande la recherche d’immeubles à usage de bureau ainsi que d’habitation pour le personnel du projet ;
  • appuyer sur demande l’installation de dispositifs de sécurité au bureau du projet ;
  • informer régulièrement les collaborateur(rice)s du projet sur l’état des différents dossiers, en particulier en cas de retards ;
  • organiser la distribution des fournitures de bureau et autres matériels de bureau ;
  • assurer le suivi des abonnement téléphoniques et d’accès internet du projet ;
  • appuyer l’organisation logistique des voyages d’affaires (achats de billets d’avion, souscription à l’assurance maladie voyage, gestion des réclamations, etc.) ;
  • traiter toutes les questions qui se présentent dans le domaine considéré ;
  • identifier les questions et problématiques à prendre en compte pour l’élaboration de propositions de solutions axées sur la pratique ;
  • assurer l’optimisation des instruments ainsi que pour les innovations et modifications afférentes ;
  • assurer la gestion des connaissances par une diffusion et documentation des savoirs et acquis.