Expert(e) Administratif(ve) auprès du Directeur Régional – Bureau GIZ Tunisie/Lybie Retour vers les opportunités

Annonce de poste

Expert (e) Administratif (ve) auprès du Directeur Régional du Bureau GIZ Tunisie/Lybie

• Début du contrat : Le plus tôt possible
• Lieu de Travail : Tunis / Tunisie
• Type du contrat : Contrat de travail à durée déterminée

La Tunisie est un pays partenaire de la coopération allemande au développement. Depuis 1975, la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit – GIZ (nommée GTZ jusqu’en 2010) est présente en Tunisie. Elle y exécute, pour le compte de Ministères fédéraux Allemands, des projets dans le cadre de la Coopération technique tuniso-allemande.

Le Bureau de la GIZ à Tunis recherche Un (e) Expert (e) Administratif (ve) auprès du Directeur Régional du Bureau GIZ Tunisie (70%) et Bureau GIZ Lybie (30%).

Votre Mission :

Les tâches sont à exécuter de telle façon que l’appui apporté à la Direction du Bureau GIZ Tunisie/ Libye dans l’accomplissement de ses fonctions de Direction soit efficace, que tous les dossiers du Bureau soient traités de manière confidentielle, que le Directeur Régional puisse compter sur un déroulement du travail le plus régulier possible et que l’organisation du secrétariat de la Direction satisfasse à tout moment aux exigences internes et externes.

1. Travaux d’Assistance de la Direction et prestations de services

Le/ La titulaire du poste :

• Assure les travaux d’assistance de la direction par la bonne organisation du travail et du Bureau, y compris la commande des moyens de fonctionnement ;
• Tient l’agenda du Directeur ;
• Soutient la Direction dans ses fonctions de contrôle et d’information par la prise en charge des tâches administratives correspondantes (par exemple gestion du planning des affaires à représenter, contrôle et suivi des délais pour les dossiers importants qui ne sont pas traités au secrétariat), mais aussi en particulier par un travail et une gestion autonomes et par une transmission appropriée des informations (gestion de l’information) ;
• Rédige les correspondances officielles de la Direction ;
• Evalue l’urgence et l’importance du courrier entrant et transmet ce courrier afin que les affaires puissent être traitées en bonne et due forme et dans les délais, moyennant information à la Direction le cas échéant ; selon leur contenu, les dossiers doivent être préparés et complétés à l’aide de documents internes ou de documents externes obtenus après des recherches spécifiques ;
• Traite de manière analogue le courrier et les appels téléphoniques entrants ;
• Arrange les rendez-vous en fonction de leur importance en tenant compte des consignes de la direction, et assure la surveillance de l’agenda ;
• Appuie les différents services du Bureau dans la gestion de l’information ;
• Est l’interface entre la Direction et les clusters de la GIZ Tunisie/ Libye et assure une coopération Bureau-projets-programme Libye efficace ;
• Collabore proactivement avec l’équipe de la gestion de portefeuille de la GIZ Tunisie/ Libye ;
• Contribue, par une planification, une coordination, une organisation et une préparation appropriées, à la réussite des congrès, sessions, réunions, etc. organisées par ou avec la participation de la Direction; constitue et diffuse les dossiers requis, liste les points de l’ordre du jour, et utilise la possibilité d’influer sur l’ordre du jour en y ajoutant des points propres concernant des questions d’organisation du travail ou des questions techniques liées aux tâches de Bureau ;
• Prépare les voyages du Directeur Résident et assure le suivi, tant sur un plan organisationnel qu’administratif ;
• Prépare le courrier du Bureau pour l’expédition (en vérifiant notamment que les informations sont complètes et exactes) ;
• Reçoit et accompagne les visiteurs de la Direction ;Stand: Erstellt von: Seite 2
• Vérifie que les documents présentés pour signature à la Direction sont corrects dans la forme ;
• Assure la vérification et le contrôle qualité des documents et correspondances de la direction et veille au respect des procédures ;
• Participe aux réunions (d’équipe)/ateliers internes et externes et aide à leur documentation, par ex. sous la forme de procès-verbaux; assure notamment le suivi des tâches incombant au Directeur Régional suite à des décisions prises lors des réunions ;
• Elabore des rapports en français, en allemand et en anglais ;
• Assiste le Directeur Régional dans la délégation des tâches aux projets/ programmes et donne suite à certaines requêtes adressées à ce dernier tout en respectant la confidentialité du traitement des e-mails.

2. Coordination et gestion de Bureau, coordination générale

Le/La titulaire du poste :

• Organise la préparation de programmes de visite de la Direction, gère le planning des déplacements, les rendez-vous, le transport et les réservations d’hôtels pour la Direction.

3. Administration et gestion des connaissances

Le/La titulaire du poste assure :

• La mise à jour régulière de la liste des noms, adresse, numéros de téléphone et email des Ministères et autres services étatiques, partenaires des projets, organisations internationales, ONG ;
• Le classement et archivage du courrier entrant, du courrier sortant ainsi que des documents/dossiers administratifs selon la réglementation de la GIZ ainsi que sur DMS, IDA, Teams et traite les informations de manière confidentielle en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ;
• L’assistance de la Direction dans la préparation et l’actualisation des brochures et informations sur les projets de la GIZ Tunisie.

4. Tâches à caractère général

Le/La titulaire du poste :

• En concertation avec la Direction, annonce l’arrivée des missions (personnel GIZ, Experts à court terme etc….) à l’Ambassade d’Allemagne ;
• Actualise et distribue des listes d’absence (congé et mission) pour les chefs de projet collabore avec l’équipe de sécurité.