Développement d’un manuel de procédures-L’association de développement E LWIFAK عودة إلى الفرص

L’association de développement E LWIFAK est une association spécialisée dans les domaines des micro-finances,demicro-finances, de l’élaboration et  la mise en œuvre des Plans de Développement Participatif (PDP) ; de la formation et l’amélioration des compétences ; de l’organisation professionnelle et communautaire de la population et l’appui à la création et l’accompagnement des groupements agricoles.

L’association est engagée dans le développement de la zone, l’appui à l’entrepreneuriat, et l’amélioration des situations des femmes rurales et les jeunes les  plus vulnérables.

Contexte de la mission

L’association est créée depuis 1998, et son portefeuille de projets est en croissance, de même que son équipe (aujourd’hui 09 personnes). Faisant face à une réglementation de plus en plus complexe, alliant des exigences de bailleurs, de gestion courante des actions de l’association, de professionnalisation du travail de l’entité ainsi que des exigences de bonne gouvernance, de transparence et d’équité de management des RH. Le contrôle interne constitue un élément prépondérant dans ce travail.  Aujourd’hui, L’association est  dans l’obligation d’harmoniser les processus support et métier. 

Les objectifs de la consultation :

L’objectif général de cette mission est de doter l’association d’un manuel de gestion et de procédures qui appuieraient le travail de son équipe à opérer en conformité avec les règlementations Tunisienne en favorisant l’éthique et les bonnes pratiques pour répondre aux différentes exigences y compris celles des bailleurs institutionnels ;

La mission du (de la) Consultant(e) :

L’association de développement « EL WIFAK » est à la recherche d’une entreprise de conseil en stratégie qui appuiera l’organisation dans la formalisation d’un manuel de procédures qui centraliserait toutes les obligations de conformité de la part de ses bailleurs et contrôleurs et servira comme base de la gestion des engagements de l’association envers tous les acteurs internes et externes de l’association dans le respect des règlements.

Plus concrètement, la mission se déclinera comme suit : 

• Modélisation des macros processus couvrant les métiers suivant : 
  • Finance/Comptabilité
  • Légal/ procédures juridiques et réglementaires 
  • Achats / approvisionnements et gestion des stocks
  • Logistique
  • Ressources humaines
  • Sécurité 
  • Gestion de la trésorerie 
  • Gestion des immobilisations
  • Gestion du matériel roulant
  • Gestion budgétaire
  • Gestion comptable 
  • Gestion des projets / des bailleurs de fonds 
  • Un modèle allégé d’un manuel de procédure pour les partenaires le cas échéant.
• Produire un manuel de procédures qui se déclinerait en :
  • Une version narrative détaillant les procédures
  • Une déclinaison des procédures en flow chart 
• Accompagner l’équipe dans l’utilisation du manuel de procédures

NB : il est attendu du prestataire d’organiser une série d’entretiens avec des personnes clés dans l’organisation, et au besoin des ateliers de travail. 

Les résultats attendus :

1. un manuel de procédures claire et couvrant tous les processus métiers et support agréés avec la direction
2. un processus d’accompagnement/de formation de l’équipe dans son utilisation

Livrables attendus

Le Consultant est tenu de remettre à l’association le rapport sur support numérique et papier.