Coordinateur/trice des opérations-CILG-VNG International Retour vers les opportunités

Employeur : CILG-VNG International :

‘CILG-VNG International’, International Development Centre for Innovative Local Governance, est le bureau régional MENA de l’agence de coopération internationale de l’association des municipalités Néerlandaise (VNGI). CILG-VNG International met en œuvre des projets et programmes de conseil, d’appui et de renforcement de capacité dans les domaines des stratégies et politiques publiques, la gouvernance et le développement régional et local.

Nous apportons des services de conseil aux acteurs nationaux et locaux et aux organisations de la société civile afin d’assurer une croissance inclusive et durable, réduire les inégalités et particulièrement pour les jeunes, les femmes et les personnes vulnérables tout en assurant la protection des ressources naturelles, augmentant la résilience des territoires et protégeant les écosystèmes. 

Principales tâches et responsabilités

Sous la supervision du chef de projet et en concertation avec l’équipe et les partenaires du projet, le/la Coordinateur/trice des opérations apportera un soutien essentiel à l’équipe du projet, contribuant au bon déroulement des activités de planification, de suivi et de reporting. Il/elle est responsable de la qualité et de l’avancement des travaux effectués dans le cadre du projet, tout en assurant leur conformité au cadre logique, au plan opérationnel, au budget et aux délais. 

Le rôle du/de la Coordinateur/trice des opérations nécessite une coordination avec le service financier et le respect des procédures et politiques de CILG-VNG International, ainsi que des exigences légales en Tunisie.  

Les principaux rôles et responsabilités du/de la Coordinateur/trice des opérations comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

Planification et rapports

• Soutenir le chef de projet/équipes techniques et le personnel de CILG-VNG International pour préparer et suivre les plans opérationnels du projet,
• Planifier les activités à sa charge, en assurant le volet logistique et technique (évènements, missions d’études, accompagnement des missions d’audit et d’évaluation, formation…) et ce, en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe du projet, 
• Elaborer des notes d’information, rapports et documents relatifs au plan de travail et au plan opérationnel de mise en œuvre du projet, 
• Rédiger les comptes rendus des réunions de coordination du projet et des réunions internes de suivi, 
• Préparer les rapports spécifiques liés aux achats et mobilisation des experts,
• Informer rapidement le superviseur direct et la direction de CILG-VNG International de tout sujet de préoccupation concernant des violations potentielles ou suspectées des -Politiques et procédures d’approvisionnement,
• Fournir les informations requises par les auditeurs.

• Coordination des activités et du processus de mobilisation des experts et passation des marchés

• Assurer le suivi opérationnel au quotidien des activités et participer à la mise en œuvre des activités à mener par le projet en conformité avec les règles et les procédures du projet et de CILG-VNG International,
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes du projet pour fournir un soutien approprié du point de vue recrutement des experts court termes, des prestataires de services et des achats, dans la rédaction des termes de référence, du dossier d’appel d’offres, de l’évaluation des offres, afin de garantir la conformité des décisions d’achat,
• Aider aux processus de mobilisation des experts et d’achats en préparant les contrats, les bons de commande, les lettres de notification de rejet, ou d’attribution et en assurant la livraison en temps opportun des biens et services,
• Coordonner avec l’équipe du projet pour les dates et l’organisation des réunions, des activités et des évènements,
• Fournir un soutien logistique pour l’organisation d’événements, d’ateliers, de réunions et de conférences, tant au niveau national qu’international, 
• Appuyer les experts court termes et prestataires de services déployés pour la réalisation des activités,
• Participer à l’organisation des réunions de suivi relatives aux actions/activités à soutenir techniquement et financièrement par le projet, avec les partenaires et les bénéficiaires, 
• Organiser des visites sur site pour suivre l’exécution des actions/activités à soutenir techniquement et financièrement par le projet, et élaborer les rapports de visite sur le terrain si nécessaire ;
• Assurer le suivi et le contrôle qualité des livrables/rapports produits par les experts court termes et les prestataires de services,
• Mettre à jour un système de suivi des activités et des achats et des listes de fournisseurs et de consultants.

• Aide financière et administrative :

• Vérifier les frais de déplacement et s’assurer qu’ils sont conformes aux procédures internes,
• Aider au suivi et au contrôle des documents administratifs tels que les contrats et les factures, les Time Sheet, les Bons de livraison et les dossiers de paiement,
• Fournir un support lors des audits internes ou externes selon les besoins.

• Classement des documents :

• Partager les résultats, les recommandations et toute information pertinente avec l’équipe du projet et CILG-VNG International,
• Procéder à l’archivage adéquat (papier et électronique) de tous les documents relatifs au projet (incluant une base de données des experts, contrats, TDR, livrables, produits de communication, pièces justificatives, factures etc.) et constituer une base documentaire pour les besoins du projet ;
• Conserver et sauvegarder les documents et dossiers d’approvisionnement liés au processus d’approvisionnement depuis l’attribution du contrat jusqu’au paiement. 

• Autres :

• Participer à l’amélioration de la communication interne et externe ainsi que la promotion de l’image du projet et de CILG-VNG International dans leur environnement,
• Mener toutes autres activités qui pourraient être nécessaires à la réalisation des objectifs du projet.

Profil demandé :

• Diplôme universitaire (min bac+3) en développement, sciences sociales, droit, économie ou gestion ou autre diplôme équivalent… ;
• Expérience générale d’au moins 03 années ;
• Au moins 02 ans d’expérience dans un poste similaire ou d’expérience pertinente dans un poste opérationnel ou administratif ;
• Une expérience dans un environnement international est un avantage ;
• Une expérience dans les thématiques : jeunesse, citoyenneté, participation, société civile, gouvernance locale, politiques publiques sensibles aux besoins des jeunes, décentralisation, environnement, changement climatique… est un avantage ;
• Connaissances souhaitées sur les règles de gestion des programmes financés par les bailleurs de fonds ;
• Capacité à rédiger des documents, à préparer des contrats et à articuler efficacement des documents écrits en arabe et en français ;
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Internet…) ;
• Bonnes capacités de gestion et d’organisation, de travail en équipe et sur terrain, et de contact avec les bénéficiaires ;
• Une personne axée sur les résultats et ayant un sens aigu du détail et de la précision ;
• Maintient une intégrité personnelle et une confidentialité élevée ;
• Initiative, autonomie et professionnalisme ;
• Disponibilité pour des déplacements professionnels ;

• Être libre de tous conflits d’intérêt et s’engager à protéger I ‘intégrité du projet ;

• Faire preuve d’intégrité et de probité.

Conditions de la mission

• Type du contrat: Contrat à Durée Déterminée ou avec patente ,
• Heures de travail: Plein temps, 
• Salaire et conditions: Selon l’expérience,
• Date de début: Janvier 2024.

Lieu de Travail

Siège de CILG-VNG International sis à Immeuble IRIS 3ème étage, Rue du Lac Mâlaren, Les Berges du Lac, 1053, Tunisie