Descriptif de poste

CONTEXTE:

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l’égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Accompagner : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

L’ESSENTIEL:

Le (a) Coordinateur (trice) de projet Adjoint-e appuie le/la Coordinateur de projet dans la coordination, le suivi et l’exécution des activités du projet SEHATY. En l’absence du/de la Coordinateur (trice) de projet, il /elle veillera à la bonne gestion budgétaire du projet, en conformité avec les exigences du bailleur à savoir la Délégation de l’Union Européenne ainsi que la bonne mise en œuvre des procédures Admin/log internes à l’organisation.

Le coordinateur adjoint aura la responsabilité du suivi technique des subventions en cascades. 

Il agira également en tant que point focal du projet dans le sud du pays.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES: 

Mise en œuvre et suivi de projet

• Appuyer le/la Coordinateur/ trice du Projet dans la mise en œuvre du projet et son suivi (support et programmatique) en conformité avec le contrat bailleur et les procédures internes de MdM. Dans le cas de retards ou de contraintes dans la mise en œuvre du projet, Il/elle sera aussi force de propositions ;
• Participer à l’élaboration des documents/outils de projet (chronogramme, outils de suivi) et s’assurer de leur bonne utilisation par tous les acteurs ;
• Participer à la rédaction des différents rapports internes/externes sur les activités du projet ; 
• Participer avec le/la Coordinateur (trice) de projet à la bonne collaboration, la mutualisation, la coordination et l’analyse avec d’autres projets si nécessaire.
• Jouer le rôle de point focal des enjeux santé et assurer la liaison avec des acteurs pertinents ;
  Coordination de la mise en œuvre des activités santé afin de réduire les risques pour la santé des bénéficiaires dans les zones d’intervention ;
• Consolider et fournir un appui technique et support à la mise en œuvre des activités santé afin d’assurer la qualité, pérennité, efficience et effectivité des activités du secteur ;
• Participer à la réalisation d’évaluations des besoins, la sélection des équipements et SoPs médicaux à mettre en place dans le cadre du projet au travers des études de faisabilité technique, visites d’infrastructures et des sites et entretiens avec les personnes clés.

Suivi-évaluation des subventions en cascade :

Appui à la préparation des appels à projets :

• Appui à la diffusion des appels à projet : organisation des réunions d’information dans les régions tunisiennes ;
• Appui au processus d’évaluation et de sélection des porteurs de projets ;
• Contrôle de conformité et vérification administrative selon les procédures en vigueur ;
• Appui à l’instruction des projets sélectionnés et à l’appropriation des procédures de gestion par les bénéficiaires ;
• Préparation des contrats et formalisation des documents internes. 

Suivi de l’exécution des projets financés :

• Suivi des opérations et des obligations contractuelles, réception des demandes de validation, comités de suivi, visites terrain ; 
• Suivi du reporting technique et de la réception des livrables ;
• Contrôle des rapports financiers et des rapports d’audit, vérification des demandes de versement ;
• Contrôle de l’exécution des procédures (achats et passations de marchés, justificatifs etc.) ;
• Archivage des pièces et appui à la préparation de l’audit annuel des subventions. 

Suivi-évaluation des projets

• Appui à la mise en place de systèmes de suivi-évaluation adéquats et à la sélection d’indicateurs au niveau de chaque projet financé ;
• Suivi de l’évolution et compilation des résultats. 

Suivi-évaluation du projet

• Assurer la collecte, l’analyse et la remontée des données au niveau des différentes zones vers le/la Coordinateur (trice) de Projet ;
• Participer avec le/la Coordinateur (trice) de Projet et le département MEAL de la mission Tunisie à la mise en œuvre des mécanismes de suivi et d’évaluation (interne/externe) et assurer le suivi des recommandations ;
• Créer et adapter des outils pour le suivi des indicateurs du projet et d’impact des activités (à travers un plan de suivi et évaluation) ;
• Définir   des   indicateurs   clés   pertinents   pour mettre   en   place   un   système   de   suivi-évaluation conformément au cadre logique du projet.

Gestion d’équipe :

• Encadrer, accompagner les équipes en leur assurant un cadre de travail adéquat 
• Identifier et communiquer les besoins à l’équipe pour le bon déroulement des activités du projet ;
• Animer les réunions d’équipe, rédiger les PV ;
• Contribuer au développement et l’harmonisation des pratiques en matière de gestion d’équipe dont elle/il sera responsable ;
• Analyser & communiquer – en fonction du contenu – au coordinateur du projet, les besoins en formations de l’équipe.

Gestion Administrative, RH, Finance et Logistique

• Sous la responsabilité du/de la Coordinateur (trice) de Projet, s’assurer que les procédures administratives, financières et logistiques de MdM sont en place, maintenus et respectés afin que toutes les fonctions de support soient exécutées de manière efficiente ;
• Sous la supervision du/de la Coordinateur (trice) de Projet, mettre en œuvre les contrôles internes ad-hoc à tous les niveaux d’exécution ;
• Surveiller les dépenses et la conformité au budget du projet, signaler toute préoccupation à l’équipe de coordination et proposer des ajustements ;
• Assurer le suivi des dossiers de financement ; produire les propositions de financement en concertation avec la coordination nationale, les rapports intermédiaires et finaux dans le respect des échéances ;
• Garantir le classement, l’archivage de la documentation, et la sécurité des données produites par les projets ;
• Rédiger les rapports réguliers sur ses activités et les communiquer au/à la Coordinateur (trice) de Projet.

Représentation, Communication et développement 

• Assurer les relations avec les différents partenaires d’exécution des projets, les bailleurs, et/ou autre organisme concerné, par exemple en participant régulièrement à toutes les réunions pertinentes, en collaborant et en établissant une relation solide avec ces derniers ;
• En relation étroite avec le/la Coordinateur (trice) de Projet représenter MdM auprès des autorités locales, et assurer une communication régulière avec la Coordination. 

Les activités peuvent être amenées à évoluer en fonction du contexte

LE POSTE EST SOUS RESERVE DE FINANCEMENT