Consultant(e)/ Expert(e) – Tfanen-Tunisie Créative Retour vers les opportunités

Projet PAGoDA « Tfanen-Tunisie Créative »
Informatisation du réseau des bibliothèques du Ministère des Affaires
Culturelles
Recrutement d’un(e) expert(e)-consultant(e) en développement de solutions
digitales

Termes de référence:
Position: Consultant(e)/ Expert(e); peut-être une personne physique / Une
organisation / Une institution/ Une entreprise privée
Nombre: 1
Organisation: Tfanen Tunisie-Creative
Lieu d’affectation: Tunis
Durée: 6 mois
Type de contrat: Contrat de consultant
Date butoir de dépôt des propositions : 7 septembre 2020

1. Contexte général:
1. 1. Présentation générale :
Le projet d’appui au renforcement du secteur culturel tunisien (Tfanen – Tunisie Créative) s’inscrit dans le cadre du programme d’appui au secteur de la culture en Tunisie (PACT) de l’Union Européenne (UE) avec le gouvernement Tunisien, qui vise à soutenir la redéfinition de la politique culturelle (axe 1) et la restructuration du secteur
culturel (axe 2) dans le contexte de la nouvelle gouvernance que connait la Tunisie d’aujourd’hui. Un budget total de 9.7 millions d’euros a été alloué pour la mise en œuvre de ce programme bilatéral sur la période 2016-2021 et pour toutes les activités du programme.

Le premier axe du PACT a été mis en œuvre jusqu’en septembre 2019 notamment à travers un contrat de jumelage institutionnel entre le Ministère des Affaires Culturelles tunisien (MAC) et des Ministères de la Culture des Etats membres de l’UE.
Le deuxième axe est le programme Tfanen – Tunisie Créative, mis en œuvre par le British Council, pour le compte et avec la collaboration du réseau EUNIC (European Union National Institutes for Culture).

1.2. Objectifs de Tfanen-Tunisie créative :
Dans un contexte de décentralisation institutionnelle et de généralisation de la participation citoyenne, le projet Tfanen-Tunisie Créative a pour ambition de contribuer sur le long terme à la consolidation de la démocratie et à la prospérité économique en Tunisie, en œuvrant pour que la culture participe de la cohésion sociale aux niveaux local, régional et national.
Les deux objectifs spécifiques du programme Tfanen-Tunisie Créative sont :
• Promouvoir la diversité culturelle tunisienne et l’accès à la culture, à l’échelon local, national et international ;
• Soutenir la liberté d’expression et de création notamment des jeunes générations et encourager la professionnalisation des métiers de la culture.
Tfanen-Tunisie Créative vise à accroître l’attrait et l’accès à la culture de tous et pour tous, ainsi qu’à promouvoir de nouvelles actions et productions, stimuler la créativité et permettre l’émergence de nouvelles générations d’artistes. Il s’agit de renforcer l’approche collaborative locale et de contribuer à l’émergence d’un écosystème culturel et social au sein duquel tous les acteurs (citoyens, société civile, secteur privé et institutions publiques) ont leur place et sont impliqués activement. Ceci passera par une amélioration de la coordination entre les différents domaines et initiatives, institutions et acteurs. Un processus de renforcement des capacités locales en matière de sensibilisation culturelle et sociale, créativité, gestion culturelle et entreprenariat culturel a été initié à cet effet.
Tfanen-Tunisie Créative veut également permettre aux publics tunisiens, et en particulier aux jeunes, de participer et de bénéficier d’une culture fondée sur des valeurs et composantes locales, régionales et nationales, dans le processus de démocratisation de la société tunisienne.
En vue de réaliser les objectifs précités, et en conformité avec la politique de soutien de l’UE au développement de la société civile et du secteur culturel en Tunisie, le projet est mis en œuvre à travers des programmes de subventions alloués à desactions et complétés par des activités d’accompagnement / assistance technique /coaching pour assister (avant-pendant-après) les projets sélectionnés et leurs bénéficiaires dans la réalisation de leurs projets.
Les programmes de subventions permettront de répondre aux besoins du secteur culturel tunisien indépendant, d’opérateurs culturels, de la société civile au sens large, et d’artistes à titre individuel. Ils apporteront également un appui à la création de nouveaux réseaux, et au renforcement des initiatives ou réseaux existants dans l’objectif de participer à la mise en place d’un secteur culturel tunisien transversal renforcé. Cet accompagnement actif renforcera concrètement les capacités du secteur dans son ensemble et palliera ainsi aux défis d’accessibilité, de participation,
d’inclusion et de collaboration.
Tfanen-Tunisie Créative, en accord avec les objectifs du PACT (Programme d’Appui au secteur de la culture en Tunisie), s’intéresse à tous les secteurs de la culture au sens large pour représenter la diversité du secteur.
Une attention particulière est accordée aux projets ayant une valeur ajoutée dans le domaine de la décentralisation, et bénéficiant aux jeunes et aux femmes en particulier dans des régions enclavés ou défavorisées du pays ou l’accès à la culture est plus difficile.
Une initiative pour les services publics de la culture est lancée en 2019. Elle vise, dans le prolongement des meilleurs acquis d’activités de jumelage terminées en septembre 2019, à approfondir l’appui aux acteurs publics de la culture et le dialogue sur les politiques culturelles en Tunisie.
Aussi le Ministère a-t-il défini un certain nombre de projets prioritaires qui bénéficieront de l’assistance technique de Tfanen, dont le projet de numérisation des bibliothèques publiques.

2. Contexte particulier :
Le ministère des Affaires Culturelles (MAC) possède un réseau de 424 bibliothèques publiques dont 38 bibliobus, 365 locales et 24 régionales, placées sous la tutelle de la direction générale du livre, qui gèrent un fonds de plus de 7,4 millions d’ouvrages.
Chaque année, ce fonds est enrichi avec pas moins de 300.000 nouveaux livres et plus de 50.000 exemplaires de périodiques. Cependant, le MAC a de plus en plus du mal à gérer ses bibliothèques et leurs fonds, notamment en l’absence de solution informatique. D’où l’idée d’un projet de création d’un outil de gestion numérique pour
les bibliothèques. Ce projet a démarré depuis plusieurs années et il est en train d’être restructuré pour obtenir des solutions plus adaptées aux besoins réels de ces bibliothèques. Ses objectifs peuvent être répartis en trois niveaux :
Objectifs fonctionnels :
• Enrichir les services proposés au public (catalogue commun, ressources numériques, réservation aisée, agenda culturel, push d’information,…) ;
• Moderniser et optimiser le travail en réseau pour les professionnels. Objectifs organisationnels :
• Mise en place d’un outil de gestion adapté au fonctionnement d’un réseau multi-établissements ;
Objectifs techniques :
• Déploiement d’une solution web unifiée pour toute les Bibliothèques
• Résistance à la charge actuelle des Bibliothèques ;
• Mise en place d’un système d’information qui supporte tous les types d’écritures (UTF8, unicode) et assure la bidirectionnalité des champs de traitement

3. Objectifs et approche de la mission :
L’objectif de cette mission consiste à établir un Gap Analysis en évaluant les écarts entre la performance réelle de la solution informatique existante et la performance souhaitée pour le réseau numérique des bibliothèques. Le Gap Analysis va permettre de rédiger un cahier des charges détaillé proposant une solution technicofonctionnelle.
Ainsi, le consultant-expert est invité à :
• Phase 1 : Préparer l’environnement technique de test pour la preuve du concept POC (Proof of concept) ;
• Phase 2 : Démontrer la faisabilité de la solution espérée par le MAC (Solution Open Source) au niveau de quelques sites pilotes de bibliothèques (locale, régionale, centrale et mobile- Bibliobus) ;
• Phase 3 : Etudier et comparer la solution espérée avec les solutions existantes dans le marché national et international (y compris les solutions propriétaires) selon le besoin fonctionnel de la Direction des lectures Publiques ;
• Phase 4 : Identifier et fixer les spécifications techniques et fonctionnelles de la Solution qui répond au besoin du MAC;
• Phase 5 : Rédiger un projet de cahier des charges pour le développement et l’intégration de la solution (y compris le dossier financier estimatif) en identifiant l’environnement technique adéquat en terme de logiciel, matériel,
dimensionnement du réseau et connectivité.
• Phase 6: Concevoir les grandes orientations d’un plan de formation (avec la précision des modules de formation) des personnels de bibliothèques à l’installation, maintenance et gestion du nouveau système et en évaluer le coût

4. Intervenants :
Le consultant- expert est invité à rencontrer les intervenants suivants et à tenir compte de leurs remarques et recommandations :
• Les bibliothèques publiques qui accueilleront la phase pilote du projet
• Toutes les directions du MAC (DGL, DLP, DL, DOMI, DAAF)
• L’Organisme Tunisien des Droits d’Auteur et des Droits Voisins

5. Livrables attendus :

6. Résultats attendus :
– Analyse comparative entre la solution espérée par le MAC et le besoin demandé ;
– Elaboration du Cahier des Charges pour sélectionner un prestataire qui assurera l’intégration et le développement de la solution attendue;
– Assurer le suivi et le contrôle de la phase de test du prototype;
– Identifier les besoins en termes de formation du personnel et mettre en place un plan de formation prêt à être mis en œuvre.
– Élaborer un planning détaillé de la mission avec les phases et les délais.

7. Relations de travail:
Le consultant-expert travaillera en étroite collaboration avec le directeur de la DOMI (Direction de l’organisation des méthodes et de l’informatique) et le directeur de la lecture publique du MAC. Il doit rester en contact avec l’équipe de Tfanen (le Team Leader, la chargée de l’Initiative Services Publics, le PMO coordinateur des projets prioritaires du MAC et le Program Manager). La prise de connaissance des données liées à la problématique générale et aux différents contextes sera faite à travers des rencontres avec tous types d’acteurs clés au niveau national régional et local (institutions publiques, OSC et secteur privé). Durant toutes les phases, le consultants-expert rendra compte de chaque livrable clé à Tfanen et au MAC lors de réunions d’avancement. Des déplacements sur le terrain, le cas échéant avec des membres de l’équipe Tfanen et du MAC, sont à prévoir pour les entretiens et les réunions de consultation.

8. Profils attendus des consultants :
Sur cette mission, Tfanen recherche 1 profil de consultant senior. Il peut aussi recruter de lui-même un(e) expert(e) junior après approbation par Tfanen.
NB – Dans la logique d’intervention de Tfanen, la collaboration de l’expertise tunisienne est recherchée en priorité Les collaborations avec des experts internationaux sont aussi possibles, si elles apportent une valeur ajoutée dans la
réponse aux termes de référence.
Expert Senior (durée maximale : jusqu’à 60 hommes –jour) :
• Expérience avérée et réussie (au moins 7 ans) de collaboration avec des organisations internationales et/ou des agences gouvernementales dans le secteur IT, y compris une excellente évaluation des besoins et
conception méthodologique solide ;
• Expérience avérée et réussie d’informatisation de systèmes de gestion de bibliothèque ou autres systèmes équivalents
• Master en étude informatiques, ou programmation, ou gestion de l’information ; ou transformation technologique et organisationnelle
• Avoir une très bonne expérience en intégration, systèmes, bases de données, réseaux, sécurité informatique pour les solutions OpenSource en environnements complexes.
• Avoir une bonne expérience sur les systèmes de gestion des bibliothèques serait un atout.
• Expérience de rédaction d’un cahier des charges technique pour des systèmes d’informations (bibliothèques ou autres)
• Être capable de définir avec précision les objectifs organisationnels, qui doivent tous être spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes et opportuns
• Expérience de mesurer la performance actuelle de l’organisation par rapport à ses objectifs définis.
• Avoir de fortes capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction
• Avoir une bonne expression orale et écrite en français et avoir une grande aptitude à communiquer.
Il est attendu que la mission représente une charge de travail ne dépassant pas 60 hommes jour, étalés sur six mois et répartis selon un calendrier établi conjointement par l’expert-consultant et le MAC. La contractualisation et la gestion administrative  seront coordonnées par la chargée des politiques publiques et les responsables des contrats de Tfanen.

9. Modalités de sélection
Il sera procédé à une évaluation des candidatures selon les critères suivants :
Diplôme universitaires 10%
Carrière professionnelles pertinentes pour la mission 20%
Missions similaires 30%
Compréhension de la mission 20%
Adéquation de l’offre avec les besoins du projet 20%
Les offres seront ensuite classées selon la note obtenue. L’offre la mieux classée sera attribuée le marché.