La Commission Européenne lance un appel à propositions pour appuyer les OSC tunisiennes à jouer un rôle actif dans le développement local عودة إلى الفرص

Administration contractante: Commission européenne

Les organisations de la société civile comme acteurs de gouvernance et de développement

Appuyer les OSC tunisiennes à jouer un rôle actif dans le développement local

Lignes directrices à l’intention des demandeurs de subventions

Ligne(s) budgétaire(s): BGUE-B2019-21.020801-C1-DEVCO>NEAR

Référence:

EuropeAid/165860/DD/ACT/TN

Date limite de soumission de la note succincte de présentation:

07/10/2019 at 19:00  (date et heure de Bruxelles)

(pour convertir en heure locale, cliquez ici)

 Appuyer les OSC tunisiennes à jouer un rôle actif dans le développement local

Contexte

“Les racines de la démocratie et du développement durable: l’engagement de l’Europe avec la société civile dans le domaine des relations extérieures”[4] est une stratégie qui définit les orientations politiques de l’UE adoptées en 2012 en faveur d’un engagement renforcé et plus stratégique de l’UE avec les OSC des pays partenaires, en mettant un accent particulier sur les organisations locales de la société civile.

La communication exposait une nouvelle approche pour aider les OSC à promouvoir une croissance inclusive et durable, ainsi que la prestation de services sociaux. Elle a également appelé à une approche commune plus stratégique de l’UE et des États membres au niveau des pays, à travers l’élaboration de feuilles de route nationales pour la coopération avec les OSC, afin d’améliorer l’impact, la prévisibilité et la cohérence du soutien de l’UE.

Ces dispositions politiques sont mises en œuvre par le programme thématique “Organisations de la société civile et autorités locales 2014-2020”, mis en œuvre par le programme d’action annuel 2014-2017 et le programme d’action pluriannuel 2018-2020 (MAAP).

L’objectif de ce programme est notamment de renforcer les organisations de la société civile dans les pays partenaires de l’UE. Cet objectif est renforcé par l’évolution du contexte international du programme 2030 et des politiques récemment adoptées, telles que la stratégie globale pour la politique étrangère et de sécurité de l’UE (2016) et le nouveau consensus européen sur le développement («le consensus») (juin 2017). Le Consensus valorise la participation des OSC au développement, promeut l’espace de la société civile et reconnaît la nécessité d’un soutien pour renforcer les capacités des OSC. En outre, le programme prend en compte le plan d’action de l’UE en matière d’égalité des sexes, intitulé “Égalité de genre et autonomisation des femmes: transformer la vie des filles et des femmes par le biais des relations extérieures de l’UE 2016-2020”.

Par ailleurs, cette action répond à un souci de mieux orienter les ressources destinées à renforcer les capacités des OSC et assurer une coordination et une synergie entre les différents programmes et actions implémentés dans le cadre de la coopération bilatérale avec Tunisie. A cet effet, le présent programme, visant la promotion du rôle de la SC comme acteur de gouvernance et de développement, a pour objectif spécifique de développer la voix des jeunes dans la société. Au regard des besoins de la Tunisie à promouvoir l’emploi des jeunes et leur participation à la vie économique, il est proposé d’aligner les priorités du présent programme avec le Programme d’appui à la diversification du tourisme, au développement des chaînes de valeurs de l’artisanat et du design, et à la valorisation du patrimoine culturel qui a été décidé en décembre 2018 et dont la Convention de financement a été signée le 3 juin 2019.

Ce programme ambitionne de diversifier l’offre touristique tunisienne en créant des synergies entre les secteurs du tourisme, de l’artisanat, des produits du terroir et du patrimoine culturel. L’objectif global du programme est de contribuer au développement économique durable et inclusif de la Tunisie. Les objectifs spécifiques (OS) sont de: OS1 “Adapter l’environnement administratif et réglementaire et les mécanismes d’appui aux exigences de la diversification touristique”; OS2 “Contribuer à la diversification touristique de la Tunisie par le développement de nouveaux produits écotouristiques, culturels, des produits du terroir et de nouvelles destinations touristiques régionales, en favorisant les synergies entre les acteurs des filières agroalimentaires, artisanales, du patrimoine culturel et de la promotion touristique”; OS3 “Améliorer la compétitivité du secteur de l’artisanat, afin d’assurer une montée en gamme des produits et l’accès aux marchés”; et OS4 “Soutenir la valorisation touristique du patrimoine culturel tunisien”.

En particulier, la présente action pourra utilement compléter l’OS3: “Améliorer la compétitivité du secteur de l’artisanat, afin d’assurer une montée en gamme des produits et l’accès aux marchés”.

Objectifs du programme et priorités

Le programme a pour objectif de développer les capacités des OSC tunisiennes à travers des mécanismes de financement et d’appui innovants, de manière à améliorer leur rôle comme acteurs de développement économique et social au niveau local et l’impact de leurs actions. Deux priorités sont particulièrement ciblées à travers cette action : l’emploi des jeunes qui présente toujours un gros défi pour la Tunisie et l’égalité des chances, notamment pour les femmes.

Le présent appel à propositions a pour objectif général: de contribuer au développement économique durable et inclusif de la Tunisie.

Le présent appel à propositions a pour objectif(s) spécifique(s): d’appuyer des actions portées par les OSC pour financer des projets à impact économique, social et environnemental mis en œuvre par des associations, des opérateurs du secteur privé (notamment de l’entrepreneuriat social), et des initiatives étudiantes pertinentes, notamment à travers la mise en place d’un ensemble de mécanismes de financement innovants (avances remboursables, prêts d’honneurs, subventions, etc.).

Le présent appel à propositions a pour priorité(s): La création d’emplois et le développement d’actions entrepreneuriales pour les jeunes et particulièrement pour les femmes sont les priorités de cet appel à proposition.

Montant de l’enveloppe financière mise à disposition par l’administration contractante

Le montant indicatif global mis à disposition au titre du présent appel à propositions s’élève à 1.800.000 EUR. L’administration contractante se réserve le droit de ne pas allouer la totalité des fonds disponibles.

Montant des subventions

Toute subvention demandée dans le cadre du présent appel à propositions doit être comprise entre les montants minimum et maximum suivants:

• montant minimum: 1.800.000 EUR
• montant maximum: 1.800.000 EUR

Toute subvention demandée dans le cadre du présent appel à propositions doit être comprise entre les pourcentages minimum et maximum suivants du total des coûts éligibles de l’action:

• pourcentage minimum: 50 % du total des coûts éligibles de l’action
• pourcentage maximum:

75 % du total des coûts éligibles de l’action pour les ONG européennes

90 % du total des coûts éligibles pour les ONG tunisiennes (voir également point 2.1.5)

Le solde (c’est-à-dire la différence entre le coût total de l’action et le montant demandé à l’administration contractante) doit être financé par des sources autres que le budget de l’Union européenne ou le Fonds européen de développement.

La subvention peut couvrir l’intégralité des coûts éligibles de l’action si cela est jugé indispensable à la réalisation de cette dernière. Dans ce cas, le demandeur chef de file doit justifier le financement intégral, à la section 2.1 de la partie B du formulaire de demande de subvention. La validité de la justification fournie sera examinée pendant la procédure d’évaluation. L’absence de justification peut entraîner le rejet de la demande.

Règles applicables au présent appel à propositions

Les présentes lignes directrices définissent les règles de soumission, de sélection et de mise en œuvre des actions financées dans le cadre du présent appel à propositions, conformément aux dispositions du Guide pratique des procédures contractuelles applicables à l’action extérieure de l’UE (PRAG), qui s’applique au présent appel (disponible sur internet à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do?locale=fr)[6].

Critères d’éligibilité

Il existe trois séries de critères d’éligibilité, qui concernent respectivement:

• les acteurs:
• le demandeur chef de file, c’est-à-dire l’entité qui soumet le formulaire de demande (2.1.1),
• le cas échéant, son ou ses codemandeurs (sauf disposition contraire, le demandeur chef de file et ses codemandeurs sont ci-après conjointement dénommés les «demandeurs») (2.1.1),
• et, le cas échéant, la ou les entités affiliées au demandeur chef de file et/ou aux codemandeurs (2.1.2);
• les actions:

les actions susceptibles de bénéficier d’une subvention (2.1.4);

• les coûts:
• les types de coûts pouvant être pris en compte dans le calcul du montant de la subvention (2.1.5).

Éligibilité des demandeurs (demandeur chef de file et codemandeurs)

Demandeur chef de file

(1)   Pour prétendre à une subvention, le demandeur chef de file doit:

• être une personne morale et
• n’avoir aucun but lucratif et
• appartenir à l’une des catégories d’organisations suivantes: organisation non gouvernementale et
• être établi en Tunisie, dans un État membre de l’Union européenne ou de l’Espace Economique Européen

«Pour les demandeurs britanniques: veuillez noter que les critères d’éligibilité doivent être respectés pendant toute la durée de la subvention. Sauf disposition contraire des règles d’éligibilité sectorielles, en cas de retrait du Royaume-Uni de l’Union européenne pendant la période de subvention en l’absence d’un accord avec l’UE garantissant notamment que les demandeurs du Royaume-Uni continuent à être éligibles, vous ne recevrez plus de financement de l’UE (tout en continuant, si possible, à participer) ou vous serez tenu de quitter le projet sur la base de l’article 12 “Résiliation du contrat” (modification de la situation juridique du bénéficiaire)».

Cette obligation ne s’applique pas aux organisations internationales et

• être directement chargé de la préparation et de la gestion de l’action avec le ou les codemandeurs et l’entité ou les entités affiliées, et non agir en tant qu’intermédiaire.

(2)   Ne peuvent participer à des appels à propositions, ni être bénéficiaires d’une subvention, les demandeurs potentiels se trouvant dans l’une des situations décrites à la section 2.6.10.1 du PRAG;

Les demandeurs chefs de file, les codemandeurs et les entités affiliées et, s’il s’agit d’entités légales, les personnes ayant sur eux un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sont informés du fait que, s’ils se trouvent dans une des situations de détection rapide ou d’exclusion conformément à la section 2.6.10.1 du PRAG, leurs coordonnées (nom/dénomination, prénom si personne physique, adresse/siège social, forme juridique et nom et prénom des personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, si personne morale) peuvent être enregistrées dans le système de détection rapide et d’exclusion et communiquées aux personnes et entités concernées dans le cadre de l’attribution ou de l’exécution d’un contrat de subvention. A cet égard, les demandeurs chef de file, les codemandeurs et les entités affiliées sont tenus de déclarer qu’ils ne sont pas dans l’une des situations d’exclusion en signant une déclaration sur l’honneur (PRAG Annexe A14). Pour les subventions inférieures ou égales à EUR 60 000, aucune déclaration sur l’honneur n’est requise.

Dans la partie A, section 3, et la partie B, section 8, du formulaire de demande de subvention («déclaration(s) du demandeur chef de file»), le demandeur chef de file doit déclarer que ni lui-même ni le ou les codemandeurs ou l’entité ou les entités affiliées ne se trouvent dans une de ces situations.

Le demandeur chef de file peut agir soit individuellement, soit avec un ou plusieurs codemandeurs, conformément aux prescriptions ci-après.

Si le demandeur n’est pas établi en Tunisie, il doit obligatoirement avoir un ou des codemandeurs dont au moins un est établi en Tunisie.

Si la subvention lui est accordée, le demandeur chef de file devient le bénéficiaire identifié comme le coordonnateur dans l’annexe G (Conditions particulières). Le coordonnateur est l’interlocuteur principal de l’administration contractante. Il représente les éventuels autres bénéficiaires et agit en leur nom. Il coordonne l’élaboration et la mise en œuvre de l’action.

Codemandeur(s)

Si le demandeur n’est pas établi en Tunisie, il doit obligatoirement avoir un ou des codemandeurs dont au moins un est établi en Tunisie.

Les codemandeurs participent à l’élaboration et à la mise en œuvre de l’action, et les frais qu’ils supportent sont éligibles au même titre que ceux supportés par le demandeur chef de file.

Les codemandeurs doivent satisfaire aux mêmes critères d’éligibilité que ceux qui s’appliquent au demandeur chef de file lui-même.

Les codemandeurs doivent signer le mandat figurant dans la partie B, section 4, du formulaire de demande de subvention.

Si la subvention leur est attribuée, les éventuels codemandeurs deviennent bénéficiaires dans le cadre de l’action (avec le coordonnateur).

(3)  Les demandeurs figurant sur les listes des personnes, groupes et entités faisant l’objet de mesures restrictives de l’UE (voir section 2.4. du PRAG) au
moment de la décision d’attribution ne peuvent se voir octroyer une subvention.

Entités affiliées

Entité(s) affiliée(s)

Le demandeur chef de file et son ou ses codemandeurs peuvent agir avec une ou des entités affiliées.

Seules les entités suivantes peuvent être considérées comme affiliées au demandeur chef de file et/ou au(x) codemandeur(s):

Uniquement les entités qui ont un lien structurel avec les demandeurs (le demandeur chef de file ou un codemandeur), en particulier un lien juridique ou de capital.

Ce lien structurel englobe principalement deux notions:

1. i) le contrôle, au sens de la directive 2013/34/UE relative aux états financiers annuels, aux états financiers consolidés et aux rapports y afférents de certaines formes d’entreprises:

Les entités affiliées à un demandeur peuvent donc être:

• des entités contrôlées directement ou indirectement par le demandeur (filiales ou filiales de premier rang) ou contrôlées par une entité elle-même contrôlée par le demandeur (sous-filiales ou filiales de deuxième niveau), et ceci est valable pour les autres niveaux de contrôle;
• des entités contrôlant directement ou indirectement le demandeur (sociétés mères). De la même façon, il peut s’agir d’entités contrôlant une entité contrôlant le demandeur;
• des entités contrôlées, directement ou indirectement, au même niveau que le demandeur (sociétés sœurs).

1. ii) l’adhésion, c’est-à-dire que le demandeur est juridiquement défini comme, par exemple, un réseau, une fédération ou une association dont l’entité affiliée proposée est membre, ou bien le demandeur est membre de la même entité (par exemple, un réseau, une fédération ou une association,…) que l’entité affiliée proposée.

D’une manière générale, le lien structurel ne doit pas être limité à l’action, ni établi aux seules fins de la mise en œuvre de cette dernière. Cela signifie qu’il existerait indépendamment de l’attribution de la subvention; il devrait exister avant l’appel à propositions et rester valide une fois l’action terminée.

À titre exceptionnel, une entité peut être considérée comme affiliée à un demandeur même si le lien structurel a été établi aux seules fins de la mise en œuvre de l’action, dans le cas de «demandeurs uniques» ou de «bénéficiaires uniques».  Un demandeur unique ou un bénéficiaire unique est une entité juridique formée de plusieurs entités (un groupe d’entités) qui satisfont ensemble aux critères d’attribution de la subvention. Par exemple, une association est formée de ses membres.

Que ne peut pas être une entité affiliée?

Les entités suivantes ne peuvent pas être considérées comme affiliées à un demandeur:

• les attributaires d’un marché lancé par un demandeur, ou ses sous-traitants, les entités à qui un service public est délégué ou concédé pour le compte d’un demandeur;
• les entités qui perçoivent un soutien financier de la part du demandeur;
• les entités qui collaborent régulièrement avec un demandeur sur la base d’un protocole d’accord ou qui partagent des actifs avec lui;
• les entités qui ont signé un accord de consortium dans le cadre du contrat de subvention (sauf si cet accord de consortium conduit à la création d’un «demandeur unique» tel que décrit ci-dessus).

Comment vérifier l’existence du lien avec un demandeur?

L’affiliation résultant d’une relation de contrôle peut être démontrée en particulier sur la base des comptes consolidés du groupe auquel appartiennent le demandeur et ses entités affiliées proposées.

Celle résultant d’une adhésion peut être démontrée en particulier sur la base des statuts (ou d’un acte constitutif équivalent) de l’entité (réseau, fédération, association) que forme le demandeur ou à laquelle il participe.

Si une subvention est attribuée à un demandeur, ses entités affiliées ne deviennent ni bénéficiaires de l’action ni signataires du contrat de subvention. Toutefois, elles participent à l’élaboration et à la mise en œuvre de l’action et les frais qu’elles supportent (notamment ceux relatifs aux marchés de mise en œuvre et au soutien financier de tiers) peuvent être éligibles, à condition de respecter les règles pertinentes applicables aux bénéficiaires en vertu du contrat de subvention.

Les entités affiliées doivent satisfaire aux mêmes critères d’éligibilité que ceux qui s’appliquent au demandeur chef de file et aux codemandeurs.  Elles doivent signer la déclaration les concernant qui figure dans la partie B, section 5, du formulaire de demande de subvention.

Associés et contractants

Les entités suivantes ne sont ni des demandeurs ni des entités affiliées et elles n’ont pas à signer le «mandat pour codemandeur(s)» ou la «déclaration d’entité affiliée»:

• Associés

D’autres organisations ou personnes peuvent être associées à l’action. Ces associés participent effectivement à l’action, mais ne bénéficient pas d’un financement au titre de la subvention, à l’exception des indemnités journalières et des frais de déplacement. Ils ne sont pas tenus de répondre aux critères d’éligibilité mentionnés à la section 2.1.1. Les associés doivent être mentionnés dans la partie B, section 6, du formulaire de demande de subvention, intitulée «Associés participant à l’action».

• Contractants

Les bénéficiaires et leurs entités affiliées peuvent attribuer des marchés. Les associés ou les entités affiliées ne peuvent pas être en même temps des contractants du projet. Les contractants sont soumis aux règles de passation de marchés énoncées à l’annexe IV du contrat type de subvention.

Actions éligibles: pour quelles actions une demande peut-elle être présentée?

Définition

Une action se compose d’une série d’activités.

Durée

La durée initiale prévue d’une action ne peut pas être inférieure à 36 mois ni excéder 48 mois.

Secteurs ou thèmes

Les actions proposées devront s’inscrire dans le cadre des priorités identifiées dans le cadre du présent appel à propositions (voir paragraphe 1.2).

Couverture géographique

Les actions doivent être mises en œuvre en Tunisie.

Types d’action

Les actions devront porter sur le secteur de l’artisanat visant à promouvoir la création d’emploi, à appuyer la création d’activités économiques valorisant le patrimoine et le savoir-faire artisanal.

Les types d’action suivants ne sont pas éligibles:

• les actions consistant uniquement ou principalement à financer la participation de particuliers à des ateliers, des séminaires, des conférences et des congrès;
• les actions consistant uniquement ou principalement à financer des bourses individuelles d’études ou de formation;
• les actions discriminantes à l’égard de personnes ou de groupes de personnes en raison de leur orientation sexuelle, de leurs croyances religieuses (ou de l’absence de croyances religieuses) ou de leur origine ethnique;
• actions soutenant financièrement et/ou politiquement des partis politiques ou des groupes religieux;
• actions incluant des aspects de prosélytisme religieux et politique.

Types d’activité : à titre indicatif, ces activités peuvent être considérées comme pertinentes pour cet appel à proposition :

• accompagnement d’initiatives et de projets économiques permettant la création d’entreprises favorisant l’emploi des jeunes dans les domaines de l’artisanat et les secteurs connexes,
• financement d’actions entrepreneuriales portées par des ONG ou des opérateurs privés avec une attention particulière accordée aux jeunes diplômés et aux femmes.

Soutien financier à des tiers

Les demandeurs peuvent proposer de soutenir des tiers financièrement pour contribuer à réaliser les objectifs de l’action.

Le montant maximum d’un tel soutien financier ne doit pas dépasser 60 000 EUR par tiers, sauf lorsque la réalisation des objectifs des actions serait, autrement, impossible ou exagérément difficile;

Dans le cadre du présent appel, le soutien financier à des tiers est jugé essentiel à la réalisation de l’objectif de l’action.

Conformément aux présentes lignes directrices, et notamment aux conditions ou restrictions fixées dans la présente section, le demandeur chef de file devrait indiquer obligatoirement, dans la section 2.1.1 du formulaire de demande de subvention:

• l’objectif général, les objectifs spécifiques et les produits (c’est-à-dire les résultats) à atteindre au moyen du soutien financier;
• les différents types d’activité éligibles à un soutien financier, sur la base d’une liste exhaustive;
• les types de personnes ou les catégories de personnes susceptibles de recevoir un soutien financier;

(iv)  les critères permettant de sélectionner ces entités et de leur octroyer le soutien financier;

• les critères permettant de déterminer le montant exact du soutien financier octroyé à chaque tiers et;
• le montant maximum pouvant être octroyé.

En tout état de cause, les conditions obligatoires fixées ci-dessus pour l’octroi d’un soutien financier [points (i) à (vi)] doivent être strictement définies dans le contrat de subvention afin d’éviter que ce soutien financier soit attribué de façon discrétionnaire.]

Visibilité

Les demandeurs doivent prendre toutes les mesures nécessaires pour faire savoir que l’Union européenne a financé ou cofinancé l’action. Dans la mesure du possible, les actions totalement ou partiellement financées par l’Union européenne doivent comprendre des activités d’information et de communication destinées à sensibiliser des publics spécifiques ou généraux aux raisons de ces actions et du soutien de l’UE en faveur de ces actions dans le pays ou la région concernée, ainsi qu’aux résultats et à l’impact de ce soutien.

Les demandeurs doivent respecter les objectifs et les priorités et garantir la visibilité du financement de l’UE (se reporter au manuel de communication et de visibilité des actions extérieures financées par l’UE, établi et publié par la Commission européenne, qui peut être consulté à l’adresse suivante: https://ec.europa.eu/europeaid/communication-et-visibilite-des-actions-exterieures-de-lue-lignes-directrices-lintention-des_fr).

Nombre de demandes et de subventions par demandeur/entité affiliée

Le demandeur chef de file ne peut pas soumettre plus de 1 demande(s) dans le cadre du présent appel à propositions.

Le demandeur chef de file ne peut pas se voir attribuer plus de 1 subvention(s) au titre du présent appel à propositions.

Le demandeur chef de file peut être en même temps un codemandeur ou une entité affiliée dans une autre demande.

Un codemandeur/une entité affiliée peut être un codemandeur ou une entité affiliée dans plus de 1 demande(s) dans le cadre du présent appel à propositions.

Un codemandeur/une entité affiliée ne peut pas se voir attribuer plus de 1 subvention(s) au titre du présent appel à propositions.

Éligibilité des coûts: quels coûts peuvent être pris en compte?

Seuls les «coûts éligibles» peuvent être couverts par une subvention. Les catégories de coûts éligibles et non éligibles sont indiquées ci-dessous. Le budget constitue à la fois une estimation des coûts et un plafond global pour les «coûts éligibles».

Le remboursement des coûts éligibles peut prendre les formes suivantes, ou une combinaison de celles-ci:

• les frais effectivement supportés par le ou les bénéficiaires et l’entité ou les entités affiliées;
• une ou plusieurs options simplifiées en matière de coûts.

Les options simplifiées en matière de coûts peuvent prendre les formes suivantes:

• coûts unitaires: couvrent l’ensemble ou une partie des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement fixées à l’avance par référence à un montant par unité.
• montants forfaitaires: couvrent globalement l’ensemble ou une partie des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement fixées à l’avance;
• financement à taux forfaitaire: couvre des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement fixées à l’avance par l’application d’un pourcentage défini ex ante.

Les options simplifiées en matière de coûts (OSC) sont divisées en deux catégories:

1/ les «OSC fondées sur les produits ou sur les résultats»: cette catégorie inclut les coûts liés aux produits , aux résultats, aux activités et aux éléments livrables dans le cadre d’un projet donné (par exemple la fixation d’un montant forfaitaire pour l’organisation d’une conférence, l’obtention d’un produit donné ou la réalisation d’une activité donnée). Dans la mesure du possible et s’il y a lieu, les montants forfaitaires, les coûts unitaires ou les financements à taux forfaitaires sont calculés de manière à permettre leur paiement à l’obtention de produits/résultats concrets. Ce type d’OSC peut être proposé par le bénéficiaire (aucun seuil n’est applicable) au stade de la proposition. Si le comité d’évaluation et l’administration contractante ne sont pas convaincus par la justification fournie, un remboursement sur la base des frais effectivement supportés est toujours possible.

2/ «autres OSC/OSC récurrentes». Cette seconde catégorie couvre les options simplifiées en matière de coûts intégrées dans les pratiques comptables du bénéficiaire, pour lesquelles une évaluation ex ante est jugée nécessaire, compte tenu de la nécessité d’une application uniforme des conditions requises. Exemples: pourcentage additionnel appliqué aux salaires réels pour couvrir les coûts entrant dans la rémunération ou utilisation d’une méthode pour répartir les coûts d’un bureau de projet prévu dans la description de l’action. Pour pouvoir recourir à des OSC systémiques/récurrentes, les pratiques comptables du bénéficiaire doivent avoir été positivement évaluées par un cabinet d’audit sur la base de termes de référence standards fournis par la Commission. Pour obtenir le remboursement de cette catégorie d’OSC, le bénéficiaire renvoie à l’évaluation ex ante obtenue préalablement dans la feuille de justification du budget (annexe B).

Les montants ou taux doivent être basés sur des estimations utilisant des données objectives, telles que des données statistiques, ou tout autre moyen objectif ou se référant à des données historiques certifiées ou vérifiables des demandeurs ou des entités affiliées. La détermination des OSC est également possible au moyen d’un «jugement d’expert», fourni par des experts disponibles en interne ou obtenu conformément à la réglementation applicable. Les experts sont soit des contrôleurs des comptes ou des experts-comptables mandatés, soit des membres du personnel de la Commission, mais il ne peut s’agir de membres du personnel du bénéficiaire. Les méthodes utilisées pour déterminer les montants ou les taux des coûts unitaires, les montants forfaitaires ou les taux forfaitaires doivent remplir les critères énoncés dans l’annexe K et faire en sorte, en particulier, que les coûts soient relativement proches de ceux effectivement supportés par le ou les bénéficiaires et les entités affiliées, qu’ils soient conformes à leurs pratiques comptables, qu’aucun bénéfice ne soit réalisé et qu’ils ne soient pas déjà couverts par d’autres sources de financement (absence de double financement). Consultez l’annexe K pour connaître le détail de la procédure à suivre selon le type et le montant des coûts à déclarer comme OSC.

Les demandeurs proposant cette forme de remboursement doivent faire apparaître clairement, dans la feuille de calcul n° 1 de l’annexe B, chaque rubrique/poste de coûts éligibles concerné(e) par ce type de financement, en indiquant, en lettres capitales, la mention «COÛT UNITAIRE» (par mois/vol, etc.), «MONTANT FORFAITAIRE», «TAUX FORFAITAIRE» dans la colonne «Unité» (voir l’exemple dans l’annexe K).

En outre, dans l’annexe B, dans la deuxième colonne de la feuille de calcul n° 2 «Justification des coûts estimés», les demandeurs doivent, pour chaque poste budgétaire ou rubrique correspondant(e):

• décrire les informations et les méthodes utilisées pour déterminer les montants des coûts unitaires, les montants forfaitaires et/ou les taux forfaitaires, indiquer à quels coûts ils se réfèrent, etc. pour les OSC fondées sur les produits ou les résultats;
• expliquer clairement les formules utilisées pour le calcul du montant final éligible pour les OSC fondées sur les produits ou les résultats[12].
• renvoyer à l’évaluation ex ante obtenue préalablement pour d’autres OSC/des OSC récurrentes.

Dans le cas d’OSC fondées sur les produits ou les résultats, le comité d’évaluation et l’administration contractante décident s’ils acceptent ou non les montants ou taux proposés sur la base du budget prévisionnel soumis par les demandeurs, en analysant les données factuelles des subventions utilisées par les demandeurs ou d’actions similaires. Si le comité d’évaluation et l’administration contractante ne sont pas convaincus par la justification fournie, un remboursement sur la base des frais effectivement supportés est toujours possible.

Aucun seuil n’est fixé ex ante pour le montant total du financement qui peut être autorisé par l’administration contractante sur la base d’options simplifiées en matière de coûts. D’autres OSC/Des OSC récurrentes ne peuvent être déclarées que si elles ont déjà fait l’objet d’une évaluation positive.

Les recommandations concernant l’attribution d’une subvention sont toujours subordonnées à la condition que les vérifications précédant la signature du contrat de subvention ne révèlent pas de problèmes nécessitant des modifications du budget (par exemple, des erreurs arithmétiques, des inexactitudes, des coûts irréalistes et des coûts non éligibles). Cette procédure de vérification peut donner lieu à des demandes d’éclaircissement et conduire l’administration contractante à imposer des modifications ou des réductions afin de corriger ces erreurs ou inexactitudes. Ces corrections ne peuvent entraîner une augmentation de la subvention ou du pourcentage du cofinancement de l’UE.

En conséquence, il est dans l’intérêt des demandeurs de fournir un budget réaliste et d’un rapport coût-efficacité convenable.

Coûts directs éligibles

Pour être éligibles au titre du présent appel à propositions, les coûts doivent respecter les dispositions de l’article 14 des conditions générales du contrat type de subvention (voir l’annexe G des lignes directrices).

Réserve pour imprévus

Le budget peut inclure une réserve pour imprévus ne dépassant pas 5 % des coûts directs éligibles estimés. Celle-ci ne peut être utilisée qu’avec l’autorisation écrite préalable de l’administration contractante.

Coûts indirects éligibles

Les frais indirects supportés pendant la mise en œuvre de l’action peuvent être éligibles à un financement à taux forfaitaire, à hauteur de 7 % maximum du total estimé des coûts directs éligibles. Des coûts indirects sont éligibles pour autant qu’ils n’incluent pas de coûts portés en compte sur une autre rubrique du budget dans le contrat type de subvention. Le demandeur chef de file peut être invité à justifier le pourcentage demandé avant la signature du contrat de subvention. Néanmoins, une fois le taux forfaitaire fixé dans les conditions particulières du contrat de subvention, aucune pièce justificative ne doit être fournie.

Si un des demandeurs ou une des entités affiliées bénéficie d’une subvention de fonctionnement financée par l’UE, il/elle ne peut inscrire des coûts indirects sur les coûts qu’il/elle supporte au budget proposé pour l’action.

Contributions en nature

Par «contributions en nature», il faut entendre les biens ou services mis gracieusement à la disposition des bénéficiaires ou des entités affiliées par un tiers. Les contributions en nature n’impliquant aucune dépense pour les bénéficiaires ou les entités affiliées, elles ne constituent normalement pas des coûts éligibles.

À titre exceptionnel, elles peuvent inclure des coûts de personnel pour le travail fourni par des volontaires dans le cadre d’une action ou d’un programme de travail (qui sont des coûts éligibles).

Le travail bénévole peut représenter jusqu’à 50 % du cofinancement. Aux fins du calcul de ce pourcentage, les contributions en nature sous la forme de travail bénévole sont calculées sur la base du coût unitaire fourni par le pouvoir adjudicateur. Ce type de coûts doit être présenté séparément des autres coûts éligibles dans le budget prévisionnel. La valeur du travail bénévole doit toujours être exclue du calcul des coûts indirects.

Lorsque les coûts estimés comprennent le travail bénévole, la subvention n’excède pas les coûts éligibles estimés autres que les coûts du travail bénévole.

Les autres cofinancements sont basés sur des estimations fournies par le demandeur.

Les contributions en nature ne peuvent être considérées comme un cofinancement.

Toutefois, si la description de l’action proposée contient des contributions en nature, celles-ci doivent être fournies.

Coûts inéligibles

Les coûts suivants ne sont pas éligibles:

• les dettes et la charge de la dette (intérêts);
• les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles;
• les coûts déclarés par le ou les bénéficiaires et financés par une autre action ou un autre programme de travail bénéficiant d’une subvention de l’Union européenne (y compris au titre du FED);
• les achats de terrains ou d’immeubles, sauf si ces achats sont indispensables à la mise en œuvre directe de l’action, auquel cas leur propriété doit être transférée conformément à l’article 7.5 des conditions générales du contrat type de subvention, au plus tard à la fin de l’action;
• les pertes de change;
• les rémunérations du personnel d’administrations nationales.

Clauses déontologiques et code de conduite

a) Absence de conflit d’intérêts

Le demandeur ne peut se trouver dans aucune situation de conflit d’intérêts ni avoir aucun lien de type équivalent avec d’autres demandeurs ou d’autres parties au projet. Toute tentative d’un demandeur visant à se procurer des informations confidentielles, à conclure des ententes illicites avec ses concurrents ou à influencer le comité d’évaluation ou l’administration contractante au cours de la procédure d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des demandes entraînera le rejet de sa demande et l’expose à des sanctions administratives conformément au règlement financier en vigueur.

b) Respect des droits de l’homme ainsi que de la législation environnementale et des normes fondamentales en matière de travail

Le demandeur et son personnel doivent respecter les droits de l’homme. En particulier, et conformément à la loi applicable, les demandeurs qui se sont vu attribuer une subvention doivent respecter la législation environnementale, y compris les accords environnementaux multilatéraux, ainsi que les normes fondamentales du travail applicables, telles que définies dans les conventions de l’Organisation internationale du travail en la matière (comme les conventions sur la liberté syndicale et la négociation collective, sur l’élimination du travail forcé ou obligatoire et sur l’abolition du travail des enfants).

Tolérance zéro pour l’exploitation sexuelle et les abus sexuels:

la Commission européenne applique une politique de «tolérance zéro» en ce qui concerne l’ensemble des comportements fautifs ayant une incidence sur la crédibilité professionnelle du demandeur.

Sont interdits les châtiments corporels ou violences physiques, les menaces de violences physiques, les abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement et les violences verbales, ainsi que toutes les autres formes d’intimidation.

c) Lutte contre la corruption

Le demandeur doit respecter les lois, règlements et codes de conduite applicables en matière de lutte contre la corruption. La Commission européenne se réserve le droit de suspendre ou d’annuler le financement d’un projet si des pratiques de corruption, de quelque nature qu’elles soient, sont découvertes à n’importe quel stade de la procédure d’attribution ou pendant l’exécution d’un contrat et si l’administration contractante ne prend pas toutes les mesures appropriées pour remédier à la situation. Aux fins de la présente disposition, on entend par «pratique de corruption» toute offre de paiement illicite, de présent, de gratification ou de commission à quelque personne que ce soit à titre d’incitation ou de récompense pour qu’elle accomplisse ou s’abstienne d’accomplir des actes ayant trait à l’attribution d’une subvention ou à l’exécution d’un contrat déjà conclu avec l’administration contractante.

d) Frais commerciaux extraordinaires

Toute demande est rejetée ou tout contrat résilié dès lors qu’il est constaté que l’attribution de la subvention ou l’exécution du contrat a donné lieu à des frais commerciaux extraordinaires. Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non mentionnée au marché principal ou qui ne résulte pas d’un contrat en bonne et due forme faisant référence au marché principal, toute commission qui ne rétribue aucun service légitime effectif, toute commission versée dans un paradis fiscal, toute commission versée à un destinataire non clairement identifié ou à une société qui a toutes les apparences d’une société de façade.

Les bénéficiaires d’une subvention convaincus d’avoir payé des frais commerciaux inhabituels dans le cadre de projets financés par l’Union européenne s’exposent, en fonction de la gravité des faits constatés, à la résiliation du contrat, voire à une exclusion définitive du bénéfice de financements de l’Union européenne/du FED.

e) Manquement aux obligations, irrégularités ou fraude

L’administration contractante se réserve le droit de suspendre ou d’annuler la procédure lorsqu’il s’avère que la procédure d’attribution a été entachée d’un manquement aux obligations, d’irrégularités ou de fraude. Lorsqu’un manquement aux obligations, des irrégularités ou des fraudes sont découverts après l’attribution de la subvention, l’administration contractante peut s’abstenir de conclure le contrat.

Présentation de la demande et procédures à suivre

Afin de soumettre une demande dans le cadre du présent appel à propositions, les demandeurs chefs de file doivent:

1. fournir des informations concernant les organisations impliquées dans l’action. Veuillez noter que l’enregistrement de ces données dans PADOR est obligatoire pour le présent appel à propositions:

étape de la note succincte de présentation: l’enregistrement est obligatoire pour les demandeurs principaux sollicitant des contributions de l’UE supérieures à 60 000 EUR;

étape de la demande complète: l’enregistrement est obligatoire pour tous les demandeurs et leurs entités affiliées. Les demandeurs principaux doivent s’assurer que leur profil PADOR est actualisé;

2. fournir des informations concernant l’action dans les documents énumérés aux points 2.2.2 (note succincte de présentation) et 2.2.5 (demande complète). Veuillez noter que la soumission en ligne via PROSPECT est obligatoire pour le présent appel.

PADOR est une base de données en ligne dans laquelle les organisations enregistrent et mettent régulièrement à jour les données concernant leur entité. Les organisations enregistrées dans PADOR ont un ID unique (ID EuropeAid) qu’ils doivent mentionner dans leur demande. PADOR est accessible via le site web: http://ec.europa.eu/europeaid/pador_en

Il est vivement recommandé de s’enregistrer dans PADOR bien à l’avance et de ne pas attendre la dernière minute avant l’expiration du délai pour soumettre votre demande dans PROSPECT.

S’il est impossible de s’enregistrer en ligne dans PADOR pour des raisons techniques, les demandeurs et/ou l’entité/les entités affiliée(s) doivent compléter le «formulaire hors ligne PADOR» joint aux présentes lignes directrices. Ce formulaire doit être envoyé avec la demande, pour la date limite de soumission (voir points 2.2.2 et 2.2.5).

Avant de commencer à utiliser PADOR et PROSPECT, veuillez lire les guides de l’utilisateur disponible sur le site internet. Toutes les questions relatives à l’utilisation de ces systèmes doivent être adressées au helpdesk informatique à l’adresse: EuropeAid-IT-support@ec.europa.eu à l’aide du formulaire d’assistance en ligne de PROSPECT.

Contenu de la note succincte de présentation

Les demandes doivent être soumises conformément aux instructions relatives à la note succincte de présentation figurant dans le formulaire de demande de subvention joint aux présentes lignes directrices (annexe A).

Les demandeurs doivent soumettre leur demande en français.

Veuillez noter que:

1. Dans la note succincte de présentation, les demandeurs chefs de file ne doivent fournir qu’une estimation de la contribution de l’UE sollicitée, ainsi qu’un pourcentage indicatif de cette contribution par rapport aux coûts éligibles de l’action. Un budget détaillé ne doit être présenté que par les demandeurs chefs de file invités à soumettre une demande complète dans la seconde phase.
2. Les éléments exposés dans la note succincte de présentation ne peuvent pas être modifiés dans la demande complète. La contribution de l’UE ne peut pas varier de plus de 20 % par rapport à l’estimation initiale. Les demandeurs chefs de file sont libres d’adapter le pourcentage de cofinancement requis en respectant les fourchettes fixées pour le montant et pour le pourcentage de cofinancement, indiquées à la section 1.3 des présentes lignes directrices. Le demandeur chef de file ne peut remplacer un codemandeur ou une entité affiliée que dans des cas dûment justifiés (faillite du codemandeur initial ou de l’entité affiliée initiale, par exemple). Dans ce cas, le nouveau codemandeur/la nouvelle entité affiliée doit être de nature similaire au codemandeur/ à l’entité affiliée initial(e). Le demandeur chef de file peut adapter la durée de l’action si des imprévus sur lesquels les demandeurs n’ont aucune prise sont survenus après la soumission de la note succincte de présentation et requièrent une telle adaptation (risque de non-exécution de l’action). Dans ce cas, la durée doit rester dans les limites prévues dans les lignes directrices à l’intention des demandeurs. Une explication/justification du remplacement/de l’ajustement concerné sera fournie dans une lettre ou un courriel d’accompagnement.

Les contributions propres des demandeurs peuvent être remplacées à tout moment par des contributions d’autres donateurs.

1. Seule la note succincte de présentation sera évaluée. Il est par conséquent très important que ce document contienne TOUTES les informations pertinentes concernant l’action. Aucune annexe supplémentaire ne doit être envoyée.

Toute erreur ou tout écart majeur par rapport aux instructions concernant la note succincte de présentation peut aboutir au rejet de cette dernière.

L’administration contractante se réserve le droit de demander des éclaircissements lorsque les informations fournies ne lui permettent pas de réaliser une évaluation objective.

Les notes succinctes de présentation manuscrites ne seront pas acceptées.

Où et comment envoyer la note succincte de présentation?

Soumission en ligne:

Les demandes doivent être remplies en ligne au moyen de PROSPECT https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/prospect en suivant les instructions fournies dans le manuel d’utilisation de PROSPECT.

Après l’envoi de la demande en ligne, le demandeur chef de file recevra un accusé de réception automatique dans son profil PROSPECT.

Les demandes peuvent être rejetées. Les demandeurs chefs de file doivent s’assurer que leur demande est complète en utilisant la liste de contrôle (annexes A.1 et A.2, Instructions).

Date limite de soumission de la note succincte de présentation

La date limite de soumission des notes succinctes de présentation est fixée au 07/10/2019 à 19:00 (date et heure de Bruxelles).  Afin de convertir cette échéance en heure locale, vous pouvez utiliser tout outil de conversion horaire qui tient compte des fuseaux horaires et du changement d’heure en hiver/été (exemple disponible ici)[15]. Il est vivement conseillé au demandeur chef de file de ne pas attendre le dernier jour pour soumettre sa note succincte de présentation, car un encombrement ou une quelconque défaillance de la connexion internet (y compris une panne de courant, etc.) pourrait entraîner des difficultés dans l’envoi des documents. Le pouvoir adjudicateur ne peut être tenu pour responsable de tout retard en raison des difficultés susmentionnées.

Toute note succincte de présentation soumise après la date limite sera rejetée.

Autres informations concernant la note succincte de présentation

Une séance d’information relative au présent appel à propositions sera organisée le 06/09/2019 à 10h00 (heure de Tunis) au siège de la Délégation de l’Union européenne en Tunisie.

Les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier électronique, au plus tard 21 jours avant la date limite de soumission des notes succinctes de présentation, à l’adresse ou aux adresses figurant ci-après, en indiquant clairement la référence de l’appel à propositions:

Adresse électronique: delegation-tunisia-aap@eeas.europa.eu

L’administration contractante n’est pas tenue de fournir des éclaircissements sur des questions reçues après cette date.

Les réponses seront communiquées au plus tard 11 jours avant la date limite de soumission des notes succinctes de présentation.

Afin de garantir l’égalité de traitement des demandeurs, l’administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs chefs de file, des codemandeurs, d’une/d’entité(s) affiliée(s), d’une action ou d’activités spécifiques.

Aucune réponse individuelle ne sera donnée aux questions posées. Toutes les questions et leurs réponses, ainsi que d’autres informations importantes communiquées aux demandeurs au cours de la procédure d’évaluation, seront publiées sur le site internet de la DG Coopération internationale et développement, à l’adresse suivante: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome. Il est donc recommandé de consulter régulièrement le site internet dont l’adresse figure ci-dessus pour être informé des questions et des réponses publiées.

Toutes les questions relatives à l’enregistrement sur PADOR ou à la soumission en ligne via PROSPECT doivent être adressées au helpdesk informatique à l’adresse: EuropeAid-IT-support@ec.europa.eu au moyen du formulaire d’assistance en ligne PROSPECT. Veuillez noter que les langues de travail du soutien informatique sont: l’anglais, le français et l’espagnol. Par conséquent, les utilisateurs sont invités à envoyer leurs questions en anglais, français ou espagnol s’ils souhaitent bénéficier d’un délai de réponse optimal.

Demandes complètes

Les demandeurs chefs de file invités à soumettre une demande complète à la suite de la présélection de leur note succincte de présentation doivent le faire à l’aide de la partie B du formulaire de demande de subvention joint aux présentes lignes directrices (annexe A). Ils doivent respecter scrupuleusement le format du formulaire de demande de subvention et compléter les paragraphes et les pages dans l’ordre.

Les éléments exposés dans la note succincte de présentation ne peuvent pas être modifiés par le demandeur chef de file dans la demande complète. La contribution de l’UE ne peut s’écarter de plus de 20 % de l’estimation initiale, même si les demandeurs chefs de file sont libres d’adapter le pourcentage de cofinancement requis dans les limites des fourchettes fixées pour le montant et pour le pourcentage du cofinancement, indiquées à la section 1.3 des présentes lignes directrices. Le demandeur chef de file ne peut remplacer un codemandeur ou une entité affiliée que dans des cas dûment justifiés (faillite du codemandeur initial ou de l’entité affiliée initiale, par exemple). Dans ce cas, le nouveau codemandeur/la nouvelle entité affiliée doit être de nature similaire au codemandeur/ à l’entité affiliée initial(e). Le demandeur chef de file peut adapter la durée de l’action si des imprévus sur lesquels les demandeurs n’ont aucune prise sont survenus après la soumission de la note succincte de présentation et requièrent une telle adaptation (risque de non-exécution de l’action). Dans ce cas, la durée doit rester dans les limites prévues dans les lignes directrices à l’intention des demandeurs. Une explication/justification du remplacement/de l’ajustement concerné sera fournie dans une lettre ou un courriel d’accompagnement.

Les demandeurs chefs de file doivent soumettre leurs demandes complètes dans la même langue que celle de leur note succincte de présentation. Une copie des comptes du demandeur chef de file (le compte de résultat et le bilan pour le dernier exercice clôturé) doit être chargée sur PADOR pour la date limite de soumission de la demande complète. Une copie des derniers comptes n’est pas requise du ou des codemandeur(s) (le cas échéant), ni de l’entité/des entités affiliée(s) (le cas échéant).

Les demandeurs chefs de file doivent remplir le formulaire complet de demande aussi soigneusement et clairement que possible afin de faciliter son évaluation.

Toute erreur relative aux points mentionnés dans la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention) ou toute incohérence majeure dans la demande complète (incohérence des montants figurant dans les feuilles de calcul du budget, par exemple) peut conduire au rejet immédiat de la demande.

Des éclaircissements ne seront demandés que lorsque les informations fournies ne sont pas claires et empêchent donc l’administration contractante de réaliser une évaluation objective.

Les demandes manuscrites ne seront pas acceptées.

Il est à noter que seuls le formulaire complet de demande et les annexes publiées qui doivent être complétées (budget, cadre logique) seront transmis aux évaluateurs (et, s’il y a lieu, aux assesseurs). Il est par conséquent très important que ces documents contiennent TOUTES les informations pertinentes concernant l’action.

Le demandeur chef de file doit également joindre à sa demande complète les formulaires d’enregistrement PADOR (annexe F) complétés pour lui-même, pour chaque codemandeur éventuel et pour chaque entité affiliée éventuelle.

Aucune annexe supplémentaire ne doit être envoyée.

Où et comment envoyer les demandes complètes?

Les formulaires complets de demande accompagnés du budget, du cadre logique et de la déclaration du demandeur principal doivent être soumis en ligne via PROSPECT https://webgate.ec.europa.eu/ europeaid/prospect en suivant les instructions données dans le manuel de l’utilisateur.

Lors de la soumission de la demande complète en ligne, les demandeurs principaux recevront un accusé de réception automatique sur leur profil PROSPECT.

Les demandes envoyées par d’autres moyens (par ex. par télécopie ou courrier électronique) ou remises à d’autres adresses seront rejetées. Les demandes manuscrites ne seront pas acceptées.

Veuillez noter que les demandes incomplètes peuvent être rejetées. Il est conseillé aux demandeurs principaux de vérifier que leur note succincte de présentation est complète en utilisant la liste de contrôle (annexe A.2, instructions).

• Date limite de soumission des demandes complètes

La date limite de soumission des demandes sera communiquée dans la lettre envoyée aux demandeurs principaux dont la demande aura été présélectionnée. Cette lettre apparaîtra automatiquement en ligne sur le profil PROSPECT du demandeur principal.

Il est vivement conseillé aux demandeurs chefs de file de ne pas attendre le dernier jour pour soumettre leurs demandes complètes, car un encombrement ou une quelconque défaillance de la connexion internet (y compris une panne de courant, etc.) pourrait entraîner des difficultés dans la soumission. Le pouvoir adjudicateur ne peut être tenu pour responsable de tout retard en raison des difficultés susmentionnées.

Toute demande soumise après la date limite sera automatiquement rejetée.

Cependant, pour des raisons d’efficacité administrative, le pouvoir adjudicateur peut rejeter toute demande complète envoyée dans les délais, mais reçue après la date effective d’évaluation de la demande complète (voir calendrier indicatif au point 2.5.2).

Autres informations concernant les demandes complètes

Les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier électronique, au plus tard 21 jours avant la date limite de soumission des demandes complètes, aux adresses figurant ci-après, en indiquant clairement la référence de l’appel à propositions:

Adresse électronique: delegation-tunisia-aap@eeas.europa.eu

L’administration contractante n’est pas tenue de fournir des éclaircissements sur des questions reçues après cette date.

Les réponses seront communiquées au plus tard 11 jours avant la date limite de soumission des demandes complètes.

Afin de garantir l’égalité de traitement des demandeurs, l’administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs chefs de file, des codemandeurs, d’une/d’entité(s) affiliée(s) ou d’une action.

Aucune réponse individuelle ne sera donnée aux questions posées. Toutes les questions et leurs réponses, ainsi que d’autres informations importantes communiquées aux demandeurs au cours de la procédure d’évaluation, seront publiées sur le site internet de la DG Coopération internationale et développement, à l’adresse suivante: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome. Il est donc recommandé de consulter régulièrement le site internet dont l’adresse figure ci-dessus pour être informé des questions et des réponses publiées.

Toutes les questions relatives à l’enregistrement sur PADOR ou à la soumission en ligne via PROSPECT doivent être adressées au helpdesk informatique à l’adresse: EuropeAid-IT-support@ec.europa.eu au moyen du formulaire d’assistance en ligne PROSPECT. Veuillez noter que les langues de travail du soutien informatique sont: l’anglais, le français et l’espagnol. Par conséquent, les utilisateurs sont invités à envoyer leurs questions en anglais, français ou espagnol s’ils souhaitent bénéficier d’un délai de réponse optimal.

Évaluation et sélection des demandes

Les demandes seront examinées et évaluées par l’administration contractante avec l’aide possible d’assesseurs externes. Toutes les demandes seront évaluées selon les étapes et critères décrits ci-après.

Si l’examen de la demande révèle que l’action proposée ne satisfait pas aux critères d’éligibilité énoncés à la section 2.1, la demande sera rejetée pour ce seul motif.

• ÉTAPE 1: OUVERTURE, VÉRIFICATION ADMINISTRATIVE ET ÉVALUATION DES NOTES SUCCINCTES DE PRÉSENTATION

Au stade de l’ouverture et de la vérification administrative, les éléments suivants seront évalués:

• respect de la date limite. À défaut, la demande sera automatiquement rejetée;

• respect, par la note succincte de présentation, de tous les critères spécifiés dans la liste de contrôle (partie B, section 2, du formulaire de demande de subvention). Cette évaluation comprend également une appréciation de l’éligibilité de l’action. Si l’une des informations demandées manque ou est incorrecte, la demande peut être rejetée pour ce seul motif et elle ne sera pas évaluée plus avant.

Les notes succinctes de présentation qui passent ce contrôle avec succès seront évaluées au regard de la pertinence et de la conception de l’action proposée.

Les notes succinctes de présentation se verront attribuer une note globale sur 50, ventilée suivant la grille d’évaluation ci-après. L’évaluation permettra aussi de vérifier la conformité avec les instructions relatives à la manière de remplir la note succincte de présentation, qui figurent dans la partie A du formulaire de demande de subvention.

Les critères d’évaluation sont classés par rubriques et sous-rubriques. Chaque sous-rubrique se voit attribuer une note comprise entre 1 et 5 comme suit: 1 = très insuffisant; 2 = insuffisant; 3 = satisfaisant; 4 = bon; 5 = très bon.

Grille d’évaluation

Une fois toutes les notes succinctes de présentation évaluées, une liste est établie, classant les actions proposées selon leur note totale.**: Cette note est multipliée par 2 en raison de son importance

Dans un premier temps, seules les notes succinctes de présentation ayant obtenu au moins 30 points sont retenues pour la présélection.

Dans un second temps, le nombre de notes succinctes de présentation est réduit, sur la base de leur classement dans la liste, au nombre de notes succinctes de présentation dont le montant cumulé total des contributions demandées est égal à 200 % du budget disponible pour le présent appel à propositions. Le montant des contributions demandées pour chaque note succincte de présentation sera basé sur les enveloppes financières indicatives prévues pour chaque lot, s’il y a lieu.

Les demandeurs principaux recevront une lettre indiquant le numéro de référence de leur demande et les résultats respectifs. Cette lettre apparaîtra automatiquement en ligne sur le profil PROSPECT du demandeur principal. Les demandeurs principaux qui, dans les cas exceptionnels (voir point 2.2) ont dû soumettre leur demande par courrier postal ou la remettre en main propre, recevront la lettre par courrier électronique ou postal si aucune adresse de courrier électronique n’a été communiquée.

Les demandeurs présélectionnés seront ensuite invités à soumettre une demande complète.

• ÉTAPE 2: ÉVALUATION DE LA DEMANDE COMPLÈTE

En premier lieu, les points suivants sont évalués:

• respect de la date limite de soumission. À défaut, la demande sera automatiquement rejetée.
• respect, par la demande complète, de tous les critères spécifiés dans la liste de contrôle (partie B, section 7, du formulaire de demande de subvention). Cette évaluation comprend également une appréciation de l’éligibilité de l’action.  Si l’une des informations demandées manque ou est incorrecte, la demande peut être rejetée pour ce seul motif et elle ne sera pas évaluée plus avant.

Les demandes complètes qui passent ce contrôle avec succès sont ensuite évaluées au regard de leur qualité, y compris en ce qui concerne le budget proposé et la capacité des demandeurs et de l’entité ou des entités affiliées, sur la base des critères d’évaluation de la grille d’évaluation reproduite ci-après. Il existe deux types de critères d’évaluation: les critères de sélection et les critères d’attribution.

Les critères de sélection permettent d’évaluer la capacité opérationnelle du ou des demandeurs et de l’entité ou des entités affiliées et la capacité financière du demandeur chef de file; ils servent à vérifier que ceux-ci:

• disposent de sources de financement stables et suffisantes pour garantir leur activité tout au long de l’action proposée et, si nécessaire, pour participer à son financement (ceci s’applique uniquement aux demandeurs chefs de file);
• disposent de la capacité de gestion et des compétences et qualifications professionnelles requises pour mener à bien l’action proposée. Ceci s’applique aux demandeurs et à toute entité affiliée.

Aux fins de l’évaluation de la capacité financière, les demandeurs principaux doivent s’assurer que les informations et documents pertinents dans leur profil PADOR sont à jour. Si les informations et documents dans PADOR sont désuets pour une évaluation adéquate de la capacité financière, la demande peut être rejetée.

Les critères d’attribution permettent d’évaluer la qualité des demandes au regard des objectifs et des priorités fixés dans les lignes directrices et d’octroyer des subventions aux projets qui maximisent l’efficacité globale de l’appel à propositions. Ils aident à sélectionner les demandes dont l’administration contractante peut être sûre qu’elles respecteront ses objectifs et priorités. Ils concernent la pertinence de l’action et sa cohérence avec les objectifs de l’appel à propositions, la qualité, l’impact escompté, la durabilité de l’action ainsi que son efficacité par rapport aux coûts.

Notation:

Les critères d’évaluation sont classés en sections et sous-sections. Chaque sous-section est notée entre 1 et 5, comme suit: 1 = très insuffisant; 2 = insuffisant; 3 = satisfaisant; 4 = bon; 5 = très bon.

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