Chargé(e) Administration et RH -NDI Retour vers les opportunités

L’Institut national démocratique pour les affaires internationales (NDI ou l’Institut) est une organisation non gouvernementale, à but non lucratif et non partisane, qui œuvre pour le renforcement et le développement de la démocratie de par le monde. Faisant appel à un réseau mondial d’experts volontaires, le NDI octroi un appui technique aux partis politiques, élus et organisations de la société civile qui travaillent à l’établissement des valeurs et institutions démocratiques dans leur pays. Pour plus d’informations sur l’organisation, visiter notre site : www.ndi.org

Le NDI-Tunisie est à la recherche d’un/une chargé/e administratif/ve et ressources humaines pour se joindre à son équipe. Il/elle travaillera sous la supervision du Directeur Administratif et Financier et appuiera tous les membres du personnel de NDI-Tunisie dans les aspects administratifs et RH.

• Poste a plein temps, basé à Tunis.
• Rend compte directement : DAF et Directeur Résident
• Catégorie : Poste à plein temps et régulier.
• Type de contrat : CDD avec une période d’essai

FONCTIONS PRINCIPALES DU POSTE 

1.Gestion RH

Politiques et Procédures RH

• Participer à la rédaction et la mise en place des politiques et procédures RH de NDI (politique de recrutement, politique salariale, politique de formation, politique de couverture des soins de santé, etc.) pour le personnel national.
• Mettre en place le « HR Manual », conformément aux procédures RH de NDI et au code de travail, et veiller à sa mise en application.
• S’assure, de la compréhension et du respect par tout le staff des politiques et procédures RH. 
• S’informe des nouvelles directives ou formalités administratives à suivre pour le personnel national et expatrié et s’assure de leur respect.
• Assurer une veille des lois relatives au code de travail.
• Participe à la mise à jour de l’organigramme.

Gestion administrative RH 

• Recrutement
• Implémentation d’un processus de recrutement transparent y compris la rédaction des JD, les annonces de recrutement, le tri des candidats, participation aux entretiens et rédaction des rapports d’entretien.
• Assister à l’identification et la formulation des besoins en matière RH.
• Effectuer et documenter les vérification BRIDGERS avant recrutement.
•  Rédiger les contrats du personnel national.
• Assure l’accueil et le briefing administratif de tout nouvel employé.
• Assurer la constitution d’un dossier administratif pour chaque nouveau staff.
• Gestion Courante du Staff
•  Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers du staff (contrats, absences, congés, paie, évaluations…) en conformité avec le code de travail.
• Collecter et classer les timesheets du staff.
• Distribution mensuelle des fiches de paie.
• Participe à la préparation et le paiement des salaires du personnel national.
• Assurer le suivi de paiement des taxes et cotisations sociales, dans les délais obligatoires.
• Mettre en place un outil de suivi des congés annuels, maladies, et des jours compensatoires.
• Mettre en place une base de données RH et un outil de gestion et de suivi des dates clés en matières de RH (contrats, période d’essai, absences, paiements, évaluations, formations…)
• Assister les manager d’équipe dans la gestion RH (le process d’évaluation, mise à jour des JD en conformité avec le travail effectué, fin de contrats ou de périodes d’essai…)
• Gérer le processus disciplinaire, et autres procédure liées à la cessation des contrats pour assurer que c’est en conformité avec les politiques interne de NDI et le code de travail.
• Gérer en interne et en externe les « benefits » attribués au staff (assurance complémentaire…).
• Divers
• Servir en tant que point focal pour toutes les questions liées aux RH en interne et en externe.
• Participer à la mise en place d’une grille d’honoraires pour les consultants et stagiaires.
• Assister aux audits, et assurer le suivi des recommandations de l’auditeur en matière de RH.
• S’assurer que tout nouvel employé (national ou expat), ait l’assistance, la formation et l’orientation nécessaires dès son arrivée en ce qui concerne les procédures NDI, (onboarding day/kit)

2. Gestion administrative

• Servir en tant que point focal avec les fournisseurs et les prestataires de service.
• Etablir avec le DAF le budget annuel de l’administration.
• Assurer la gestion des contrats (loyers, assurance…) et leur mise à jour régulière. Informer en cas de changements, des expirations des ruptures.
• Assurer que le ménage soit réalisé dans les bureaux et suivre la qualité du travail de l’agent de ménage.
• Assister l’équipe programme à comprendre leurs rôles et responsabilités en matière de gestion administrative.
• Assurer que les listes de contacts du personnel, phone tree, et autres informations sont mises à jour, maintenus et distribués. 
• Toutes autres responsabilités assignées, selon les besoins.

3.Planification des Evènement/Achats

Evènements

• Maintenir et mettre à jour un outil de planification et de gestion logistique des activités/évènements

• Superviser les arrangements logistiques pour les activités tels que le transport, les déplacements, l’hébergement, les repas, les visas, etc. Prévoir également des arrangements de voyage pour le personnel NDI, Y compris le personnel du siège, les consultants et les autres visiteurs du bureau.

Achats 

• Mettre en place un processus d’achat en conformité avec les procédures NDI.

• Veiller à la compréhension et l’application de ce processus par tout le staff

• Centraliser et optimiser le regroupement des achats.

• Superviser le processus du « Preferred vendor »

• Participer à la mise en place d’un système de classement des dossiers d’achat.

• Identifier en collaboration de l’assistant logistique les lacunes dans le processus d’achat et suggérer les améliorations nécessaires.

• Coordonner avec l’assistant financier pour la mise en place d’un cycle de paiements fournisseurs.

• Assurer la gestion de la caisse du bureau, et tenir un registre physique de caisse.

• Effectuer les rapprochements de caisse avec l’assistant financier.