Chargé d’évènementiel et de logistique-Expertise France Retour vers les opportunités

Description du projet :

De janvier 2016 à avril 2021, Expertise France a mis en œuvre le programme Pan African Statistics (PAS I) financé par l’Union Européenne et supervisé par Eurostat. Le projet consistait en une assistance technique à l’Union Africaine pour améliorer la qualité de la production statistique en Afrique, améliorer la diffusion des statistiques, et renforcer les capacités institutionnelles du Système Statistique Africain.

Expertise France, emmenant un consortium composé de l’INSEE (Institut National de Statistique et des Etudes Economiques, France), la GIZ (coopération allemande), DevStat (entreprise spécialisée dans la mise en œuvre de projets de coopération statistique), Afristat (organisation internationale œuvrant au renforcement des capacités statistiques dans ses Etats Membres) et Afrobarometer (organisation spécialisée dans la collecte de données sur la gouvernance en Afrique) a remporté l’appel d’offre visant la mise en œuvre de la seconde phase (PAS II), qui débutera en janvier 2022 pour une durée de 46 mois. Le projet sera basé à Tunis, au siège de STATAFRIC, l’institut de statistiques de l’Union Africaine opérationnalisé lors du PAS I. Le projet poursuit peu ou prou les mêmes objectifs que la phase précédente, à savoir : 

• Résultat 1 : L’amélioration de la production de statistiques harmonisées sur le continent via un appui à la mise en œuvre de la Stratégie d’Harmonisation des Statistiques en Afrique (SHaSA) et l’appui au groupe de travail dans les secteurs du commerce international et de la comptabilité nationale en particulier ;
• Résultat 2 : La diffusion et la communication de statistiques fiables et harmonisées ;
• Résultat 3 : L’amélioration de la coordination institutionnelle au sein du Système Statistique Africain.

Les activités à réaliser incluent la production de documents méthodologiques, la conception et la mise en œuvre de plans de formation, et l’assistance technique auprès des bénéficiaires. Ces derniers sont répartis à trois niveaux :

• Continental : l’institut de statistiques de l’Union Africaine, (STATAFRIC), basé à Tunis, en charge de coordonner la mise en œuvre de la Stratégie d’Harmonisation des Statistiques en Afrique (SHaSA) ;
• Régional : les unités statistiques des Communautés Economiques Régionales ;
• National : les Instituts Nationaux de Statistique et autres producteurs de statistiques officielles.

L’équipe responsable de la mise en œuvre du projet est composée des personnels suivants :

• 1 chef d’équipe à plein temps basé en Tunisie ;
• 1 expert en comptabilité nationale à mi-temps ;
• 1 expert en statistiques du commerce extérieur ;
• 1 expert en communication et diffusion des statistiques ;
• 1 coordinateur.trice de projet ;
• 1 chargé.e d’événementiel et de logistique, objet de la présente fiche de poste.

Un important volume d’experts court-terme sera mobilisé pour réaliser des missions ponctuelles.

Par ailleurs, les fonctions support seront assurées par la Cellule d’Appui Mutualisée du bureau d’Expertise France en Tunisie.

Description du poste :

Fort.e d’une expérience aboutie dans l’appui à la mise en œuvre de projets de coopération internationale, le/la chargé.e d’événementiel et de logistique appuie le/la coordinateur.rice de projet dans la planification et la réalisation d’activités en Tunisie, où le projet est basé, dans d’autres pays du continent africain, où le projet intervient, ainsi d’activités dématérialisées. Plus particulièrement, il/elle sera en charge des tâches suivantes :

• Préparation d’événements et logistique

Le/la chargé.e d’événementiel et de logistique appuie l’équipe du projet Pan African Statistics II dans la préparation d’événements et ateliers régionaux nécessitant les déplacements de nombreuses personnes. Il/elle doit prendre les dispositions nécessaires à la bonne mise en œuvre des activités, depuis le partage d’informations aux participants en amont des activités jusqu’à la collecte des pièces justificatives des dépenses. La majorité des activités aura lieu en Tunisie, mais il est attendu du chargé d’événementiel et de logistique se déplace régulièrement (3 à 4 fois par an) sur le continent africain pour conduire sa mission. Les tâches à réaliser incluent : 

• Faire parvenir toutes les informations nécessaires aux participants des activités et les accompagner dans les démarches préparatoires : facilitation de l’obtention de visa, explications pratiques, etc. ;
• Réserver les billets d’avion et les hôtels ;
• Imprimer la documentation à distribuer aux participants ;
• Accueillir les participants et les orienter lors de l’activité ;
• Préparer les enveloppes de perdiem et les distribuer aux participants ;
• Collecter les documents justificatifs des dépenses et les compiler de façon claire et intelligible ;
• Distribuer puis collecter les questionnaires d’évaluation de l’activité ;
• Réaliser le reporting administratif et financier de l’activité.

Pour les activités en ligne :

• Créer les liens pour les événements et les faire parvenir aux participants ;
• Lancer les sessions et les enregistrer, et poster les enregistrements sur la plateforme collaborative ;
• S’assurer du remplissage en ligne des questionnaires d’évaluation.

• Appui à l’animation d’une plateforme collaborative en ligne

Le projet associera des représentants de tous les Etats membres de l’Union Africaine, des Communautés Economiques Régionales et autres organisations Pan Africaines. Il est prévu de créer une plateforme collaborative permettant à tous les bénéficiaires d’échanger, d’avoir accès à des documents, de trouver les informations sur les activités à venir, etc. 

Le/la chargé.e d’événementiel et de logistique devra contribuer au bon fonctionnement de cette plateforme, en étroite collaboration avec le reste de l’équipe. Les tâches à réaliser incluent :

• Mise à jour des documents partagés sur la plateforme ;
• Réponses aux questions posées par les membres de la plateforme ;
• Discussions avec le prestataire informatique sur d’éventuelles fonctions à faire évoluer ou des problèmes à résoudre ;
• Activité de veille sur les contenus postés. 

• Appui ad hoc pour la gestion du projet

De par son budget et sa couverture géographique continentale, il est attendu du/de la chargé.e d’événementiel et de logistique qu’il/elle puisse appuyer l’équipe dans des tâches afférentes à la gestion de projet lorsque nécessaire. Ces tâches peuvent inclure :

• Appui à la préparation de documents de reporting technique et financier ;
• Appui à la mise en page de documents ;
• Appui au suivi-évaluation du projet ;
• Appui aux activités de communication ;
• Etc.

Profil souhaité

Le/la chargé.e d’événementiel et de logistique devra répondre au profil suivant :

• Diplôme de Bac +3 ou dans les domaines de la gestion de projet, la logistique, la communication, ou tout autre domaine jugé pertinent ;
• Excellente connaissance du cycle de projet et des outils de pilotage ;
• Appétence pour les déplacements sur le terrain ;
• Excellentes compétences organisationnelles et forte attention aux détails ;
• Capacité à travailler en autonomie, au service d’une équipe ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel Avancé, Word, PowerPoint, etc.) ;
• Maîtrise des outils de réunions dématérialisées ;
• Maîtrise de l’anglais (langue de travail) et du français écrit et oral ; 
• Esprit d’initiative, capacité à être proactif et sens des responsabilités.

Expériences professionnelles

Le/la chargé.e d’événementiel et de logistique devra justifier de :

• Au moins 5 années d’expérience professionnelle dans des activités de logistique, d’événementiel et ou de gestion de projet ;
• Au moins une participation à la mise en œuvre d’un projet de coopération internationale ;
• Idéalement, une expérience professionnelle en Afrique sub-saharienne.