Chargé de Logistique et TIC Tunisie-NRC Retour vers les opportunités

Responsabilités génériques :

• Assurer le suivi et les contrôles pour garantir le respect du manuel de logistique du NRC et des autres politiques, procédures opérationnelles standard et exigences des donateurs du NRC.

• Assurer la lutte contre la corruption, la transparence et l’efficacité des coûts dans tous les processus (par exemple dans les achats, la gestion de flotte, la gestion des actifs).

• Préparer et mettre en œuvre, en coordination avec le coordonnateur logistique, un plan de renforcement des capacités pour la formation et le développement de l’équipe logistique.

• Assurer le suivi des plans d’approvisionnement et des demandes au bureau de pays.

• Préparer et soumettre des rapports et des plans périodiques selon les besoins.

• Assurer le bon classement de tous les documents logistiques.

• Assurez-vous que les activités liées au NRC sont mises en œuvre dans le cadre des directives d’intégration de la protection du NRC et signalez toute violation/préoccupation au responsable hiérarchique et/ou au point focal pour qu’une action appropriée soit prise.

Responsabilités spécifiques 

• Assurer la mise en œuvre stricte des aspects de conformité (donateurs et interne du NRC) dans tous les segments des tâches logistiques en collaboration avec le coordinateur logistique.

• Gérer les achats de moyenne envergure (appels d’offres nationaux, accords à long terme, demandes de devis, etc.)

• Recevoir les demandes et les offres et devis pour les achats de biens et de services conformément aux réglementations d’approvisionnement du NRC, identifier et obtenir toutes les ressources nécessaires pour assurer le bon fonctionnement des opérations logistiques sur le terrain.

• Émettre des bons de commande/contrats et des modifications de contrat si nécessaire et assurer le suivi de tous les statuts des bons de commande/contrats jusqu’à la livraison.

• Administrer les comités d’appel d’offres en les guidant à travers les étapes de sélection et en conservant les procès-verbaux et les dossiers.

• Fournir des mises à jour régulières aux demandeurs et aux autres parties prenantes. Vérifier régulièrement les plans d’approvisionnement et être au courant des demandes à venir.

• Participer à l’identification de fournisseurs et de prestataires de services appropriés et fiables et veiller à ce que les intérêts du NRC soient protégés en matière de prix, de qualité et de livraison dans les délais.

• Assurez-vous que toutes les demandes de relations publiques (PR) soulevées sont vérifiées et approuvées à temps.

• Mettre à jour les fiches de suivi, les dossiers des contrats et des fournisseurs. Fournir des informations de rapport mensuelles pour les achats.

• Effectuer des études de marché régulières pour garantir que la base de données des fournisseurs est mise à jour, y compris le suivi des performances des fournisseurs et l’obtention de la documentation nécessaire

• Coordonner avec le point focal des actifs logistiques de la zone pour garantir qu’un comptage/vérification annuel des actifs pour les bureaux de la zone soit effectué.

• Responsable des actifs et de la flotte lorsque cela est nécessaire.

• Provide support to logistics staff in terms of gap-filling and technical advice in procurement, fleet, generator, and asset management and conduct frequent field visits.

• Ensure all logistics archived filling are according to NRC’s guideline and SSD’s SOP.

• Oversee the staff support, ICT Policy compliance, and hardware/software including troubleshooting for the smooth running of business operations of the country office.

• Provide proactive and responsive support to all end-users in country office by implementing a helpdesk system that will capture regular support issues for the purpose of generating management information required for performance improvement.

• Implement any other logistics related task as requested by the Logistics Manager.

Critical interfaces

By interfaces, NRC means processes and projects that are interlinked with other departments/units or persons. Relevant interfaces for this position are:

• Programme Staff

• Support Staff

       Supplier/Contractor

Scale and scope of position

Competencies 

Competencies are important in order for the employee and the organisation to deliver desired results. They are relevant for all staff and are divided into the following two categories:

1. Professional competencies 

These are skills, knowledge and experience that are important for effective performance.

Generic professional competencies: 

• Experience from working as a Support Function Officer in a humanitarian/recovery context

• Previous experience from working in complex and volatile contexts

• Documented results related to the position’s responsibilities

• Some knowledge of English

Context/ Specific skills, knowledge and experience: 

• Bachelor’s degree in business, supply chain, or any relevant field;

• Minimum of 3 years of experience in Logistics, procurement and contracts management.

• Experience in supply chain operations;

• Experience in procurement, fleet, Assets and ICT management.

• Proficient in MS Office applications.

• Fluent in both Arabic and English, written and verbal.

Behavioral competencies: These are personal qualities that influence how successful people are in their job. NRC’s Competency Framework states 12 behavioural competencies, and the following are essential for this position:

• Build meaningful relations

• Empower people

• Act with integrity

• Deliver results

Performance Management

The employee will be accountable for the responsibilities and the competencies, in accordance with the NRC Performance Management Manual. The following documents will be used for performance reviews:

• The Job Description

• The Work and Development Plan

• The Competency Framework