Centre International du Développement des Politiques Migratoires (ICMPD) recrute Assistant de projet Retour vers les opportunités

Aperçu de l’organisation

Le Centre international pour le développement des politiques migratoires (ICMPD) est une organisation internationale chargée de promouvoir des politiques migratoires innovantes, globales et durables. Comptant 15 Etats membres et plus de 60 projets actifs en Europe, en Afrique, en Asie et en Amérique latine, l’ICMPD occupe une place grandissante et plus que jamais pertinente dans ce domaine. Le plus grand atout de cette organisation est son personnel qui compte plus de 200 membres et qui s’efforce de traduire ses valeurs, à savoir l’engagement, l’intégrité, le partenariat, le respect et l’innovation, en actions et en décisions.

Historique du projet

L’objectif global de la première composante du programme « Favoriser la mise en œuvre de la Stratégie nationale migratoire de la Tunisie » qui est financé par le Fonds fiduciaire de l’UE pour l’Afrique est d’opérationnaliser la Stratégie nationale migratoire de la Tunisie, en soutenant les institutions tunisiennes compétentes, en promouvant la mise en œuvre et le suivi de la stratégie et en appuyant l’Institut national de la statistique qui mène des enquêtes statistiques qualitatives auprès des ménages sur la migration en Tunisie (enquêtes auprès des ménages sur la migration internationale dans les pays méditerranéens MED-HIMS).

La première composante de la stratégie vise à soutenir la Tunisie dans la budgétisation, la mise en œuvre et le suivi de sa Stratégie nationale migratoire, et ce, dans le but de contribuer à la planification, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation d’une coordination efficace et cohérente en matière de migration entre la Tunisie et l’Union européenne, dans le cadre du Partenariat pour la mobilité, et les autres partenaires de développement et donateurs.

Veuillez noter que ce poste dépendra de l’approbation du financement du projet et de la disponibilité des fonds.

Description du poste

L’assistant de projet offrira un soutien administratif/logistique/technique pour la mise en œuvre du projet et un éventuel soutien approprié pour ce qui est du contenu, et ce, en fonction des besoins du projet et conformément aux règles et aux procédures de l’ICMPD. Il/elle aidera principalement l’équipe du projet dans les tâches d’appui, les tâches logistiques et administratives (l’engagement des experts, les approvisionnements, les activités telles que les réunions, les ateliers de travail, les visites d’études, les formations, etc.), la préparation et la collecte des justificatifs financiers, et la conservation de la documentation du projet. L’assistant administratif et financier compile les données et prépare, dans les délais voulus, des rapports précis liés aux activités financières et administratives. Il/elle traite avec grand soin les paiements en espèces, les paiements à partir des comptes bancaires et les processus de remboursement de la TVA tout en garantissant l’exactitude des documents justificatifs.

Tâches et responsabilités

Sous la supervision directe du chef de projet, l’assistant du projet sera chargé de ce qui suit :

• Fournir un soutien administratif et logistique au projet (l’engagement d’experts, les approvisionnements, les activités telles que les réunions, les ateliers de travail, les visites d’études, les formations, la préparation et la collecte de justificatifs financiers, les dispositions concernant les visas, les réservations de vols, les salles de réunions et les hébergements, les programmes sociaux, les services de traiteur, les listes des participants, le calcul de l’indemnité journalière de subsistance, etc.);
• Utiliser le logiciel SAP Business One (une formation sera offerte par l’ICMPD), et assurer la liaison avec le département de financement et de soutien des opérations;
• Contribuer à la logistique des réunions (être par exemple responsable de la salle de réunion, de l’équipement audiovisuel, des porte-noms, de la logistique des arrivées et des départs, des paiements de l’indemnité journalière de subsistance en espèces);
• Offrir en temps opportun un soutien efficace et innovant pour l’organisation d’événements;
• Apporter son aide dans le cadre des processus d’approvisionnement des services de conférence/séminaire ou des mesures d’approvisionnement prévues dans le cadre des projets;
• Recueillir, rassembler et organiser des documents de référence et d’autres documents pour les réunions;
• Préparer des notes d’information, des résumés, des graphes et des présentations qui serviront de contributions aux différents processus organisationnels.
• Au besoin, aider à la rédaction des documents de référence et à l’élaboration des activités de recherche;
• Rédiger la correspondance de routine, les notes verbales et les communications avec les prestataires de service, les interprètes, les experts et les autres parties concernées;
• Conserver un système de classement;
• Soutenir le développement et l’entretien de tous les outils de suivi quantitatif et qualitatif;
• Préparer et rédiger les rapports financiers mensuels;
• Préparer les rapports/demandes de remboursement de la TVA et les soumettre aux autorités nationales;
• Conserver les fichiers et les dossiers financiers conformément à la procédure de l’ICMPD;
• Faciliter les audits du projet en s’assurant que la documentation nécessaire est accessible;
• Sous la direction du coordinateur de projet et en consultation avec les collègues concernés au niveau institutionnel et au niveau du projet, développer des méthodes innovantes et des procédures opérationnelles conformément aux règles et aux procédures de l’ICMPD, afin de constamment améliorer la mise en œuvre efficace des activités du projet;
• Aider le chef de projet à réaliser les tâches administratives et logistiques, si nécessaire, et le cas échéant;
• Prendre d’autres mesures ponctuelles et générales de soutien administratif, selon le besoin.

Résultats clés

• Les processus opérationnels de l’ICMPD doivent être appliqués à l’approvisionnement et au recrutement du personnel et des experts du projet, et ce, conformément aux règles et aux procédures de l’ICMPD.
• Des contrôles constants de processus et des contrôles systématiques de documentation doivent être effectués dans le cadre de l’instauration et de la mise en œuvre des processus administratifs et des paiements dans SAP.
• Les paiements et les rapports financiers doivent être effectués dans les délais et de manière précise, conformément au règlement financier de l’ICMPD.

Profile du titulaire du poste

• Expérience de trois ans au minimum dans la gestion d’opérations et de projets au niveau local et international dans des organisations internationales ou des ONG.
• Expérience en gestion financière.
• Expérience pratique dans l’utilisation des systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP), de préférence SAP.

Qualifications professionnelles

• Expérience de travail dans des organisations internationales.
• Maîtrise du français, de l’anglais et de l’arabe.
• Diplôme académique lié au domaine du travail.

Régime de rémunération

L’ICMPD offre un régime de rémunération attrayant et une participation au fonds de prévoyance et au régime d’assurance maladie de l’ICMPD. Les avantages supplémentaires incluent un congé annuel de six semaines et, le cas échéant, un taux majoré pour personnes à charge.