Cahier des Charges Pour la mise en place d’une plateforme Web pour la coordination de l’assistance technique aux municipalités Libyennes عودة إلى الفرص

I-Contexte général de la mission et résultats attendus

Suite aux soulèvements de 2011, la Libye traverse une longue et incertaine période de transition, marquée par des crises politiques à répétition, la dégradation de la situation sociale et sécuritaire et une situation économique préoccupante. Dans ce contexte, les autorités nationales, souvent divisées et agissant avec difficultés, ont du mal à répondre aux aspirations des populations et à assurer convenablement les services de proximité dans l’ensemble du territoire Libyen. L’émergence des conseils locaux, puis des Municipalités en Libye, a fait monter les acteurs locaux au devant de la scène. Bien que le texte fondateur du gouvernement local (loi 59-2012) comporte bon nombre de lacunes eu égard aux standards internationaux et que sa mise en application est partielle, les Municipalités Libyennes se sont rapidement confirmées comme acteurs incontournables de la vie locale et comme interlocuteurs quasi-uniques des habitants.

Ces Municipalités, malgré leur succès, sont elles mêmes en difficulté. Démunies de moyens (transferts de l’Etat insuffisants, incapacité à lever des fonds propres issus de finances locales, persistance de la gestion centralisée des services de proximité…) mais demeurent les acteurs les plus à même d’assumer des missions de gestion des services locaux, de planification locale et également de stabilisation et gestion des conflits. La société civile locale est également active en matière de résolution des conflits et diffusion des principes de citoyenneté et de droits de l’homme.

Pour l’ensemble de ces raisons, la coopération internationale a consacré une part non négligeable de ses programmes pour le soutien directe aux acteurs locaux en Libye, municipalités et société civile. L’Union Européenne, particulièrement, a lancé un ensemble de programmes dont la mise en œuvre est assurée par de multiples structures.

La multitude des programmes et des villes bénéficiaires ainsi que les recoupements possibles au niveau des thématiques étudiées appellent à assurer une forte coordination entre programmes. Cette coordination vise à :

• informer les différents partenaires de coopération ainsi que les bénéficiaires, des caractéristiques des divers programmes d’appui à la gouvernance locale et à la société civile dans les villes libyennes.
• assurer une lecture permanente de la répartition géographique et thématique des programmes de coopération afin d’identifier les zones géographiques non couvertes par la coopération et les thématiques peu abordées et éviter également les risques de duplication des efforts.

La mise en place d’une plateforme web vise à produire un instrument de coordination qui permettra d’atteindre les résultats susmentionnés.

II-Objectifs de la plateforme Web

Il s’agit de mettre en place une plateforme web (qui sera sous la forme d’un site web dynamique) permettant à l’ensemble des acteurs de la coopération internationale dans les villes libyennes de prendre connaissance des réalisations (projets) déjà faites et des actions en cours ou projetées. Ainsi, tous les anciens projets devraient être décrits et introduits dans le site. Il en va de même pour les nouveaux projets.

Le site web dynamique à développer concerne l’ensemble des projets réalisés, en cours et à développer au profit d’une ville donnée ou d’un ensemble de villes.

En effet, la situation actuelle fait que plusieurs organismes internationaux interviennent dans la reconstruction, l’assistance aux communes et l’appui à la société civile des villes à travers différents projets sans disposer systématiquement des connaissances nécessaires sur qui fait quoi, quand et pourquoi.

A travers ce projet, nous souhaitons disposer d’un système qui nous permettrait de faire paraitre les projets réalisés, en cours et futurs, les acteurs qui les réalisent, dans quel secteur ou thématique, au profit de quelle ville et quels bénéficiaires finaux…

Le Site aura pour tâche la diffusion de l’ensemble des informations relatives aux projets réalisés, en cours et futurs relatifs à l’ensemble des villes libyennes :

1. Pour chaque ville Libyenne :

• Présenter les villes où sont ou seraient réalisés les projets (caractéristiques démographiques, géographiques, socio-économiques, sécuritaires, services locaux, gouvernance)
• Indiquer les activités réalisées par chacun des programmes de coopération, en cours ou projetées en définissant les objectifs, les résultats, le contenu, les bénéficiaires.

2. Pour chaque projet

• Identifier l’organisme commanditaire/bailleur
• Présenter les fiches d’identité des organismes (les Partenaires) qui chapotent les projets
• Présenter chacun des projets réalisés, en cours ou futurs

La présentation de chaque projet doit indiquer les changements visés, le budget les dates de démarrage/fin, les thématiques traitées et les principales activités. La description des activités aura lieu dans la rubrique des activités de chaque ville.

III-Consistance de la mission

1. Collecte des données

La collecte des données concerne l’ensemble des informations textuelles et imagées relatives aux projets, organismes et villes.

• Projets (Numéro Projet, Nom, Type, Secteur, Description, Objectifs, Période de réalisation, Budget alloué, source de financement, Priorité, Photos, Séquences Vidéos…)
• Organismes (Numéro Organisme, Nom, Pays, Responsable, Email, Site web…)
• Villes (Numéro Ville, Nom, Description, Région, Photos, Séquences Vidéos, Cartographie…)

 Les langues du Site Web 

La plateforme Web est à proposer en version anglaise.

• L’hébergement et le référencement du Site Web 

Les sites Web évoluent, aujourd’hui, un site Web est souvent bien plus qu’un assemblage de pages HTML. Cela peut être un véritable service en ligne sur Internet, ou un système d’information interne en Intranet.

Nous voulons un hébergement qui garantit une visibilité continue de notre site ainsi qu’un accès sécurisé aux données de notre site Web.

Un hébergement qui bénéficie de l’expérience et de la technicité.

Le site Web doit être visité par le plus grand nombre d’internautes possibles quelle que soit leur localisation dans le monde et leur type de matériel (PC, Macintosh…) et outil d’utilisation (Ordinateur, SmartPhone ou Tablette).

Afin d’augmenter la visibilité du Site Web il faut le répertorier dans les plus grands annuaires et moteurs de recherche.

• La Mise à Jour 

Un site Web évolue, offre des nouveaux services, il est indispensable de le mettre à jour régulièrement. En effet, à tout moment, on aurait à ajouter, modifier ou supprimer des données (textes, photos, séquences, cartes …).

Des mises à jour sont souvent réalisées sur les descriptifs des entités de la base (les villes, les organismes et surtout les projets).

Le long de la période de conception ainsi que celle de la garantie, le concepteur du site Web prend en charge toutes les modifications du site.

V-Proposition d’une ébauche d’un Scénario pour le site web

Un scénario (Organisation) du site Web a été mise en place.

Etape1 : Page d’accueil 

Cette page doit comporter une présentation de l’Organisme commanditaire ainsi que des différents liens vers d’autres pages Web.

Des informations et des éléments de contact :

• L’adresse de l’Organisme commanditaire
• Le Téléphone de l’Organisme commanditaire
• Le Fax de l’Organisme commanditaire
• Le contact par e-mail de l’Organisme commanditaire…

Etape 2 : La Présentation de la Lybie

Dans cette page on trouve une carte de l’Afrique indiquant l’emplacement de la Lybie.

Avec un simple clique sur l’emplacement de la Lybie une autre carte apparaîtrait c’est la carte du pays. A côté de la Carte, on trouvera toutes les informations générales telles que la Surface, le Nombre d’habitants, les Langues, la Monnaie…

Etape 3 : Les villes

Dans cette page figure une carte de la Lybie qui présente les différentes villes libyennes. Depuis cette même page, on propose un lien hypertexte vers chacune des villes, soit via la carte elle-même, soit via un menu déroulant faisant défiler les noms des villes.

Pour chacune de ces villes, on propose toutes les informations générales disponibles ainsi que la liste des projets réalisés.

Etape 4 : Les projets

Cette page propose la liste des différents projets réalisés, en cours et futurs. Le fait de cliquer sur un de ces projets, nous obtenons une présentation détaillée du projet (textes, photos…).

Etapes 5 : Les organismes (implementers)

Cette page propose la liste des organismes partenaires (implementers). Le fait de cliquer sur un de ces organismes, nous accédons à sa fiche d’identité et un pointeur vers ses projets réalisés, en cours ou futurs.

Notons que chacun de ces organismes partenaires aurait à gérer les informations relatives à ses propres projets réalisés, en cours et futurs. La gestion des données est sécurisée. Tout organisme dispose d’un Login et un Mot de passe pour accéder et gérer ses propres données.

 Etapes 6 : Le formulaire de Contact

Le formulaire de contact sert à constituer un fichier des personnes intéressées (le grand public) par les informations offertes du site et un moyen de répondre à toutes les manifestations d’intérêt. Les données du formulaire seront transmises à l’administrateur.

  IV-Les Opérations dynamiques

Nous devons offrir une liaison transparente entre l’internaute, le site web et la base des données, dans cette liaison il faut tenir compte de tous les moyens de sécurité (éliminer tous les problèmes d’intrusion).

Le site web dynamique à réaliser doit offrir des fonctionnalités de base de données solides, des accès rapides et efficaces, de vastes possibilités de manipulations et de relations croisées et permettant de mettre à jour toutes sortes de données.

La base de données doit permettre outre la consultation interactive, la gestion des villes, des organismes et des projets. La base de données à concevoir doit être flexible et évolutive afin de nous permettre l’intégration de toute autre entité.

La plateforme doit permettre tout type de recherche, tout type de tri et tout type de consultation :

• la liste des projets par secteur,
• la liste des projets par secteur et par ville,
• la liste des organismes intervenant dans une ville,
• la liste des événements à venir
• la liste des formations futures
• le téléchargement de documents pertinents (rapports…)

La plateforme doit, également, permettre la gestion d’un bulletin électronique (e-newsletter).

La plateforme doit offrir, côté back office, toutes les possibilités de mise à jour des données de la base. Les modules de mise à jour doivent être ergonomiques et simple dans leur utilisation.

Pour assurer son rôle, le responsable du site doit disposer d’une interface d’administration conviviale et ergonomique et des outils qui lui permet d’assurer sa fonction sans compétence technique particulière. Cette partie privée d’administration est réservée au responsable du site qui disposera d’un mot de passe unique et secret. Le mot de passe ne doit être connu de personne d’autre que l’administrateur.

L’administration du site sera réalisée au travers d’une interface de type Web permettant l’accès simultané des éditeurs identifiés par module ou espace. Cet accès comprendra, notamment, les fonctions suivantes :

–          Gestion dynamique de la structure et du contenu du site

La gestion du site devra comprendre au minimum les fonctions suivantes :

• contrôle d’accès pour sécuriser le site.
• possibilité de modifier, via l’interface d’administration, le nombre, les intitulés et les contenus des rubriques présentes au sein de chaque module ou espace.
• Publication facilitée à partir d’un certain nombre de gabarits de contenus qui pourront être définis en phase de spécifications (type texte, image, …)

–          Statistiques

Développement d’un dispositif simple (standard) de conservation d’informations sur les visites permettant de connaître le nombre de visiteurs, les pages consultées, la durée, nombre de retours, l’origine des visiteurs ou provenances, moteurs, mots clés, pages populaires …

L’administrateur pourra assurer :

• un suivi en temps réel du trafic et du comportement des visiteurs sur le site
• une analyse de la provenance des visiteurs : moteurs de recherche et mots clés utilisés pour la circulation vers le site.

V-Les détails techniques

5.1. Un style graphique de qualité établissant l’unité de toutes les pages

Le présent cahier des charges met fortement l’accent sur l’ergonomie du système à développer. Il oblige les informaticiens et les graphistes à trouver le juste équilibre entre l’utilisation des dernières technologies et l’esthétique d’une part, et le confort et la facilité d’utilisation d’autre part.

4.2. Une architecture évolutive, modulaire et souple

Cette architecture doit être capable de s’adapter progressivement aux besoins futurs du site, qu’il s’agisse de changer des intitulés de navigation, de modifier le graphisme, de repenser ou de rajouter des pages ou d’en ouvrir de nouvelles abordant bientôt des formes nouvelles de contenus.

Le site web à développer pouvant devenir ultérieurement une plateforme globale permettant notamment le suivi des projets, la planification des projets, l’étude des retombées de chaque projet et de chaque classe de projets et l’affichage cartographique

4.3 La création des rubriques et sous rubriques

Pour disposer d’un site interactif et évolutif, toutes les informations sont stockées dans une base de données. Une interface d’administration sera mise à la disposition du responsable du site pour lui permettre de générer automatiquement les rubriques et sous rubriques en fonction des besoins et d’associer la présentation adéquate.

4.4 Les contenus des rubriques et sous rubriques

Ces contenus doivent être alimentés directement à partir des informations saisies par les différents acteurs (l’Administrateur ou les Organismes Partenaires) et stockées dans la base de données.

4.5 Un système de notification et d’Alertes des erreurs d’exploitation du site

La bonne exploitation du site suppose la mise en place d’un système de communication entre le site et son administrateur lui permettant d’écouter les demandes non satisfaites des visiteurs et de suivre le comportement hasardeux du site en fournissant à temps réel tout problème ou action spécifique qui surviendrait sur le site. La notification se fait par mail.

4.6 Un bon éditeur confortable et puissant (textes, images et couleurs)

Cet éditeur va permettre l’actualisation commode par des non techniciens de toutes les sortes de pages au rythme rapide. L’actualisation du site peut se faire à n’importe quel moment et n’importe quels endroits.

4.7 De l’importance du référencement

On sait aujourd’hui que les outils de recherche constituent le principal moyen d’accès à un site internet. Il est donc très important d’être bien placé dans ceux-ci, dans notre secteur d’activité. Un bon référencement, c’est la garantie de voir le site visité plus d’internautes.

Le soumissionnaire doit travailler sur l’optimisation du site afin d’assurer un référencement pertinent et durable capable de générer un trafic ciblé sur le site en lui assurant une bonne visibilité.

4.8 Garantie et Maintenance

Le concepteur assurera la maintenance et la mise à jour de la plateforme web après sa réception définitive pendant toute la durée d’essais et d’évaluation : (01) an.

4.9 Durée de mise en œuvre

La plateforme devrait être opérationnelle, hébergée et référencée 6 semaines après la signature du contrat avec le concepteur.