Avocats Sans Frontières lance un appel d’offre pour le développement et la mise en place de systèmes d’informations avec applications digitales Retour vers les opportunités

Appel d’offre pour le développement et la mise en place de systèmes d’informations avec applications digitales au profit des acteurs judiciaires et des avocats dans le cadre de la procédure de garde à vue

Référence : GAV-MIS-TUN-01

• Démarrage : février 2018
• Durée : 6 mois
• Lieu : Tunisie

Présentation d’Avocats Sans Frontières

Avocats Sans Frontières (ASF) est une Organisation Non Gouvernementale Internationale créée en 1992 à Bruxelles (Belgique). ASF a pour vocation de promouvoir, en toute indépendance, la réalisation d’une société plus juste, équitable et solidaire dans laquelle le droit et la justice sont au service des individus les plus vulnérables.

En ce sens, ASF contribue à renforcer le rôle social des avocats essentiel pour l’instauration ou le maintien d’un Etat de Droit, la lutte contre l’impunité et pour un accès effectif des plus vulnérables au droit et à la justice.

ASF est engagée :

• dans plusieurs projets de terrain au Burundi, en République Démocratique du Congo, en Ouganda, au Tchad, en République Centrafricaine,au Myanmar, en Indonésie, au Maroc et en Tunisie
• sur plusieurs axes d’intervention : justice pénale internationale, lutte contre la torture, promotion et défense des droits humains (en ce compris les droits culturels, civils, économiques, politiques et sociaux), réforme de la justice, accès à la justice et aide légale, justice transitionnelle, etc.,
• dans le cadre d’actions de soutien et de protection en faveur des avocats et défenseurs des droits humains.

Contexte et justification

La loi n°5-2016 du 16 février 2016 amendant quelques dispositions du code de procédure pénal a réformé le système de la garde à vue (« GAV »)en Tunisie tout en instaurant des nouvelles modalitésrelatives à cette mesure exceptionnelle. Cette loi prévoit aussi de nouveaux droits pour la personne placée en garde à vue comme celui de demander la désignation d’un avocat pour l’assister et l’élargissement du cercle de personnes pouvant solliciter un examen de la personne gardée à vue. En vue de consacrer ces nouvelles mesures, la loi prévoit certaines mesures contraignantes comme la trace écrite de l’autorisation de la mise en garde à vue par le Procureur et de la prolongation de sa durée par une décision écrite en fait et en droit. Pour ce qui est de l’assistance d’un avocat, la loi prévoit que le président de la section régionale des avocats ou son suppléant doit désigner un avocat sur la liste de permanences suite à une information émanant du Procureur de la République ou de l’Officier de la police judicaire (OPJ) qui informe la section.

Dans la pratique, l’OPJ et le procureur doivent utiliser les moyens mis à leur disposition (fax, téléphone, contact direct avec le procureur) pour communiquer. La modalité de trace écrite est exigée également pour la prolongation de la garde ou la preuve des informations relatives aux droits du suspect.

Dans ce contexte, Avocats Sans Frontières a développé en partenariat avec l’Ordre National des avocats un projet visant à protéger les droits de la personne gardée à vue.Le projet se fixe comme objectif l’application de la nouvelle réforme (article 13 bis et suivant du CPP) à travers la coopération entre la police, les procureurs et les avocats étant donné que sur le plan pratique, cette loi suscite encore des défis de taille.En vue de renforcer cette coopération, le projet prévoit la mise en place d’un cadre de coordination entre les trois acteurs clés à savoir le Ministère de la justice, le Ministère de l’Intérieur, l’ONAT et la section des avocats à Tunis. Ce cadre de coordination implique la tenue de réunions régulières entre les points focaux du projet pour valider et appuyer les activités prévues. A côté de cela, le projet prévoit également le développement d’un système d’informations à la disposition des acteurs concernés.

Ce système est proposé pourfaciliter la gestion et le fluxdes données relatives à la garde à vue entreces acteurs. Ce système permettra également de faciliter la désignationd’un avocat par l’ONAT qui sera équipé pour gérer la permanence des avocats et pour permettre la désignation en temps voulu. En ce sens, ce projet constitue une opportunité unique d’accroitre la coordination entre OPJ et Procureurs, et entre les acteurs judiciaires et les avocats.

A moyen terme, ce système d’informations va permettre de générer des informations sur la procédure de garde à vue. Ce système va également permettre de familiariser les acteurs judiciaires à l’informatisation du système judiciaire considérée comme une priorité par le Ministère de la Justice et qui vise à moderniser le système dans son ensemble.

Ce système informatique sera testé dans un premier temps au sein du Tribunal de Manouba et de +/- 10 unités de police et de garde nationale rattachée au TGI. Ce tribunal a déjà pris part à une expérience pilote relative au Traitement en Temps Réel avec l’appui du Programme d’appui à la réforme de la Justice de l’Union Européenne. Le développement de ce système au sein du tribunal permettrait de consolider l’action précédente et de contribuer à une expérience en matière d’informatisation du système judiciaire. En ce sens, ce projet sera développé en étroite collaboration avec l’Unité en charge de l’informatisation au sein de l’Inspection Générale du Ministère de la justice. Au cours de la phase de développement des modalités du système d’informations, des réunions techniques seront organisées au sein du cadre de coordination.

Description de l’activité

L’activité vise à atteindre un double objectif :

• faciliter les échanges d’informations entre les OPJ et les procureursrelativement à la garde à vue
• faciliter la demande de désignation d’un avocat pour assister la personne gardée à vue

Ce système fonctionne par le biais d’une application numérique sur PC, tablettes ou téléphone.

Pour faciliter la désignation d’un avocat, le projet prévoit de renforcer le système de gestion des permanences des avocats par la section de l’ONAT. Il s’agit de développer une base de données dynamique permettant à la section de gérer la liste de ses membres et des informations utiles. A travers une application digitale disponible pour tous les avocats de la section, les avocats sont en mesure de mettre à jour leur données y compris leur disponibilité et localisation.

Enfin, pour permettre la présence effective d’un avocat lorsque le gardé à vue a sollicité cette assistance, le projet vise à faciliter cette demande en permettant le transfert de la demande de désignation par le Procureur à l’ONAT.

Il s’agit donc de développer les dispositifs informatiques suivants :

• Système d’informations« Garde à vue –OPJs/Procureurs» (LOT 1): un système qui permet le partage des données sur la garde à vuequi est géré par le Procureur et dont la propriété appartient au Ministère de la Justice. A travers une application mobile, le système va permettre une communication fluide entre les postes de police et les procureurs. Ainsi, le Procureur de la République pourra traiter en temps réel plusieurs demandes de mise en garde à vue. Sur base d’un formulaire en ligne rempli par l’OPJ, la demande de mise en garde à vue est envoyée au Procureur de la République qui la valide en ligne avec son identifiant unique.
• Base de données « Permanence Avocats – GAV » (LOT 2) : un système qui permet la gestion d’informations relatives aux avocats (+/-400) et leurs disponibilités afin de faciliter l’organisation des listes de permanences, et qui appartient à l’ONAT.C’est l’administrateur de l’ONAT qui possède tous les droits et privilèges sur ce système. Il peut modifier, supprimer ou ajouter des avocats dans la base de données. Il peut également organiser l’emploi du temps des avocats selon leurs disponibilités et leurs adresses personnelles et professionnelles. Il communique la liste hebdomadaire des avocats de permanence, leurs horaires et leurs géo-mobilité aux membres de la section de l’ONAT.
• Système de désignation d’un avocat –Depuis lesystème 1, le Procureur/OPJ pourra transmettre l’information relative à la demande de désignation d’un avocat à l’ONAT qui, à son tour, activera la sélection d’un avocat en fonction d’un algorithme (disponibilité/proximité/dernière désignation par exemple), en utilisant la base de données « Permanence Avocats – GAV ». L’avocat sera informé directement par une application sur son mobile (à travers un « push ») et pourra accepter ou refuser. Une fois qu’un avocat aura accepté l’assistance, le Procureur en sera informé et l’avocat recevra des informations sur le lieu de la garde à vue.

Ces systèmes seront d’accès restreint considérant la nature des données partagées entre les différents acteurs, avec un accès limité à travers un identifiant unique pour chaque acteur.

Une fois ces 2 systèmes développés, ils seront testés au niveau d’un tribunal (La Manouba et les postes visés) et la section régionale de l’ONAT à Tunis pendant une période d’au moins 3 mois.

Objectifs de l’activité

• Moderniser les mécanismes de coordination, communication et de collaboration entre les commissariats, les procureurs de la république et la section de l’ordre des avocats de Tunis ;
• Faciliter le transfert et la diffusion de l’information en sécurité entre les commissariats, les procureurs et la section des avocats de Tunis ;
• Accélérer et réduire le coût du processus décisionnel entre les commissariats, les procureurs et la section des avocats de Tunis.

Contenu des tâches et méthodologie de la mission

ASF est à la recherche d’une société/équipe de consultants en charge de développer, de mettre en place et de tester ces dispositifs sur une période de 6 mois.

En étroite collaboration avec le Ministère de la justice et l’ONAT, la société sera en charge de développer les applications nécessaires en fonction des besoins identifiés par rapport aux pratiques. A cette fin, une réunion technique avec le cadre de coordinationsera organisée lors de la phase exploratoire en début de projet.Une fois le système développé, la compagnie sera en charge de le présenter auprès des partenaires au cours d’un atelier de validation.La société sera tenue d’assurer les formations techniques du personnel affecté au « test » des applications. Pendant toute la phase de « test », la société effectuera un suivi et répondra à toutes les questions techniques.

Phase 1 – Etude de l’existant et choix du scenario pour les 2 systèmes

Cette phase consiste à prendre connaissance des opérations et systèmes actuels et de leur fonctionnement relativement aux dispositions de la garde à vue et de la permanence des avocats. La société va devoir consulter les acteurs concernés pour cerner et intégrer les besoins et les contraintes liées à leurs fonctions :

• au niveau du tribunal (lot 1): état des lieux de l’infrastructure informatique et du système de stockage des données ; matériel disponible ; aspects de sécurité et évaluation des compétences du personnel ; mécanismes et procédures en matière de garde à vue ;
• au niveau de la section régionale de l’ONAT : état de l’infrastructure informatique ; matériel disponible ; aspects de sécurité et évaluation des compétences du personnel.

Pour bien mener cette étude à 2 volets, une série d’entretiens avec les principaux intervenants est à envisager notamment dans le cadre du cadre de coordination. La société travaillera en étroite collaboration avec les personnes de référence en matière d’informatisationau sein de l’Inspection Générale du Ministère de la Justice, et prendra en compte toutes les considérations pertinentes relatives à des projets et initiatives en cours en matière d’informatisation.

Phase 2 – Développement et mise en place du Système d’informations « Garde à vue – OPJs/Procureurs » (LOT 1) et des applications correspondantes :

Comme indiqué ci-dessus, il s’agit de :

• Développer un système pour le tribunal et les applications digitales correspondantes (OPJ et Procureur). Cela suppose de concevoir un système global de données collectées (modalités d’entrée des documents dans le système) et stockées (détermination des règles de conservation de chaque information, des règles de communication et d’accès aux documents, degrés de sécurité́ et de confidentialité́ des documents et niveaux d’habilitations des utilisateurs).

La société informatique assurera la mise en place de ces systèmes sur tous les appareils : paramétrage, configuration et test des différents produits livrés ; elle assurera le démarrage de l’exploitation des systèmes et l’assurance de sa bonne réussite.

Phase 3 – Développement de la base des données des avocats – Base de données « Permanence Avocats – GAV » (LOT 2) et une application correspondante :

• Développer un système de gestion de données relatives aux avocats et de leur disponibilité qui comprend une application permettant aux avocats de mettre à jour les données correspondantes. Ce système permettrait de disposer de données relatives à l’intervention de l’avocat dans le cadre de la garde à vue.
• L’administrateur au niveau de la section possède tous les droits et tous les privilèges sur l’application. Il peut modifier, supprimer ou ajouter des avocats dans la base de données. Il peut également organiser l’emploi du temps des avocats selon leurs disponibilités et leurs adresses personnelles et professionnelles. Il communique la liste hebdomadaire des avocats en permanence, leurs horaires et leurs géo-mobilité aux membres en permanence de la section des avocats. Il peut collecter des données sur l’intervention des avocats en permanence.

L’application comprendrait :

• Une page d’accueil de présentation de l’utilité de l’application
• Une page sur les données relatives à l’avocat – A l’aide d’un compte sécurisé accessible l’avocat peut accéder à une interface dans laquelle il insère son numéro de la Carte d’identité nationale. Une fois inséré, l’avocat aura une interface pour gérer sa disponibilité et sa géolocalisation.

Cette application doit être flexible pour permettre en temps voulu d’intégrer d’autres éléments pertinents

Phase 4 – Développement du système de désignation de l’avocat dans le cadre de la garde à vue

• Développer les systèmes afin de leur permettre d’être en interaction par rapport à l’intervention de l’avocat

Phase 5 – Accompagnement et renforcement des capacités des partenaires sur les systèmes

Afin de pérenniser l’opération, la société informatique devra garantir la maîtrise technique du système d’information.Ainsi, l’ONAT et le Ministère de la justice doivent être dotés des compétencesnécessaires à la gestion, l’administration et la maintenance de ce système. De la mêmefaçon, le personnel judiciaire et de l’ONAT doiventbénéficier aussi d’une mise à niveau qui va leur permettre de mener d’une façon efficace leurs travaux quotidiens.

La société informatique sera en charge de développer et d’assurer :

• 1 formation initiale au profit du personnel judiciaire affecté au test du projet (Tribunal de la Manouba) (LOT 1)
• 1 formation au profit des experts de la section de l’ONAT(LOT 2)
• 1 session au profit des experts techniques du Ministère de la justice (LOT 1)
• 2 sessions de coaching inter-parties pour évaluer la mise en place des dispositifs après le mois 1 et le mois 2.

En parallèle, la société d’informatique fera un accompagnement et un suivi technique nécessaire post installation (inclus maintenance, mise à jour en cas d’imprévus, etc.) à travers une formation continue sur une période de 3 mois dans les lieux visés par le projet.

Phase 6 – Restitution et Recommandations

En collaboration avec les experts du projet, les experts informatiques de la société participeront à un atelier de restitution auprès des acteurs institutionnels impliqués et auprès des membres du cadre de coordination du projet.

Livrables attendus

Au cours de la mission, la compagnie doit avoir produit les livrables suivantes :

La liste des livrables à fournir lors de l’implémentation du projet est présentée dans le tableau ci-dessus. Cette liste est donnée à titre non limitatif, le consultant aura toute la latitude de la complémenter éventuellement et ce, conformément à la méthodologie de travail proposée.

Tous les livrables seront fournis en langue française et en langue arabe. Ils ne seront considérés réceptionnés que s’ils sont validés et approuvés par ASF.

Durée, déroulement et lieu de la mission :

La durée totale de la mission est estimée à 120 Jours maximum. La société proposera un chronogramme clair et détaillé́ nécessaire à la réalisation de l’ensemble des différentes phases de la mission qui sera ensuite validé avec ASF.

Les consultants seront appelés à effectuer des visites de travail auprès des partenaires du projet et des parties prenantes externes en relation avec les systèmes : l’ONAT, le Ministère de la justice (le tribunal de la Manouba et les postes de police visés), le Ministère de l’Intérieur.

Profil et qualification de la société

Cette action sera confiée à une société qui devra avoir:

1. a) Au niveau de l’organisation et des références similaires du bureau :
2. Un minimum de 5 ans dans le domaine des TIC,
3. Avoir réalisé au moins 2 actions similaires en système d’information documentaire et /ou archivage électronique et records management.

• Il dispose de personnel qualifié permanent (3 au minimum).

1. b) Au niveau des qualifications des consultants intervenants :Pour la réalisation de cette mission, 2 experts spécialisés en système d’information sont requis en :

• Management des systèmes d‘information (expert chef de projet) ;
• Spécialiste en développement des applications informatiques, réseau et système informatiques,spécialiste de l’archivage électronique et du Records Management (expert membre de l’équipe).

Expert chef d’équipe

Ingénieur informatique ou équivalent

• Au moins 10 ans d’expérience en système d’information dont 7 ans en tant que chef de projet informatique
• Réalisé au moins 3 missions dans les 3 dernières années dans la définition et la mise en place des systèmes d’information
• Solide expérience des nouvelles technologies de l’information et de la communication surtout sur les solutions internet/intranet
• Ayant une bonne connaissance d’expériences internationales similaires en matière des systèmes d‘information
• Au moins 10 d’expérience en système d’information dont 5 ans en conception et développement
• Solide expérience des outils de gestion du site web (CRM, CMS…) et des langages de développement web multi-tiers open source
• Très bonne connaissance des bases de données relationnelles
• Bonne connaissance dans le domaine de l’archivage
• Une maitrise de la langue française parlée et écrite, la langue arabe serait un atout

Expert Membre de l’équipe

• Au moins 5 ans d’expérience, dont 5 ans en conception et développement des applications informatiques
• Très bonne connaissance des langages de développement web multi-tiers open source
• Bonne connaissance des bases de données relationnelles
• Bonne expérience dans le domaine des interconnexions des systèmes et de transfert automatique des données
• Bonne connaissance en systèmes exploitation open source
• Une maitrise de la langue française parlée et écrite,la langue arabe serait un atout

Au moins un des deux experts devra maitriser la langue arabe.

La société retenue ne sera pas autorisée à changer le personnel clé à moins que les deux parties conviennent que ce remplacement est indispensable à la réalisation des objectifs de la mission. Si tel n’est pas le cas, et s’il est établi que le consultant a inclus dans la proposition une personne clé sans s’être assuré de sa disponibilité, cette société pourra être disqualifiée.

Modalités de paiement

Le paiement des sommes dues au prestataire sera effectué comme suit (des compléments d’informations peuvent être proposés dans l’offre financière) :

• Environnement de travail

Les applications développées doivent être disponibles sur les systèmes Android, IOS, Windows (Cross Platform) et aussi en format Tablette et Smartphone.

De préférence l’utilisation du MYSQL dans sa dernière version comme un SGBD.

Les applications intègreront une série de mesures de sécurité comme:

• Contrôle d’accès : Toujours laisser à l’utilisateur la possibilité d’autoriser ou d’interdire l’accès aux informations de son Smartphone.
• Identification : L’utilisateur devrait avoir son ID unique et un mot de passe que lui seul connaît.
• Sécurité et confidentialité : L’utilisation de la norme AES (Advanced Encryption Standard) avec une clé de chiffrement d’au moins 128 bits est fortement recommandée pour assurer la sécurité.
• Intégrité : Il faut utiliser au moins un code d’authentification chiffré avec une clé symétrique, comme AES.
• Transfert de données : Il est recommandé d’utiliser TLS (Transport Layer Security) ou SSL (Secure Socket Layer) avec l’encryptage de 128 bits ou des protocoles de sécurité web.
• Stockage des données : Les données doivent être conservées dans un but clairement défini et pas plus que le temps nécessaire.
• Alertes en cas de faille de sécurité : Le développeur doit informer les autorités compétentes et les utilisateurs dès que possible et devrait aider ces derniers à atténuer les dommages causés par la faille.

Clauses déontologiques

• Toute tentative d’un soumissionnaire visant à se procurer des informations confidentielles, à procéder à des ententes illicites avec des concurrents ou à influencer le comité d’évaluation au cours de la procédure d’examen, de clarification, d’évaluation ou de comparaison des offres, entraîne le rejet de son offre.
• Lors de la remise de son offre, le soumissionnaire est tenu de confirmer par écrit, d’une part, qu’il n’existe aucun conflit d’intérêt potentiel, et d’autre part, qu’il n’existe aucun lien spécifique avec d’autres soumissionnaires.
• Le titulaire du contrat doit agir en toute occasion avec impartialité et en toute loyauté conformément au code de déontologie de sa profession. Il ne peut faire aucune déclaration publique concernant le projet sans l’approbation préalable d’ASF. En aucun cas, il ne peut engager ASF sans son consentement écrit préalable.
• La rémunération du contrat constitue la seule rémunération dans le cadre du projet. Le titulaire du contrat et son personnel doivent s’abstenir d’exercer toute activité ou de recevoir tout avantage qui soit en conflit avec leurs obligations envers ASF.
• Le titulaire du contrat et son personnel sont tenus au secret professionnel pendant toute la durée du marché et après son achèvement. Tous les rapports et documents établis par le titulaire du contrat dans le cadre de l’exécution du marché sont confidentiels.

Le non-respect d’une ou plusieurs de ces clauses déontologiques entraîne l’exclusion du soumissionnaire.