Audit financier  -Lab’ess Retour vers les opportunités

Audit Financier  

Projet : Essentielles 

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION  
2. Le Lab’ess, le laboratoire de l’économie social et solidaire

Fondé en 2012, juste après la révolution, le Laboratoire de l’économie sociale et  solidaire (Lab’ess) est une organisation dont la mission est de soutenir le mouvement  associatif et d’appuyer l’entrepreneuriat social comme levier d’un développement  solidaire, inclusif et durable.  

Le Lab’ess a su évoluer et s’adapter à son contexte pour agir toujours plus efficacement  auprès des acteur.rice.s du changement et démultiplier son impact.  

Aujourd’hui présent à Tunis, au sein de son espace de travail collaboratif, hors les murs  en régions et également dans les pays de la région MENA, le Lab’ess, sensibilise,  accompagne et finance toutes celles et ceux qui entreprennent en faveur de l’intérêt  général à travers différents projets et programmes innovants. 

1. Premier incubateur tunisien de projets à impact social et  environnemental.  

Le Lab’ess propose un programme d’incubation complet pour accompagner les porteuses  de projets d’innovation sociale sur une période de 4 mois, ainsi qu’une équipe dédiée et  sensibilisée au service des entrepreneuses.  

ACCOMPAGNEMENT INDIVIDUEL MISE EN RÉSEAU 

16 formations collectives  

40 accompagnements individuels 

2 événements de networking  

Un financement jusqu’à 

20 000 dinars à l’issu du programme

FORMATION 

FINANCEMENT 

RÉSEAU INTERNATIONAL  VISIBILITÉ 

1. OBJECTIFS ET BENEFICIAIRES DE L’ACTION  1 MANDAT  

1.1 RESPONSABILITES DES PARTIES AU MANDAT  

Le terme « bénéficiaire » comprend, le cas échéant, ses entités affiliées.  

 Il incombe au Bénéficiaire de fournir un rapport financier sur l’action financée grâce au contrat  de subvention qui respecte les conditions du contrat de subvention et de veiller à ce que ledit  rapport corresponde au système de comptabilité et de tenue des registres du bénéficiaire,  ainsi qu’à ses comptes et relevés. Il appartient au bénéficiaire de fournir des informations  suffisantes et adéquates, à la fois financières et non financières, pour étayer le rapport  financier. 

 Le Bénéficiaire reconnaît que la capacité de l’auditeur d’exécuter les procédures imposées par  le présent mandat dépend effectivement de l’accès total et inconditionnel, que le bénéficiaire  et, le cas échéant, son (ses) entité affiliée lui garantissent, à son (leur) personnel et à son (leur)  système de comptabilité et de tenue des registres, ainsi qu’à ses (leurs) comptes et relevés.  

 L’ « auditeur » est chargé d’exécuter les procédures convenues de la façon définie dans les  présents Termes de Référence (TdR). Le terme « auditeur » désigne le cabinet d’audit engagé  par contrat pour exécuter le présent mandat et présenter au bénéficiaire un rapport  d’observations factuelles. Le terme « auditeur » peut désigner la personne ou les personnes  qui réalisent la vérification, généralement l’associé responsable du mandat ou d’autres  membres de l’équipe responsable dudit mandat. L’associé responsable du mandat est l’associé  ou une autre personne du cabinet d’audit qui assume la responsabilité du mandat et du  rapport émis au nom dudit cabinet et qui dispose de l’autorité nécessaire conférée par un  organe professionnel, juridique ou réglementaire. 

En souscrivant à ces TdR, l’auditeur confirme qu’il remplit au moins l’une des conditions suivantes  :  

 L’auditeur et/ou le cabinet est membre d’une organisation nationale d’experts-comptables,  qui est, elle-même, membre de l’International Federation of Accountants (IFAC).  

 L’auditeur et/ou le cabinet est membre d’une organisation nationale d’experts-comptables.  Bien que l’organisation ne soit pas membre de l’IFAC, l’auditeur s’engage à exécuter le présent  mandat conformément aux normes de l’IFAC et à la déontologie exposée dans les présents  TdR. 

 L’auditeur et/ou le cabinet est inscrit comme contrôleur légal des comptes au registre public  d’un organe de supervision public dans un pays tiers, et ce registre applique les principes de  supervision publique exposés dans la législation du pays concerné (cette option s’applique aux  auditeurs et cabinets d’audit basés dans un pays tiers).  

1.2 OBJET DU MANDAT  

Le présent mandat a pour objet le rapport financier relatif au contrat de subvention pour la  période du <28 septembre 2022> au <27 septembre 2024> et l’action intitulée , ci après l’« action ». L’annexe 1 des présents TdR contient des informations sur le contrat de  subvention. 

L’audit financier se produit pour chaque année civile, le présent rapport d’audit concerne le  rapport pour la période du <28 septembre 2022> au <31 décembre 2022>.  

1.3 RAISON DU MANDAT  

Le Bénéficiaire est tenu de soumettre à l’administration contractante un rapport de vérification  des dépenses établi par un auditeur externe pour étayer le paiement sollicité par le Bénéficiaire  au titre de l’article 2 des conditions générales du contrat de subvention. L’ordonnateur de la  Caisse des Dépôts et Consignations tunisienne a besoin de ce rapport, étant donné que le  paiement des dépenses demandé par le Bénéficiaire est subordonné aux observations factuelles  qu’il contient.  

1.4 TYPE DE MANDAT ET OBJECTIF  

Cette vérification des dépenses porte sur l’exécution de certaines procédures convenues en ce  qui concerne le rapport financier relatif au contrat de subvention. Cette vérification doit  permettre à l’auditeur d’appliquer les procédures spécifiques énumérées à l’annexe 2A des  présents TdR et de soumettre au Bénéficiaire un rapport d’observations factuelles en ce qui  concerne les procédures spécifiques de vérification mises en œuvre. Dans le cadre de cette  vérification, l’auditeur examine les informations factuelles contenues dans le rapport financier du  Bénéficiaire et les compare aux conditions du contrat de subvention. Ce mandat ne contenant  aucun engagement d’assurance, l’auditeur ne fournit aucun avis d’audit et aucune assurance.  L’administration contractante évalue les observations factuelles communiquées par l’auditeur et  en tire ses propres conclusions.  

1.5 NORMES ET ETHIQUE  

L’auditeur exécute ce mandat :  

– Dans le respect de la norme International Standard on Related Services (ISRS) 4400 «  Engagements to perform Agreed-upon Procedures regarding Financial Information » [Missions  d’exécution de procédures convenues en matière d’information financière], éditée par l’IFAC  ;  

– En conformité avec le « Code of Ethics for Professional Accountants » [code d’éthique pour  comptables professionnels], élaboré et publié par le International Ethics Standards Board for  Accountants (IESBA) [Conseil international pour les normes éthiques des comptables] de  l’IFAC. Ce code énonce des principes éthiques fondamentaux pour les auditeurs portant sur  l’intégrité, l’objectivité, l’indépendance, la compétence professionnelle, l’obligation de  prudence et de diligence, la confidentialité, le comportement professionnel et les normes  techniques. Bien que l’ISRS 4400 ne prévoie pas l’indépendance comme critère pour les  missions convenues, l’administration contractante exige que l’auditeur soit indépendant du  bénéficiaire et se conforme aux exigences d’indépendance du code d’éthique pour comptables  professionnels de l’IFAC. 

1.6 PROCEDURES, PREUVES ET DOCUMENTATION  

L’auditeur planifie les activités de manière à permettre l’exécution d’une vérification efficace des  dépenses. L’auditeur met en œuvre les procédures énumérées à l’annexe 2A des présents TdR («  Liste des procédures spécifiques à exécuter ») et applique les lignes directrices figurant à l’annexe  2B (« Lignes directrices relatives aux procédures spécifiques à exécuter »). Les preuves à utiliser  pour l’exécution des procédures prévues à l’annexe 2A correspondent à toutes les informations  financières et non financières permettant d’examiner les dépenses déclarées par le Bénéficiaire  dans le rapport financier. L’auditeur se fonde sur les preuves ainsi obtenues pour établir son  rapport d’observations factuelles. L’auditeur assortit les points importants de justificatifs qui serviront à étayer le rapport d’observations factuelles et à garantir que les travaux ont été  exécutés dans le respect de l’ISRS 4400 et des présents TdR.  

1.7 ÉTABLISSEMENT DU RAPPORT  

Le rapport de vérification des dépenses devrait décrire l’objectif, les procédures convenues et les  observations factuelles du mandat d’une manière suffisamment détaillée pour permettre au  Bénéficiaire et à l’administration contractante de comprendre la nature et la portée des  procédures exécutées par l’auditeur et des observations factuelles communiquées par celui-ci.  

L’utilisation du modèle de rapport de vérification des dépenses dans le cadre d’un contrat de  subvention figurant à l’annexe 3 des présents TdR est obligatoire. Ce rapport devrait être fourni  par l’auditeur à dans un délai de quinze (15) jours ouvrables suivant  le jour de la signature des présents TdR.  

1.8 AUTRES CONDITIONS  

Le budget du mandat est de <3 000 euros>.  

L’ensemble des frais remboursables et des indemnités en TTC (par exemple déplacement, autre)  sont inclus dans le budget.  

1.9 TRAITEMENT DES APPLICATIONS  

 Modalité d’envoi :  

Les candidats intéressés sont invités à soumettre une offre technique et financière. L’offre  technique doit comprendre les éléments suivants :  

 Note explicative sur la compréhension des termes de référence et la motivation de la  candidature ;  

 Présentation de l’approche méthodologique et de l’organisation envisagées pour la  mission ;  

 Calendrier indicatif et plan de travail pour la réalisation des activités de l’audit ;  

 Estimation des jours/homme, et répartition prévisionnelle de la charge au sein de  l’équipe si applicable ;  

 CV du responsable et du personnel incluant l’expérience acquise dans des prestations  similaires et toute référence pertinente à la présente mission.  

L’offre financière doit comprendre une description détaillée de l’ensemble des coûts proposés,  notamment le tarif journalier ou forfaitaire, le nombre de jours/homme, et tout frais annexe.  

Les offres sont à envoyer, par mail, en langue française, avec en objet la référence : « Mission  d’audit financier – Essentielles », impérativement aux adresses suivantes :  « olfa.belajouza@labess.tn et maya.benyoussef@labess.tn » avec demande d’accusé de  réception.  

Date limite d’envoi des candidatures : le « 26/05/2023 »  

Date estimée de démarrage : le « 26/06/2023 »  

 Modalité de sélection :  

Le Consultant sera choisi par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût : 

 Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expérience du ou des  consultants  

 Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre  globale correspondant au budget disponible.  

L’évaluation suivra la grille d’évaluation suivante :  

Critères d’évaluation – Pondération  

OFFRE TECHNIQUE 80% Compréhension des TdR et pertinence de la méthodologie proposée 20% Formation et expérience 30% 

Expériences d’audit de structures associatives 10% Expériences d’audit de projets internationaux 10% Expérience dans l’audit de financement public 10% 

Qualifications du responsable et du personnel 15% Calendrier prévisionnel d’intervention et estimation des charges en jour/homme 15% OFFRE FINANCIERE 20% 

TOTAL

100%

 

Pour le Bénéficiaire : Pour l’auditeur : 

Signature Signature  < Rachid Abidi, représentant légal > < nom et fonction >  < date > < date > 

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Annexe 2A Liste des procédures spécifiques à exécuter 

1. PROCEDURES GENERALES  

1.1 CONDITIONS DU CONTRAT DE SUBVENTION  

L’auditeur :  

– Acquiert une connaissance suffisante des conditions du contrat de subvention en procédant à  un examen attentif de celui-ci et de ses annexes, ainsi que d’autres informations utiles, et en  interrogeant le Bénéficiaire ;  

– Veille à obtenir une copie du contrat de subvention original (signé par le bénéficiaire et  l’administration contractante) et de ses annexes ;  

– Se fait remettre et étudie le rapport (qui comporte une section narrative et une section  financière), conformément à l’article 2.1 des conditions générales ;  

– Vérifie si le contrat de subvention compte un seul ou plusieurs bénéficiaires (voir partie  introductive du contrat de subvention ; lorsqu’il y a plusieurs bénéficiaires, on utilise le terme  de « Bénéficiaire ») ;  

– Vérifie si le bénéficiaire a une ou des entités affiliées (voir l’article 7.1 des conditions  particulières).  

Remarque : les deux dernières procédures ont pour objectif que l’auditeur comprenne les  responsabilités du (des) bénéficiaire en matière d’établissement de rapport et d’accès au  personnel et aux documents.  

1.2 RAPPORT FINANCIER RELATIF AU CONTRAT DE SUBVENTION  

L’auditeur vérifie que le rapport financier remplit les conditions suivantes qui figurent à l’article 2  des conditions générales du contrat de subvention :  

– Le rapport financier doit être conforme au modèle figurant à l’annexe VI du contrat de  subvention ;  

– Le rapport financier doit couvrir la totalité des coûts éligibles de l’action, indépendamment de  la part de financement de l’administration contractante ;  

– Le rapport financier doit être établi dans la langue du contrat de subvention ;  

1.3 REGLES DE COMPTABILITE ET DE TENUE DES REGISTRES  

– L’auditeur vérifie – lors de l’exécution des procédures énumérées dans la présente annexe –  que le bénéficiaire a respecté les règles de comptabilité et de tenue des registres prévues à  l’article 16 des conditions générales du contrat de subvention, à savoir notamment :  

– Les comptes tenus par le bénéficiaire pour la mise en œuvre de l’action doivent être précis et  réguliers ;  

– Le bénéficiaire doit disposer d’un système de comptabilité à double entrée ; 

– Les comptes et dépenses relatives à l’action doivent être aisément traçables, identifiables et  vérifiables.  

1.4 COMPARAISON ENTRE LE RAPPORT FINANCIER ET LE  SYSTEME ET LES DOCUMENTS COMPTABLES DU  

BENEFICIAIRE  

L’auditeur compare les informations contenues dans le rapport financier avec le système et les  documents comptables du bénéficiaire (par exemple, balance générale des comptes, comptes du  grand livre, journaux auxiliaires, etc.).  

1.5 TAUX DE CHANGE  

L’auditeur vérifie que le rapport financier concernant l’action est présenté dans la monnaie  stipulée dans les conditions particulières et conformément à l’article 15.8 des conditions  générales. Il vérifie que les coûts encourus dans des monnaies autres que celle utilisée dans les  comptes du bénéficiaire concernant l’action ont été convertis conformément aux pratiques  habituelles de comptabilité du bénéficiaire et à l’article 15.8 des conditions générales, sauf  disposition contraire figurant dans les conditions particulières.  

2 PROCEDURES DE VERIFICATION DE LA CONFORMITE DES  DEPENSES AVEC LE BUDGET ET CONTROLE ANALYTIQUE  

2.1 BUDGET DU CONTRAT DE SUBVENTION  

L’auditeur exécute un contrôle analytique des rubriques de dépenses du rapport financier.  

Il vérifie que le budget mentionné dans le rapport financier correspond à celui du contrat de  subvention (authenticité et autorisation du budget initial) et que les dépenses encourues étaient  prévues dans le budget du contrat de subvention.  

2.2 MODIFICATION DU BUDGET DU CONTRAT DE SUBVENTION  

L’auditeur vérifie si des modifications ont été apportées au budget du contrat de subvention. Si  tel est le cas, l’auditeur vérifie que le Bénéficiaire :  

– A demandé une modification du budget et obtenu un avenant au contrat de subvention,  lorsque cet avenant était nécessaire (article 9 des conditions générales) ;  

– A informé l’administration contractante de la modification lorsque celle-ci relevait de  l’article 9.4 des conditions générales et qu’un avenant au contrat de subvention n’était pas  nécessaire.  

3 PROCEDURES DE VERIFICATION DES DEPENSES  SELECTIONNEES  

3.1 ÉLIGIBILITE DES COUTS  

L’auditeur vérifie, pour chaque poste de dépenses sélectionné, les critères d’éligibilité exposés  ci-dessous.  

(1) Coûts réels encourus (article 14.1) 

L’auditeur vérifie que les dépenses réelles relatives à un élément sélectionné ont été encourues  par le bénéficiaire ou son/ses entité(s) affiliée(s). L’auditeur doit tenir compte des conditions  détaillées en matière de coûts réels telles qu’exposées à l’article 14.1 (i) à (iii). À cette fin,  l’auditeur examine les justificatifs (par exemple, factures, contrats) et la preuve de paiement.  L’auditeur examine également les justificatifs des travaux effectués, des biens reçus ou des  services fournis et il vérifie l’existence d’actifs, le cas échéant.  

Au stade du rapport final, les coûts encourus au cours de la période de mise en œuvre, mais non  encore acquittés, peuvent être acceptés en tant que coûts réels encourus, pour autant 1) qu’un  passif existe (commande, facture ou document équivalent) pour les services ou biens fournis au  cours de la période de mise en œuvre de l’action, 2) que les coûts définitifs soient connus et 3)  que ces coûts apparaissent dans le rapport financier final [annexe VI, aux côtés de la date de  paiement estimée – voir article 14.1 a)(ii) des conditions générales]. L’auditeur vérifie si les coûts  relevant de toutes ces catégories ont été effectivement réglés au moment de la vérification.  

(3) Séparation des exercices – Période de mise en œuvre (article 14.1 a))  

L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné ont été encourues durant la  période de mise en œuvre de l’action. Une exception est prévue pour les coûts liés aux rapports  finaux, y compris les rapports de vérification des dépenses, d’audit et d’évaluation finale de  l’action, et susceptibles d’être encourus après la période de mise en œuvre de l’action.  

(4) Budget (article 14.1 b))  

L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné ont été indiquées dans le  budget de l’action.  

(5) Dépenses nécessaires (article 14.1 c))  

L’auditeur vérifie si, selon toute vraisemblance, les dépenses relatives à un poste sélectionné  étaient nécessaires à la mise en œuvre de l’action et si elles devaient être encourues pour les  activités sous-traitées de l’action, en examinant la nature des dépenses à l’aide des justificatifs.  

(6) États de compte (article 14.1 d))  

L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné sont enregistrées dans le  système de comptabilité du bénéficiaire, conformément aux normes de comptabilité applicables  dans le pays d’établissement de ce dernier et à ses pratiques comptables habituelles.  

(7) Législation applicable (article 14.1 e))  

L’auditeur vérifie que les dépenses satisfont aux exigences imposées par la législation fiscale et la  législation en matière de sécurité sociale, le cas échéant (par exemple, la part des employeurs à  l’impôt, les cotisations de retraite et les cotisations de sécurité sociale). 

(8) Dépenses justifiées (article 14.1 f))  

L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné sont étayées par des preuves  (voir section 1 de l’annexe 2B, lignes directrices relatives aux procédures spécifiques à exécuter)  et justificatifs spécifiés aux articles 16.8 et 16.9 des conditions générales du contrat de  subvention.  

(9) Détermination de la valeur  

L’auditeur vérifie que la valeur monétaire d’un poste de dépenses sélectionné est conforme aux  justificatifs (par exemple, factures, bulletins de salaire) et que les taux de change corrects sont  utilisés, le cas échéant.  

(10) Classification  

L’auditeur examine la nature des dépenses relatives à un poste sélectionné et vérifie que le poste  de dépenses a été classé dans la (sous-)rubrique adéquate du rapport financier.  

(11) Conformité avec les principes de passation de marchés  

L’auditeur vérifie que le bénéficiaire a conclu, avec des contractants, des contrats de mise en  œuvre tels que prévus aux articles 10.1 des conditions générales et à la sous-rubrique, à la  catégorie de postes ou au poste de dépenses desquels ces principes et règles s’appliquent.  

L’auditeur vérifie pour les postes de dépenses concernés si le bénéficiaire a respecté les principes  de passation de marchés et les règles de nationalité et d’origine énoncés dans l’annexe IV  (Procédures de passation de marchés applicables par les bénéficiaires de subventions dans le  cadre des actions extérieures de l’AFD).  

Pour ce faire, l’auditeur examine les documents justificatifs concernant la procédure de passation  de marchés et d’achat, y compris, lorsqu’il y a lieu, les preuves de la nationalité et de l’origine.  

Lorsque l’auditeur relève des points de non-conformité, il en notifie la nature ainsi que leur  impact financier en termes de dépenses non éligibles. Lors de l’examen des documents  justificatifs, l’auditeur prend en considération les indicateurs de risque énumérés à la fin de  l’annexe 2B.  

3.2 COUTS ELIGIBLES DIRECTS (ARTICLE 14.2)  

(1) L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à des éléments sélectionnés qui sont  enregistrées dans l’une des rubriques des coûts directs (1 à 6) du rapport financier, sont  bien couvertes par les coûts directs, tels qu’ils sont définis à l’article 14.2, en examinant  la nature de ces éléments de dépenses.  

(2) L’auditeur vérifie que les droits, taxes et toute autre taxe ou charge, y compris la TVA, qui  sont enregistrés dans les coûts directs ne peuvent pas être recouvrés par le bénéficiaire  et/ou ses/leurs entité(s) affiliée(s) [voir article 7 des conditions particulières]. L’auditeur  rassemble des éléments prouvant que le) bénéficiaire et/ou son (ses) entité(s) affiliée(s) ne peuvent pas réclamer les droits, taxes et toute autre taxe ou charge, y compris la TVA,  au moyen d’un système d’exonération et/ou d’un remboursement a posteriori.  

3.3 PROVISION POUR IMPREVUS (ARTICLE 14.3)  

L’auditeur vérifie que la provision pour imprévus (rubrique 8 du rapport financier) ne dépasse pas  5 % des coûts éligibles directs de l’action et que le Bénéficiaire a reçu une autorisation écrite  préalable de l’administration contractante pour l’utilisation de ladite provision.  

3.4 COUTS INDIRECTS (ARTICLE 14.4)  

L’auditeur vérifie que les coûts indirects représentant les frais généraux (rubrique 10 du rapport  financier) n’excèdent pas le pourcentage maximum de 7 % du total définitif des coûts éligibles  directs de l’action ou le pourcentage établi à l’article 3 des conditions particulières du contrat de  subvention, le cas échéant.  

3.5 APPORTS EN NATURE (ARTICLE 14.5)  

(1) L’auditeur vérifie que les coûts figurant dans le rapport financier ne comprennent pas  d’apports en nature. Tout apport en nature (à énumérer séparément à l’annexe III, budget de  l’action) ne représente pas une dépense effective et ne constitue pas un coût éligible.  

(2) Les apports en nature peuvent être acceptés en tant que cofinancement, auquel cas cette  possibilité doit être explicitement mentionnée à l’article 7.1 du contrat de subvention. L’auditeur  vérifie si un tel cofinancement s’applique et s’il est correctement déclaré à la rubrique 12 du  rapport financier.  

3.6 COUTS NON ELIGIBLES (ARTICLE 14.6)  

L’auditeur vérifie que les dépenses relatives à un poste sélectionné ne se rapportent pas à un coût  non éligible, tel que décrit à l’article 14.6 des conditions générales. Ces coûts incluent, entre  autres, les pertes de change.  

3.7 RECETTES DE L’ACTION  

L’auditeur examine si les recettes qui devraient être imputées à l’action (notamment les  subventions et ressources reçues d’autres bailleurs de fonds et les recettes dégagées par le  bénéficiaire dans le cadre de l’action) ont été attribuées à l’action et déclarées dans le rapport  financier. À cette fin, l’auditeur se renseigne auprès du bénéficiaire et examine la documentation  remise par ce dernier. L’auditeur n’est pas tenu d’évaluer l’intégralité des recettes  communiquées. 

Annexe 2B Lignes directrices relatives aux procédures spécifiques à exécuter  1. INFORMATIONS DE VERIFICATION  

Lors de l’exécution des procédures spécifiques énumérées à l’annexe 2A, l’auditeur peut  appliquer des techniques telles que la demande de renseignements et l’analyse, le (re)calcul, la  comparaison, d’autres contrôles de la précision des écritures, l’observation, l’inspection des  registres et des documents, l’examen de l’actif et la recherche de confirmations.  

Ces procédures permettent à l’auditeur d’obtenir les informations de vérification nécessaires à  l’établissement de son rapport d’observations factuelles. Constituent des informations de  vérification toutes les informations utilisées par l’auditeur pour dresser ses observations  factuelles, y compris les informations contenues dans les documents comptables étayant le  rapport financier ainsi que d’autres données (financières et non financières).  

Les exigences contractuelles liées aux informations de vérification sont les suivantes :  

 Les dépenses doivent être identifiables, contrôlables et enregistrées dans les états de compte  du bénéficiaire (article 14.1 d. des conditions générales du contrat de subvention) ;  

 Le bénéficiaire autorise tout auditeur externe à effectuer des contrôles sur la base des pièces  justificatives des comptes, des documents comptables et de tout autre document relatif au  financement de l’action. Le bénéficiaire donne accès à tous les documents et bases de données  concernant la gestion technique et financière de l’action (article 16.5 des conditions générales)  ;  

 L’article 16.10 des conditions générales du contrat de subvention fournit une liste des types  et de la nature des éléments de preuve que l’auditeur trouvera souvent lors de vérifications  des dépenses.  

En outre, aux fins des procédures énumérées à l’annexe 2A, les registres, pièces comptables et  documents justificatifs :  

 doivent être facilement accessibles et être classés de manière à rendre leur consultation aisée  (article 16.8 des conditions générales) ;  

 doivent être disponibles au format original ou sous forme de copies, y compris au format  électronique (article 16.9).  

Conseil: les registres et les documents comptables et justificatifs doivent être mis à disposition  sous la forme de documents, que ce soit sur papier, sous forme électronique ou sur tout autre  support (par exemple un compte rendu écrit d’une réunion est plus fiable qu’une présentation  orale des points discutés). Les documents au format électronique ne peuvent être acceptés  que si :  

 – les documents ont tout d’abord été reçus ou créés (par exemple bon de commande ou  confirmation) par le bénéficiaire au format électronique ; ou  

 – l’auditeur est convaincu que le bénéficiaire utilise un système d’archivage électronique qui  répond aux normes établies (par exemple système certifié conforme à la législation nationale).  

 doivent provenir, de préférence, de sources indépendantes de l’entité (un contrat ou une  facture original(e) d’un fournisseur est plus fiable qu’un accusé de réception interne) ;  

 qui sont générés en interne sont plus fiables s’ils ont été contrôlés et approuvés ; 

 qui sont obtenus directement par l’auditeur (par exemple, inspection des actifs) sont plus  fiables que les éléments d’information obtenus indirectement (par exemple, demande de  renseignements sur les actifs).  

Si l’auditeur estime que les critères susmentionnés ne sont pas suffisamment remplis, il doit le  préciser dans les observations factuelles.  

2 ACQUISITION D’UNE CONNAISSANCE SUFFISANTE DES  CONDITIONS DU CONTRAT DE SUBVENTION (ANNEXE 2A –  PROCEDURE 1.1)  

L’auditeur acquiert une connaissance suffisante des conditions du contrat de subvention. Il/elle  accorde une attention particulière à l’annexe I du contrat de subvention (Description de l’action),  à l’annexe II (Conditions générales) et à l’annexe IV (Directives de l’AFD sur la passation des  marchés dans les pays étrangers par les bénéficiaires). Toute violation de ces principes ou de ces  règles entraîne l’inéligibilité des dépenses au financement par la Caisse des Dépôts et  Consignations Tunisienne. 

L’auditeur s’assure auprès du bénéficiaire que les principes de passation de marchés et les  règles de nationalité et d’origine applicables sont clairement identifiés et compris. S’il estime  que les conditions à contrôler ne sont pas suffisamment claires, il/elle lui appartient de  demander une clarification au bénéficiaire.  

3 SELECTION DES DEPENSES A VERIFIER (ANNEXE 2A –  PROCEDURES 3.1 A 3.7)  

Les dépenses déclarées par le Bénéficiaire dans le rapport financier sont généralement réparties  entre les rubriques suivantes : 1 Ressources humaines, 2 Voyages, 3 Équipement et fournitures,  4 Bureau local, 5 Autres coûts et services, 6 Autres, 8 Imprévus et 10 Coûts indirects. Les rubriques  de dépenses 1 à 6 représentent les coûts directs de l’action. Les rubriques de dépenses peuvent  être ventilées en sous-rubriques telles que 1.1 Salaires, par exemple.  

Les sous-rubriques de dépenses peuvent être subdivisées en postes de dépenses individuels ou  catégories de postes de dépenses présentant des caractéristiques identiques ou similaires. La  forme et la nature des justificatifs (par exemple, paiement, contrat, facture, etc.) et le mode  d’enregistrement des dépenses (par exemple, entrées d’un journal) varient en fonction du type  et de la nature des dépenses et des actions ou transactions sous-jacentes. Dans tous les cas  cependant, les postes de dépenses doivent refléter la valeur comptable (ou financière) des  actions ou transactions sous-jacentes, quels que soient le type et la nature de l’action ou de la  transaction concernée.  

L’auditeur devrait sélectionner les postes de dépenses ou catégories de postes de dépenses à  vérifier en se basant sur la valeur comme critère principal. L’auditeur sélectionne des postes de  dépenses à valeur élevée afin de garantir une couverture des dépenses adéquate.  

4 COUVERTURE DE LA VERIFICATION DES DEPENSES (ANNEXE  2A – PROCEDURES 3.1 A 3.7)  

L’auditeur applique les principes et critères énumérés ci-dessous lors de la planification et de  l’exécution des procédures spécifiques de vérification des dépenses sélectionnées prévues à  l’annexe 2A (procédures 3.1 – 3.7). 

La vérification par l’auditeur et la couverture de la vérification des dépenses n’impliquent pas  forcément un contrôle complet et exhaustif de toutes les dépenses relevant d’une rubrique ou  sous-rubrique spécifique. L’auditeur doit procéder à un contrôle systématique et représentatif.  En fonction de certaines conditions (voir ci-dessous), il peut obtenir des résultats satisfaisants  pour une rubrique ou sous-rubrique de dépenses en examinant un nombre limité de postes  sélectionnés.  

L’auditeur peut appliquer des techniques de sondage statistique pour contrôler une ou plusieurs  rubriques ou sous-rubriques de dépenses du rapport financier. L’auditeur examine si les  «populations» (sous-rubriques de dépenses ou catégories de postes à l’intérieur d’une sous rubrique de dépenses) sont adéquates et de taille suffisante (en d’autres termes, elles devraient  se composer d’un grand nombre de postes) pour assurer un sondage statistique effectif.  

Le cas échéant, l’auditeur doit expliquer dans le rapport d’observations factuelles pour quelles  rubriques ou sous-rubriques du rapport financier l’échantillonnage a été appliqué, la méthode  utilisée, les résultats obtenus et indiquer si l’échantillon est représentatif.  

Le ratio de couverture des dépenses («ECR») correspond au total des dépenses contrôlées par  l’auditeur, exprimé en pourcentage du total des dépenses que le Bénéficiaire a déclarées dans le  rapport financier. Ce montant est déclaré à l’annexe V du contrat de subvention.  

L’auditeur veille à ce que l’ECR global soit d’au moins 65 %. S’il/si elle relève un pourcentage  d’exceptions inférieur à 10 % du total des dépenses contrôlées (soit 6,5 %), l’auditeur finalise les  procédures de vérification et poursuit la procédure d’établissement de rapport.  

Si le taux d’exception noté est supérieur à 10 %, l’auditeur étoffe les procédures de vérification  jusqu’au moment où l’ECR est égal à 85 % au moins. L’auditeur termine ensuite les procédures  de vérification et poursuit la procédure d’établissement du rapport indépendamment du  pourcentage total d’exceptions observé. L’auditeur veille à ce que l’ECR de chaque rubrique et  sous-rubrique de dépenses du rapport financier soit d’au moins 10 %.  

5 PROCEDURES DE VERIFICATION DES DEPENSES  SELECTIONNEES (ANNEXE 2A – PROCEDURES 3.1 A 3.7)  

L’auditeur vérifie les postes de dépenses sélectionnés en exécutant les procédures 3.1 à 3.11  énumérées à l’annexe 2A et notifie toutes les observations factuelles et les exceptions résultant  de ces procédures. Sont considérés comme des exceptions de la vérification tous les écarts  observés lors de l’exécution des procédures définies à l’annexe 2A.  

L’auditeur quantifie le montant des exceptions constatées et l’impact potentiel sur la contribution  de la Caisse des Dépôts et Consignations Tunisienne, si la CDC T venait à déclarer inéligible(s) le(s)  poste(s) de dépenses concerné(s) (le cas échéant, en prenant en considération le pourcentage de  financement de la CDC T et l’impact sur les dépenses indirectes (par exemple, coûts  administratifs, frais généraux). L’auditeur notifie toutes les exceptions observées, y compris dans  les cas où il/elle ne peut quantifier leur montant et l’impact potentiel sur la contribution de la  CDC T. 

INDICATEURS DE RISQUE EN MATIÈRE DE PASSATION DE MARCHÉS  

 Incohérences dans les dates des documents ou suite illogique de dates. Exemples :  

– L’offre porte une date postérieure à l’attribution du contrat ou antérieure à l’envoi des  appels d’offres ;  

– L’offre du soumissionnaire retenu porte une date antérieure à la date de publication de  l’offre ou porte une date bien postérieure aux offres des autres soumissionnaires ;  

– Les offres de différents candidats participant aux mêmes appels d’offres portent toutes une  date identique ;  

– Les dates figurant sur les documents ne sont pas plausibles/cohérentes avec les dates  figurant sur la documentation jointe (par exemple, date de l’offre non plausible/cohérente  avec la date du cachet postal sur l’enveloppe, date d’une télécopie non  plausible/cohérente avec la date imprimée du télécopieur).  

 Similitudes inhabituelles entre les offres de candidats participant au même appel d’offres.  Exemples :  

– Formulation, phrases et terminologie identiques dans les offres de soumissionnaires  différents ;  

– Présentation et format identiques (par exemple, police de caractères, taille de la police,  taille des marges, tirets, mise en forme des paragraphes, etc.) dans les offres de  soumissionnaires différents ;  

– Papier à en-tête ou logos similaires ;  

– Utilisation de prix identiques dans les offres de soumissionnaires différents pour un certain  nombre de volets ou de postes ;  

– Erreurs grammaticales, orthographiques ou typographiques identiques dans les offres de  soumissionnaires différents ;  

– Utilisation de timbres similaires et similitudes dans les signatures.  

 État financier ou autres informations indiquant que deux soumissionnaires participant au  même appel d’offres sont liés ou appartiennent au même groupe (par exemple, lorsque des  états financiers sont fournis, les notes annexes peuvent révéler des informations sur la  propriété du groupe. Ces informations peuvent également être tirées des registres publics des  comptes).  

 Incohérences dans le processus de sélection et d’attribution. Exemples :  

– Décisions d’attribution non plausibles/cohérentes avec les critères de sélection et  d’attribution ;  

– Erreurs dans l’application des critères de sélection et d’attribution ;  

– Un fournisseur habituel du bénéficiaire est membre d’un comité d’évaluation des offres. 

 Autres éléments et exemples révélant un risque de relations privilégiées avec les  soumissionnaires :  

– Le même soumissionnaire (ou petit groupe de soumissionnaires) est invité à une fréquence  inhabituelle à présenter une offre dans différents marchés ;  

– Le même soumissionnaire (ou petit groupe de soumissionnaires) est retenu dans un  nombre exceptionnellement élevé d’offres ;  

– Un soumissionnaire se voit fréquemment attribuer des marchés pour différents types de  biens ou de services ;  

– Le soumissionnaire retenu facture des marchandises additionnelles non prévues dans  l’offre (par exemple, pièces détachées additionnelles facturées sans justification précise,  coûts d’installation facturés alors qu’ils n’étaient pas prévus dans l’offre).  

 Autres documents, points et exemples indiquant un risque d’irrégularité :

  – Utilisation de photocopies au lieu de documents originaux ;  

– Utilisation de factures pro forma comme justificatifs au lieu de factures officielles ;  

– Modifications manuelles sur les documents originaux (par exemple, chiffres modifiés  manuellement, chiffres effacés au correcteur liquide (Tipp-ex), etc.) ;  

– Utilisation de documents non officiels (par exemple, papier à en-tête n’indiquant pas  certaines informations officielles et/ou obligatoires telles que le numéro du registre du  commerce, le numéro d’identification fiscale de l’entreprise, etc.).