Audit du Compte Justificatif-OXFAM Retour vers les opportunités

1. Aspects généraux 1.1. Arrière-plan 

Le projet SILA de lutte contre les violences basées sur le genre en Tunisie est cofinancé par l’Union  européenne et par l´AECID dans le cadre de la convention de contribution n° ENI/2022/436-955. Il est mis  en œuvre par l´AECID et par ENABEL, en collaboration avec les institutions bénéficiaires. 

1.2. Informations sur la Convention de contribution 

1.3. Données budgétaires et économiques générales

2. Objet du contrat 

2.1. Objet 

L’objet du contrat est l’obtention d’un rapport d’audit établi par un professionnel indépendant portant sur le  niveau d’exécution des fonds et le respect des obligations définies dans la convention de contribution ainsi  que dans les instruments de mise en œuvre de l’action, afin de déterminer le montant des coûts éligibles de  l’action. 

2.2. Objectifs spécifiques 

1. Établir un rapport sur l’exécution financière de la subvention en monétaire n° versée pendant la période  de mise en œuvre, conformément aux procédures définies dans les présents termes de référence et par  la réglementation du bénéficiaire, dans le but de : 

1.1. Vérifier que les fonds ont été utilisés conformément à leur destination 

1.2. Vérifier l’éligibilité de l’ensemble des dépenses au regard des dispositions de la Convention de  contribution et, à titre complémentaire, de leur conformité aux normes et procédures applicables  de l’AECID. 

1.3. Vérifier la traçabilité et la fiabilité des informations financières 

2.3. Période couverte 

L’examen audit portera sur la période allant du 12/02/2024au 31/10/2026. 

Il comprendra un examen de la période de justification suivant la date d’achèvement de la mise en œuvre, à  compter de la fin de la mise en œuvre technique et conformément aux délais et conditions stipulés dans le  document RCS AECID du 14/12/2023. 

3. Portée de la mission 

L’audit doit porter sur l’ensemble des dépenses financées par la subvention et inclure tous les fonds exécutés  dans ce même cadre durant la période auditée.  

Le cas échéant, les rapports d’audit doivent inclure les intérêts générés par les comptes bancaires du projet  et les apports en fonds propres des institutions d’exécution à titre de contrepartie 

Un échantillonnage peut être réalisé conformément à la réglementation espagnole, et plus précisément à  l’article 37.4 du décret royal 794/2010 du 16 juin et l’article 48.4 du décret royal 188/2025 du 11 mars, qui  encadrent les subventions et l’aide au développement dans le domaine de la coopération internationale. Dans  ce cas, la méthode d’échantillonnage utilisée, le nombre d’éléments et le montant de l’échantillon analysé par rapport au total, ainsi que le pourcentage d’irrégularités constatées par rapport à l’échantillon analysé  (également en termes de nombre d’éléments et de montant des dépenses) doivent être indiqués. 

Si, à la date de soumission du rapport d’audit, les comptes du projet présentent un solde, le cabinet d’audit  devra en certifier la ventilation au moyen d’un état détaillé des engagements, incluant notamment les contrats  signés et les factures non réglées, pour autant qu’il s’agisse de dépenses liées à l’établissement du  rapport final, du rapport d’audit et, plus généralement, aux coûts de clôture et de justification  de la subvention. 

Tout solde non dûment justifié sera considéré comme un montant excédentaire à restituer.

4. Cadre réglementaire 

Le cabinet d’audit qui émet le rapport d’audit est tenu de se conformer aux Normes internationales d’audit  (ISA) publiées par la Fédération internationale des comptables (IFAC). 

La mission sera réalisée conformément aux textes suivants : 

• Résolution relative à l’attribution de la subvention. 
• Convention de contribution et ses annexes. 
• Les réglementations nationales applicables en matière de gestion des fonds. 
• Décret royal 794/2010 du 16 juin, portant réglementation des subventions et de l’aide dans le  domaine de la coopération internationale. 
• Décret royal 188/2025 du 11 mars, qui réglemente les subventions et l’aide dans le domaine de la  coopération pour le développement durable et la solidarité mondiale. 
• Loi 38/2003 du 17 novembre, Loi générale sur les subventions. 
• Décret royal 887/2006 du 21 juillet approuvant le règlement de la loi 38/2003 du 17 novembre, loi  générale sur les subventions. 
• Toute autre réglementation applicable à l’examen des pièces justificatives, des états financiers et  des relevés de comptes. 

Documentation de référence : 

• Arrêté EHA/1434/2007 du 17 mai approuvant la norme d’action des auditeurs dans l’exécution des  travaux d’examen des comptes justificatifs des subventions, dans le cadre du secteur public de l’État,  prévus à l’article 74 du Règlement de la loi 38/2003 du 17 novembre, Subventions générales, approuvé  par le décret royal 887/2006 du 21 juillet. 
• Manuel de la convention de contribution (version en vigueur à la date de signature de la convention).

5. Mise en œuvre de la mission d’audit 

5.1. Documentation de référence 

Le cabinet d’audit réalisera la mission conformément aux dispositions du décret royal 794/2010 du 16 juin,  relatif aux subventions dans le domaine de la coopération international et du décret royal 88/2025 du 11  mars, qui réglemente les subventions et l’aide dans le domaine de la coopération pour le développement  durable et la solidarité mondiale, ainsi qu’à l’arrêté EHA/1434/2007 du 17 mai, qui définit les normes  d’intervention des auditeurs. 

À cet effet, il analysera le cadre réglementaire et l’ensemble de la documentation définissant les obligations  du bénéficiaire. Il procédera notamment à l’examen des pièces justificatives, des états financiers et des relevés  comptables, en vérifiant leur validité, leur conformité et leur correcte comptabilisation. 

Le cas échéant, le cabinet d’audit pourra examiner les rapports d’audit antérieurs afin d’identifier toute  réserve susceptible d’affecter son travail.  

Pour la réalisation de la mission, le cabinet d’audit examinera notamment : 

• la résolution d’attribution de la subvention et ses modifications éventuelles ; 
• la Convention de financement et ses annexes ; 
• les documents de formulation de l’intervention ; 
• les plans opérationnels annuels ou pluriannuels ; 
• les budgets approuvés et révisés ; 
• les règlements internes applicables ; 
• les rapports de suivi et rapports intermédiaires ; 
• les rapports financiers ; 
• les audits antérieurs, le cas échéant ; 
• toute autre documentation pertinente relative à l’exécution de l’intervention. 

5.2. Procédures d´audit 

Le cabinet d’audit effectuera notamment les procédures suivantes : 

1. a) Conformité réglementaire et contractuelle 

• Vérification du respect des obligations prévues dans la résolution d’octroi, la Convention de  financement et la réglementation applicable. 
• Vérification du respect des conditions particulières relatives à l’éligibilité des dépenses. b) Vérification financière et comptable 
• Vérification de la concordance entre la comptabilité, les états financiers et les rapports transmis à  l’AECID. 
• Vérification de la traçabilité des dépenses et des recettes. 
• Vérification des comptes bancaires, de la trésorerie et des intérêts financiers éventuels.
•  Vérification du traitement des soldes non utilisés. 

1. c) Vérification de l’éligibilité des dépenses 

• Vérification de la réalité des dépenses.
• Vérification de leur imputation correcte. 
• Vérification du respect de la période d’éligibilité. 
• Vérification de la justification documentaire et du paiement. 

1. d) Marchés et sous-traitance 

• Vérification du respect des procédures d’acquisition applicables. 
• Vérification des consultations de fournisseurs requises. 
• Vérification de la conformité des opérations de sous-traitance. 

1. e) Ressources humaines 

• Vérification de la réalité et de l’éligibilité des coûts de personnel. 
• Vérification des modalités d’affectation des ressources humaines à l’intervention. f) Fiscalité 
• Vérification du traitement de la TVA et des autres impôts indirects. 
• Vérification de leur caractère récupérable/exonérable ou non récupérable / non exonérable g) Gestion des actifs 
• Vérification de l’existence et de l’enregistrement des immobilisations. 
• Vérification de la gestion des équipements, véhicules et investissements financés. • Vérification des transferts de propriété lorsque ceux-ci sont prévus par la Convention. 

1. h) Cohérence de l’exécution 

• Analyse de la cohérence entre les rapports techniques et les données financières. • Identification des éventuelles divergences significatives. 

1. i) Communication et visibilité 

• Vérification de l’existence des éléments justificatifs relatifs aux obligations de communication et de  visibilité prévues dans la Convention ou dans la résolution d’octroi, en tenant compte, le cas échéant,  des situations exceptionnelles préalablement convenues entre les parties et dûment documentées. 

Le cabinet d’audit pourra réaliser toute autre procédure qu’il estimera nécessaire à la bonne exécution de sa  mission. 

5.3. Déclarations, attestations et documentation à fournir par les  entités auditées 

Les entités participant à l’exécution de l’intervention mettront à disposition du cabinet d’audit l’ensemble des  informations et documents nécessaires à la réalisation des travaux. 

À ce titre, elles fourniront notamment : 

1. États financiers et rapports de gestion 

• Ventilation budgétaire des dépenses et investissements par rubrique et par source de  financement.
• Balance d’exécution financière. 
• État de trésorerie. 
• Liste détaillée de l’ensemble des justificatifs de dépenses financées par le projet.
• Rapport financier final. 

1. Financements et cofinancements 

• Certification des produits financiers générés. 
• Certification relative à l’obtention d’autres subventions ou aides. 
• Certifications émises par les autres bailleurs ayant contribué au financement de  l’intervention, le cas échéant. 

1. Documentation bancaire 

• Relevés bancaires. 
• Justificatifs des virements. 
• Informations relatives aux opérations de change. 
• Justificatifs des taux de change appliqués. 

1. Fiscalité 

• Attestation démontrant que les impôts indirects ne sont pas récupérables/exonérables ou, lorsqu’ils le sont, qu’ils n’ont pas été récupérés. 

1. Ressources humaines 

• Liste du personnel salarié affecté à l’intervention. 
• Documents justificatifs relatifs aux coûts de personnel (bulletins de paiement, etc)

f. Documentation justificative 

• Factures et pièces justificatives originales. 
• Justificatifs de paiement. 
• Contrats et dossiers d’acquisition. 
• Documentation relative aux procédures de passation de marchés. 

1. Archivage documentaire 

• Certification indiquant le lieu de conservation des documents originaux. 
• Engagement de conservation des pièces justificatives conformément à la réglementation  applicable. 

1. Exécution de l’intervention 

• Certification finale d’exécution des activités. 
• Relation des matériels de visibilité et de communication produits dans le cadre de  l’intervention. 
• Tout autre document nécessaire à la vérification de la correcte exécution de l’action. Tout contrôle supplémentaire que l’auditeur juge approprié au cours de ses vérifications.

6. LIVRABLES 

Langue: Tous les livrables seront présentés en français. 

Présentation et nombre d’exemplaires : Trois exemplaires physiques seront produits et envoyés au  Bureau d’Oxfam à Tunis. 

Une copie numérique sera fournie, comprenant le texte au format PDF et une copie des calculs au format  Excel. 

6.1. Rapport d’audit 

Le cabinet d’audit établira le rapport dans le format qu’il jugera le plus approprié, en y incluant  systématiquement un résumé exécutif. Un rapport préliminaire sera d’abord transmis afin de permettre une  période de revue avant la remise de la version finale. 

Le rapport devra définir clairement la nature et l’étendue des travaux réalisés, présenter un résumé des  principales procédures d’audit mises en œuvre et vérifier les données figurant dans la note justificative de la  subvention ainsi que dans l’ensemble des documents et domaines soumis à l’audit. Il devra également évaluer  la conformité de l’action aux dispositions de la convention de contribution et/ou de subvention, ainsi qu’aux  lois et réglementations applicables. La méthodologie utilisée et les conclusions de l’audit devront être décrites  de manière explicite et détaillée. 

Le rapport présentera les résultats des vérifications effectuées sur les pièces justificatives relatives à l’action  subventionnée, les états comptables et les relevés de compte examinés, ainsi que les contrôles réalisés. 

Il fera également état de tout fait, anomalie ou exception susceptible de constituer un manquement du  bénéficiaire à la réglementation applicable ou aux conditions de la subvention. Les informations devront être  fournies avec un niveau de détail suffisant pour permettre à l’autorité compétente de formuler une conclusion  claire et motivée. 

Le rapport devra notamment inclure les éléments suivants : 

• l’identification du bénéficiaire et de l’organisme ayant mandaté le commissaire aux comptes ; • l’identification de l’organisme gestionnaire de la subvention ; 
• l’identification de la subvention concernée, avec référence à la décision d’attribution ; 
• l’identification des pièces justificatives, des états financiers et/ou des comptes examinés, qui seront  annexés au rapport ; 
• une référence au cadre réglementaire applicable (notamment la décision d’attribution de la  subvention) précisant les modalités de justification des dépenses ; 
• une référence au règlement intérieur ou aux procédures applicables encadrant la réalisation des  contrôles et leur portée ; 
• une description détaillée des procédures de contrôle mises en œuvre par l’auditeur et de leur  étendue, conformément aux dispositions de la section 5.1. Lorsque le cadre réglementaire, l’appel  à propositions ou la décision d’attribution autorise un contrôle paréchantillonnage, le rapport devra préciser la méthode d’échantillonnage utilisée, le nombre d’éléments contrôlés par rapport au total,  ainsi que le pourcentage d’anomalies relevées, tant en nombre d’éléments qu’en montant des  dépenses concernées ;

• une mention confirmant que le bénéficiaire a fourni à l’auditeur l’ensemble des informations requises  pour la réalisation de l’audit. À défaut, les informations manquantes devront être explicitement  signalées ; 
• les résultats des contrôles effectués, incluant les éventuels constats susceptibles de révéler un non respect des réglementations applicables ou des conditions d’octroi de la subvention, accompagnés  d’informations suffisamment détaillées pour permettre à l’organisme gestionnaire de tirer ses  conclusions. 

Les données financières présentées dans le rapport d’audit devront être exprimées à la fois en euros et en  monnaie locale, avec indication des taux de change appliqués. 

Le rapport comprendra également un détail des dépenses, conformément à l’annexe III de la convention de  contribution.  

Ce détail devra inclure une comparaison entre les montants budgétés et les montants réels  pour la période auditée, en monnaie locale et en euros. Les pièces justificatives, les états financiers  et les tableaux pertinents respecteront le même format que ceux figurant dans les modèles de demande et  de rapport final de l’AECID en vigueur au moment de l’audit. 

6.2. Lettre de déclaration 

À l’issue de l’audit, l’auditeur demandera à l’entité bénéficiaire une lettre, signée par la personne ayant signé  les pièces justificatives et les états financiers, attestant que l’auditeur a été informé de toutes les circonstances  susceptibles d’affecter la réception, l’utilisation et la justification de la subvention. Cette lettre comprendra  également toute déclaration pertinente fournissant à l’auditeur des éléments de preuve supplémentaires  concernant les procédures mises en œuvre. 

6.3. Lettre complémentaire 

La lettre doit porter la mention « Confidentiel » et être adressée uniquement à la direction compétente de  l’AECID. Son objet est d’informer cette direction des points suivants : 

• Irrégularités ou fraudes détectées (par exemple, documents tels que des factures ou des rapports  falsifiés, etc.). 
• Manque de coopération de la part de l’entité bénéficiaire/de l’unité de gestion dans la réalisation  de l’audit. 
• Degré de suivi du projet par l’institution partenaire ou son représentant. 
• Impression générale du projet. 
• Autres aspects qui pourraient être jugés nécessaires à inclure.

7. CONDITIONS DU CONTRAT 

7.1. Obligations 

Obligation de l’entité bénéficiaire : 

• Préparer et fournir au cabinet d’audit les comptes justificatifs et les états financiers ou les documents  de compte mentionnés à la section 5.4 et, de manière générale, mettre à leur disposition tous les  livres, registres et documents nécessaires à la réalisation de l’examen. 
• Engagement à autoriser la communication entre les auditeurs en cas d’autres audits ayant une  incidence sur les fonds d’action. 

Obligation du cabinet d’audit : 

• Effectuer la mission et soumettre un rapport conformément aux dispositions du présent document. • Respecter des dispositions de la réglementation en vigueur en matière d’audit des comptes,  notamment en ce qui concerne l’indépendance et les conflits d’intérêts du cabinet d’audit. • Obligation de confidentialité du cabinet d’audit. 

7.2. Calendrier de l’examen et échéances de remise du rapport 

✓ 31/10 Date du dernier paiement (fin des activités du projet) 

✓ 1/11 Début de la mission d’audit sur la base du brouillon de rapport financier  final couvrant la période 12/02/2024 au 31/10/2026 

✓ 31/12 fin de la mission d’audit et remise du rapport provisoire 

✓ 15/01 remise du rapport d’audit final et ses annexes 

7.3. Lieu de service 

La présence au bureau Oxfam n’est pas exigé.  

7.4. Les modalités de paiement sont fixées comme suit : 30 % à titre  d’avance suite à la signatur du contrat et dépôt de la facture avance et  70 % à la clôture des travaux. 

7.4.1. Cabinet d’audit 

La responsabilité du cabinet d’audit se limite à l’exécution de ses travaux conformément à la réglementation  applicable (résolution d’attribution de subvention, réglementations locales, etc.). 

Le cabinet d’audit sera soumis à la législation locale applicable, garantissant dans tous les cas sa conformité  aux règles d’indépendance, d’incompatibilité, de diligence professionnelle, de secret professionnel,  d’honoraires et de documents de travail. 

Les critères de recrutement du cabinet d’audit seront les suivants : 

• Cabinet enregistré et agréé comme entité d’audit auprès de l’organisme compétent dans chaque  pays d’exécution.

• Soyez à jour dans toutes vos obligations sociales et fiscales (Sécurité sociale et impôts). 
• Expérience minimale de 3 années dans la réalisation d’audits de projets/programmes financés par  des ressources de coopération internationale.
• D’autres dépendent de la réglementation du pays d’exécution. 

7.4.2. Personnel minimum requis 

L’équipe d’audit requise sera composée d’au moins : 

• Un professionnel titulaire d’un diplôme universitaire officiel en administration des affaires, en comptabilité  publique ou en économie ou équivalent, dûment inscrit à l’Ordre des experts-comptables et des  commissaires aux comptes du pays où ses services sont fournis, et possédant cinq ans d’expérience en  tant qu’auditeur. 

7.4.3. Offre 

La proposition doit être soumise conformément aux présentes conditions générales, en indiquant la  méthodologie et le plan de travail prévus, et en précisant le pourcentage de documents justificatifs à examiner.  Elle doit également comprendre : 

• Lettre de présentation signée par le représentant légal de l’entreprise indiquant que celle-ci a examiné et  accepté les termes de référence du processus de sélection ainsi que la période de validité de l’offre. 
• Copies des documents permettant de conclure le contrat de prestation de service (preuve d’inscription  en tant qu’entité d’audit auprès de l’organisme compétent). 
• Proposition technique indiquant la méthodologie d’audit, le plan de travail et tout aspect technique ou  valeur ajoutée que le cabinet proposant se propose d’apporter dans le cadre de l’exécution du contrat. 
• Description de l’équipe d’audit chargée de réaliser l’audit, incluant les CV des membres qui la composent.  Ces CV devront contenir des informations suffisamment détaillées pour permettre l’évaluation de l’offre  concernant l’expérience spécifique pertinente pour les travaux d’audit couverts par le contrat. 
• Certifications ou contrats attestant de l’expérience, indiquant le client, le projet ou programme audité, la  valeur auditée et la durée du contrat. 
• Proposition économique, en monnaie locale et/ou en euros. 
• Déclaration de responsabilité selon laquelle il n’existe aucune raison susceptible de conditionner ou de  limiter leur travail d’examen des comptes justificatifs et des états financiers ou des états des comptes de  l’intervention (liens avec l’entité exécutant le projet ou autres conflits d’intérêts pouvant survenir). 
• Déclaration de responsabilité attestant que l’entreprise est pleinement à jour de toutes ses obligations  en matière de travail et de fiscalité. 
• Attestation de régularité fiscale et sociale.

7.5. Évaluation des propositions 

Termes de référence audit du compte justificatif 

Le choix du cabinet d’audit sera effectué conformément aux procédures établies par la réglementation  applicable du pays concerné. En l’absence de dispositions spécifiques, seront applicables les règles de la loi  n° 9/2017 du 8 novembre relative aux marchés publics, transposant en droit espagnol les directives  2014/23/UE et 2014/24/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014, ainsi que les dispositions  détaillées dans les conditions administratives particulières. 

Pour la sélection du cabinet d’audit à engager, les propositions reçues seront examinées, en procédant  d’abord à la vérification des documents juridiques demandés, selon le critère Conforme/Non conforme. 

Les propositions reçues seront évaluées selon les critères suivants (évaluer si la proposition est appropriée  et procéder aux ajustements nécessaires) :

Pour être valable, une offre doit obtenir un score minimum de 50 points. Les offres n’atteignant pas ce score  minimum seront disqualifiées. 

7.6. Soumission des offres 

Les propositions doivent être envoyées par email à l’adresse nidhal.benhssan@oxfam.org et dans le délai  indiqué dans l’invitation correspondante, en indiquant l’objet du processus de sélection comme suit : «  Proposition pour l’embauche d’un audit financier externe Sila ». 

7.7. Consultations et clarifications 

Les cabinets d’audit invités peuvent demander des précisions ou soumettre des commentaires, lesquels  doivent être formulés par écrit à l’adresse électronique nidhal.benhssan@oxfam.org au plus tard le 18  Septembre 2026. Les demandes reçues après cette date limite ne seront pas acceptées. 

Si, à la suite d’enquêtes ou de sa propre initiative, il est jugé nécessaire de formuler des clarifications  substantielles, de corriger des erreurs ou d’inclure des modifications supplémentaires, la partie contractante  enverra des circulaires explicatives informant des modifications. 

Les actions susmentionnées seront intégrées au dossier de marché. Aucune autre action, échange ou  négociation n’aura lieu entre les fonctionnaires ou employés du pouvoir adjudicateur et toute autre partie  intéressée par le processus, en dehors des mécanismes indiqués.

TdR_audit_compte justif_OXFAM (003) NBHNA FINAL