Les candidatures internes et externes sont les bienvenues. Pour tous les postes vacants à l’OIM, les candidatures des candidats qualifiés et éligibles de premier rang sont prioritaires lors du processus de sélection. Pour ce poste, les candidatures internes sont considérées comme des candidatures de premier rang.
Contexte
Sous la supervision générale du chef de mission (CoM) de l’OIM Tunisie et la supervision générale du chef de l’unité de gestion des ressources humaines (RMU) et la supervision directe du responsable national des ressources humaines ; et, en collaboration avec les unités concernées du siège et des centres administratifs, le candidat retenu sera responsable et redevable de la gestion des fonctions de gestion des ressources au bureau de pays de l’OIM Tunisie.
Responsabilités
- Soutenir les processus de recrutement au bureau en coordonnant la publication de l’avis de vacance/avis de vacance spécial, en recevant et en triant les candidatures, en organisant les entretiens et les tests, en préparant toute la documentation et le matériel requis, en envoyant des communications aux candidats, en contactant les anciens employeurs pour les vérifications de références et toute autre activité connexe assignée.
- Effectuer des activités préalables à l’emploi telles que la préparation des documents d’entrée en service (EOD) et la collecte des pièces justificatives, la coordination des examens médicaux EOD, le suivi auprès des services médicaux d’assurance maladie (Manille ou Panama) sur les autorisations médicales, la coordination des séances d’orientation, l’organisation des séances d’information sur la sécurité et des examens médicaux, l’inclusion dans les régimes d’assurance le cas échéant, la création d’un dossier personnel, etc.
- Exécuter les rôles assignés dans WAVE HR en accordant une attention particulière à la cohérence et à l’exactitude des données ; saisir et maintenir les données sur la base des approbations et des documents justificatifs ; surveiller et suivre la situation contractuelle et les droits et générer des rapports, des prolongations de contrat, des actions du personnel et d’autres documents connexes.
- Exercer le rôle de chronométreur dans WAVE ; maintenir, mettre à jour et rapprocher les quotas de congés en fonction des pièces justificatives ; générer et modifier des rapports relatifs aux congés ; répondre aux questions générales concernant l’administration des congés ; guider le personnel sur la procédure de demande et d’approbation dans WAVE.
- Soutenir les processus de séparation, de classification, de reclassification et de promotion en collectant la documentation nécessaire, en rédigeant des formulaires, en effectuant des calculs de base, en obtenant des approbations et en coordonnant avec les unités concernées du bureau régional et des centres administratifs.
- Mettre à jour et maintenir les systèmes d’archivage électroniques et physiques de l’unité, y compris les dossiers du personnel avec tous les documents justificatifs, les dossiers de recrutement, les politiques, règlements, lignes directrices et manuels des ressources humaines, les contrôles internes, etc.
- Rédiger des certificats de travail, des avis, des lettres, des rapports, des présentations, des graphiques, mettre à jour l’organigramme et soutenir la soumission des documents dans les délais.
- Support the organization of meetings, training activities and other Human Resources events by carrying out logistical activities such as arrangement of meeting facilities, equipment, materials, preparation of correspondence and drafting and assembling of documents.
- Respond to general inquiries regarding Human Resources policies, instructions and procedures.
- Perform other related duties as assigned
Qualifications
Education
- High School diploma with four years of relevant experience; or,
- Bachelor’s degree in Human Resources, Business Administration, Psychology or related field with two years of relevant professional experience.
Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database.
Experience
- Proficient in Microsoft Office applications e.g. Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook; previous experience in Oracle is a distinct advantage;
Skills
- Attention to detail, ability to organize paperwork in a methodical way;
- Discreet, details and clients-oriented, patient and willingness to learn new things; and,
- Prior work experience with international humanitarian organizations, non-government or government institutions/organization in a multi-cultural setting is an advantage.
Languages
For all applicants, fluency in English, French and Arabic is required (oral and written).
IOM’s official languages are English, French and Spanish.
Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.
Required Competencies
IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.
Values – all IOM staff members must abide by and demonstrate these three values:
- Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
- Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
- Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
- Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.
- Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated.
Core Competencies – behavioural indicators (Level 1)
- Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
- Delivering results: Produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner. Is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
- Managing and sharing knowledge: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
- Responsabilité : Assume la responsabilité de la réalisation des priorités de l’Organisation et de ses propres actions et du travail délégué.
- Communication : Encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.
Remarques
- Toute offre faite au candidat en relation avec cet avis de vacance est soumise à confirmation de financement.
- Ce processus de sélection peut être utilisé pour pourvoir des postes similaires dans divers lieux d’affectation. Les candidats recommandés resteront éligibles à un poste similaire pendant une période de 24 mois.
- Ce poste est soumis à recrutement local. Seules les personnes titulaires d’un permis de séjour et de travail valide dans le pays où ce poste est basé pourront postuler.
- La nomination sera soumise à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination, à la vérification de la résidence, du visa et des autorisations du gouvernement concerné, le cas échéant.
- L’OIM applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’OIM, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination fondée sur le sexe, la nationalité, l’âge, la race, l’orientation sexuelle, l’origine religieuse ou ethnique ou le handicap.
- L’OIM ne facture aucun frais à aucune étape de son processus de recrutement (candidature, entretien, traitement, formation ou autre). Elle ne demande aucune information relative aux comptes bancaires.
- L’OIM accepte uniquement les candidatures dûment complétées soumises via son système de recrutement en ligne. Cet outil permet également aux candidats de suivre l’état de leur candidature.
Pour plus d’informations et d’autres offres d’emploi, n’hésitez pas à visiter notre site Web : Carrières et offres d’emploi de l’OIM
