Description de l’emploi
Sous la supervision directe du Chef du bureau auxiliaire de Sfax et la supervision technique du Chargé de suivi, d’évaluation et de recherche de l’OIM Tunisie, le candidat retenu sera chargé d’aider à la mise en œuvre du projet visant à fournir des services d’autonomisation aux jeunes et des initiatives d’institutionnalisation dans la région de Sfax. Le projet renforcera les capacités des services locaux liés à la jeunesse à travers des formations de conseillers de jeunesse, la fourniture d’équipements et le soutien aux activités culturelles et sportives communautaires.
Responsabilités
Français L’assistant de projet effectuera les tâches suivantes :
• Assister le gestionnaire de projet et le responsable national dans la mise en œuvre et le reporting du projet.
• Soutenir l’organisation des ateliers, réunions et événements (séminaires et formations) et la préparation de leurs rapports.
• Aider au suivi de l’avancement du projet et suggérer de manière proactive des outils de suivi et de reporting.
• Aider à organiser avec les institutions publiques et privées la mise en œuvre des sessions de formation et des activités de coaching.
• Aider à la préparation des plans de travail des activités, y compris la logistique et le budget. Assister le gestionnaire de projet dans l’examen des coûts de formation et des lignes budgétaires du projet et adapter les programmes de formation si nécessaire.
• Aider à l’organisation des aspects techniques et financiers liés à l’avancement du projet, y compris les contrats avec les prestataires de services, l’approvisionnement des articles requis, le traitement des paiements, la soumission des rapports et de toute la documentation connexe, et le suivi des outils de suivi et de reporting.
• Fournir un soutien logistique pour l’organisation des missions sur le terrain, des réunions, des ateliers (voyages, hébergement, restauration, préparation des supports de communication).
• Soutenir le bon fonctionnement quotidien de toutes les fonctions administratives en temps opportun et conformément aux règlements et procédures de l’OIM.
• Surveiller et actualiser toutes les données relatives aux bénéficiaires grâce à un suivi diligent ;
• Assurer le suivi des documents (y compris les demandes d’achat, les bons de commande, les demandes de paiement, les bons, les formulaires RH) et de la correspondance à signer, et assurer la liaison avec le personnel de l’OIM, selon les besoins.
• Aider à créer et à maintenir une documentation appropriée et des systèmes de suivi et de classement systématiques des documents administratifs, y compris la maintenance du système de classification (copies papier/électroniques) et des bases de données des documents pertinents.
• Maintenir la confidentialité et l’intégrité de toutes les informations relatives au projet, en particulier les données concernant les candidats et les bénéficiaires sélectionnés du projet.
• Accomplir d’autres tâches connexes qui pourraient être assignées.
Qualifications
- Bachelors or Equivalent or Higher degree in Business Management, Business Administration, from an accredited academic institution and two (2) years of relevant professional experience;
- High School Degree/Certificate in the above fields with four (4) years of relevant professional experience.
- Experience and interest in entrepreneurship and international cooperation.
- Experience in administration and technical assistance to executives is an asset.
- Effectively organizes actions with other implementing partners.
- Works effectively with local authorities, stakeholders, beneficiaries, and the broader community to advance country office or regional objectives.
- Prior work experience in an international organization and/or non-governmental organizations (NGO) is an advantage.
- Experience in Labour Migration, Migration and Development.
- Capacity to work effectively and harmoniously within people at different levels within and outside organization and with colleagues from varied cultures and professional backgrounds.
- Candidate should be highly motivated with dynamic personality and the ability to work under pressure to meet deadlines.
- Ability to draft correspondence and communicate effectively.
- High level of computer literacy (MS Office Word, Excel and Outlook); experience in handling web-based management system.
- Ability to analyse and interpret source information and data; capable of designing, reviewing and revising business processes to achieve efficiency.
- Strong organizational and planning skills.
- Excellent time management skills.
- Excellent verbal and written communication skills in all three languages (Arabic, French, English).
- Attention to details and problem-solving skills.
- Capacity to work effectively and harmoniously within a team of colleagues from varied cultures and professional backgrounds.
For all applicants, fluency in Arabic, French and English is required (oral and written).
- Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
- Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
- Professionnalisme : Démontre sa capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour relever les défis quotidiens.
- Courage : Démontre la volonté de prendre position sur des questions importantes.
- Empathie : fait preuve de compassion envers les autres, fait en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.
- Travail d’équipe : développe et favorise une collaboration efficace au sein et entre les unités pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
- Fournir des résultats : Produit et fournit des résultats de qualité dans un souci de service et dans les délais. Est orienté vers l’action et déterminé à atteindre les résultats convenus.
- Gérer et partager les connaissances : Chercher continuellement à apprendre, à partager les connaissances et à innover.
- Responsabilité : Prend la responsabilité de la réalisation des priorités de l’Organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.
- Communication : Encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.
