Assistant(e) de la chaîne d’approvisionnement (4 postes)-OIM Retour vers les opportunités

Introduction

Créée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et la principale agence des Nations Unies dans le domaine des migrations. En étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux, l’OIM promeut des migrations humaines et ordonnées, bénéfiques à tous. Elle sauve des vies et protège les personnes en déplacement, propose des solutions aux situations de déplacement forcé et facilite les voies de migration régulière, tout en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants. 

L’OIM s’engage à promouvoir un environnement de travail respectueux, inclusif et solidaire où chaque employé peut s’épanouir professionnellement et se sentir valorisé. En créant un tel environnement, l’OIM vise à mieux exploiter le potentiel des migrations et à renforcer son soutien aux personnes en déplacement.

L’OIM invite les candidats de tous horizons à postuler et propose des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement, le cas échéant. Pour en savoir plus sur la culture d’entreprise de l’OIM, consultez le site web suivant : Culture du travail à l’OIM | Organisation internationale pour les migrations

Les candidatures internes et externes sont les bienvenues. Pour tous les postes vacants à l’OIM, les candidatures des candidats qualifiés et admissibles de premier niveau sont examinées avant celles des candidats qualifiés et admissibles de deuxième niveau lors du processus de sélection. Dans le cadre de ce poste, Les candidats internes et les candidats assimilés  sont considérés comme des candidats de premier niveau.

Contexte et portée organisationnels

Sous la supervision générale du chef de mission à Tunis, en Tunisie, du chef de l’unité de gestion des ressources et sous la supervision directe du responsable de la chaîne d’approvisionnement, et en collaboration avec les unités concernées du siège et des centres administratifs, les assistants de la chaîne d’approvisionnement seront responsables de la gestion des ressources au sein du siège.

1. 1. Recevoir et centraliser tous les formulaires de demande d’achat ; vérifier qu’ils contiennent toutes les informations requises et qu’ils sont conformes à la matrice d’autorisation des achats et aux autres instructions du service ; obtenir toute information complémentaire nécessaire.
   2. Préparer les dossiers d’appel d’offres, solliciter les offres et les devis, le cas échéant ; préparer un résumé de l’analyse des offres et le transmettre à l’unité requérante.
   3. Une fois l’achat approuvé, confirmer les conditions de l’accord avec les fournisseurs sélectionnés, préparer la documentation pertinente (bon de commande, contrat, etc.) et coordonner les autorisations requises.
   4. Suivre l’état des demandes d’achat en cours et assurer le suivi de la livraison des biens et services dans les délais impartis ; à la livraison, se coordonner avec l’unité de réception pour obtenir des accusés de réception satisfaisants.
   5. Examiner les factures des fournisseurs, préparer les demandes de paiement et coordonner avec le service des finances le paiement des fournisseurs/prestataires de services dans les délais impartis.
   6. Conserver les dossiers physiques et électroniques de toute la documentation tout au long du cycle d’achat, conformément aux instructions et procédures de l’OIM ; extraire et présenter les informations du système et contribuer à la préparation des rapports périodiques.
   7. Réaliser des études de marché pour identifier de nouveaux fournisseurs/prestataires de services potentiels ; participer à leur évaluation en ce qui concerne la qualité, les prix et les services, dans le meilleur intérêt de l’organisation.
   8. Assurer le suivi des accords contractuels et informer les parties concernées de leur renouvellement en temps voulu ; gérer les fournitures et services de bureau, préparer les demandes d’achat nécessaires et coordonner avec le service financier le paiement des factures de services publics.
   9. Fournir des informations techniques à l’ensemble du personnel du bureau concernant les instructions et procédures relatives aux achats.
   10. Effectuer les tâches liées à la chaîne d’approvisionnement concernant la gestion des biens et des actifs, l’entreposage, les assurances, la maintenance et le transport.
   11. Appuyer la coordination des besoins en transport et des déplacements des chauffeurs ; vérifier la bonne tenue des registres et contrôler la consommation de carburant et l’entretien des véhicules.
   12. Superviser les activités des prestataires intervenant dans les locaux du bureau.
   13. Contribuer à l’organisation des réunions, ateliers et formations.
   14. Effectuer toute autre tâche qui pourrait être confiée.

Qualifications et expérience requises

Éducation

• Diplôme universitaire en administration des affaires, comptabilité, logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe, obtenu auprès d’un établissement d’enseignement agréé, et deux ans d’expérience professionnelle pertinente ; ou
  • Diplôme d’études secondaires et quatre ans d’expérience professionnelle pertinente.
  Une certification en approvisionnement, logistique ou gestion de la chaîne d’approvisionnement est un atout.

Les universités accréditées sont celles qui figurent sur la liste des universités accréditées. Base de données mondiale de l’UNESCO sur l’enseignement supérieur.

Expérience

• Expérience en matière d’approvisionnement et de logistique, et de collaboration avec des fournisseurs et des prestataires de services ;
  • Expérience des processus de gestion des actifs ;
  • L’expérience des règles et procédures d’approvisionnement et de logistique de l’OIM/ONU est un atout ;
  • L’expérience au sein d’une organisation internationale est un atout.

Compétences

• Maîtrise avancée de l’outil informatique ;
  • Capacité à travailler avec des institutions nationales et internationales ;
  • Capacité à rédiger des rapports clairs et concis ;
  • Excellentes aptitudes à la communication et à la négociation ;
  • Capacité à établir des besoins en ressources réalistes pour répondre aux besoins de l’OIM.

Langues

Tous les membres du personnel de l’OIM, toutes catégories confondues, doivent maîtriser l’une des langues officielles de l’OIM (anglais, français, espagnol).

Pour ce poste, 

EXIGENCES
Pour ce poste, la maîtrise du français et de l’arabe (à l’oral et à l’écrit) est requise.
SOUHAITABLE
Connaissance pratique de l’anglais

Les compétences linguistiques requises seront spécifiquement évaluées au cours du processus de sélection, qui peut comprendre des évaluations écrites et/ou orales.

Compétences requises

Le cadre de compétences de l’OIM est disponible à cette adresse : lien . Les compétences seront évaluées au cours du processus de sélection.

Valeurs  – Tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces cinq valeurs :

• Inclusion et respect de la diversité : Respecte et promeut les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l’inclusion.
• Intégrité et transparence : Maintient des normes éthiques élevées et agit d’une manière conforme aux principes/règles et aux normes de conduite de l’organisation.
• Professionnalisme : Fait preuve d’une capacité à travailler avec calme, compétence et engagement, et exerce un jugement sûr face aux défis quotidiens.
• Courage : Fait preuve de volonté à prendre position sur des questions importantes.
• Empathie : Fait preuve de compassion envers les autres, fait en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.

Compétences fondamentales  – indicateurs comportementaux Niveau 1

• Travail d’équipe : Développe et favorise une collaboration efficace au sein des unités et entre elles afin d’atteindre des objectifs communs et d’optimiser les résultats.
• Obtention de résultats : Produit et fournit des résultats de qualité, dans le respect des délais et avec un sens aigu du service. Orienté action, il s’engage à atteindre les objectifs convenus.
• Gestion et partage des connaissances : Cherche constamment à apprendre, à partager ses connaissances et à innover.
• Responsabilité : S’approprie la réalisation des priorités de l’organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées.
• Communication : Encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique les sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Notes

Veuillez vous référer à ceci Lien  vers des informations sur les catégories d’emplois de l’OIM.

Toute offre faite au candidat en lien avec cet avis de vacance de poste est soumise à la confirmation du financement.

Ce processus de sélection peut servir à pourvoir des postes similaires dans différents lieux d’affectation. Les candidats retenus pourront être nommés à un poste similaire pendant une période de 24 mois.

La nomination sera subordonnée à la certification de l’aptitude médicale du candidat à exercer ses fonctions, à l’obtention des accréditations, au respect des exigences en matière de résidence ou de visa, et à l’obtention des autorisations de sécurité.

L’OIM applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’OIM, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination fondée sur le sexe, la nationalité, l’âge, la race, l’orientation sexuelle, l’origine religieuse ou ethnique ou le handicap.

L’OIM ne perçoit aucun frais à quelque étape que ce soit de son processus de recrutement (candidature, entretien, traitement du dossier, formation ou autres frais). L’OIM ne demande aucune information relative aux comptes bancaires.

L’OIM n’accepte que les demandes dûment remplies soumises via le système Système de recrutement en ligne de l’OIM  (lien pour les candidats internes) (ici ). Cet outil en ligne permet également aux candidats de suivre l’état d’avancement de leur candidature.

Les candidatures reçues après la date limite ne seront pas acceptées. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Pour plus d’informations et pour consulter d’autres offres d’emploi, nous vous invitons à visiter notre site web : Offres d’emploi et carrières à l’OIM