Assistant(e) de direction (H/F)-IECD Retour vers les opportunités

CONTEXTE 

L’Institut Européen de Coopération et de Développement (IECD), organisation de solidarité internationale créée en 1988, met en œuvre des projets de développement économique et humain dans une quinzaine de pays, en partenariat avec des institutions locales. Depuis plus de 30 années, l’IECD intervient dans les domaines de l’éducation, de la formation et de l’insertion professionnelle, de l’entrepreneuriat et de l’accès à la santé pour les personnes les plus vulnérables.

Présent dans le bassin méditerranéen depuis 1989 au Liban, en Egypte et au Maroc – l’IECD développe désormais ses activités en Tunisie depuis 2022, avec le démarrage d’un projet de création des deux premiers Dispositifs de la Nouvelle Chance pour les jeunes sans qualification de 18 à 30 ans. Il s’agit d’un projet pilote de 4 ans, en partenariat avec l’AFD, le ministère de l’Emploi et de la Formation professionnelle ainsi que l’ANETI (Agence nationale pour l’emploi et le travail indépendant). 

Ce projet a pour objectif d’apporter une réponse adaptée à l’enjeu majeur que représente l’insertion professionnelle et sociale des NEETs dans la société tunisienne. Il s’inscrira dans le cadre d’une politique publique et aura vocation à être essaimé sur l’ensemble du territoire tunisien, en s’appuyant sur la société civile. Ce projet pilote sera mené à Sousse et à Kairouan.

Pour mener ce projet clé, l’IECD est à la recherche d’un(e) assistant(e) de direction (H/F) basé à Sousse.  

MISSIONS 

L’assistant de direction aura pour mission principale d’assister la Responsable DNC dans l’ensemble des tâches liées au fonctionnement global du dispositif.

 Les missions principales sont :

• Assurer l’accueil et orienter les personnes vers le bon interlocuteur :

• Assurer l’accueil physique au sein du local de Sousse, accueillir les personnes qui se présentent et les orienter vers l’interlocuteur adéquat
• Assurer l’accueil téléphonique, recevoir les appels téléphoniques et orienter les personnes vers l’interlocuteur concerné 
• Assurer l’accueil lors des événements organisés (à Sousse, Kairouan ou à Tunis)
• Recevoir le courrier, le trier et transmettre aux collaborateurs concernés

• Gestion et suivis des activités au sein du DNC Sousse à travers la plateforme de gestion :

• Saisir sur la plateforme les emplois du temps par groupe en coordination avec la Responsable du DNC 
• Assurer le suivi des séances, des présences et/ou absences des jeunes 
• Réaliser des reportings régulier sur les activités réalisées 
• Création sur la plateforme des comptes des jeunes pour chaque nouvelle inscription
• Gérer la messagerie interne (répondre quotidiennement aux messages reçus)

• Suivi administratif :

• Gestion des dossiers individuels des jeunes (organisation, classement et archivage de l’ensemble des documents constitutifs du dossier)
• Suivi des dossiers de stage des jeunes (conventions, assurances etc..)
• Rédaction de courriers divers, attestations, notes internes en arabe ou en français etc….
• Traduction de documents divers (français- arabe)

• Gestion du stock et des achats :

• Contacter les fournisseurs, demander des devis et réaliser les bons de commande en coordination avec le responsable de l’achat
• Suivi des livraisons et paiements des fournisseurs (suivi du paiement, préparation des retenues à la source etc…)
• Gestion et suivi des stocks de matériels (informatique, pédagogique, sportif etc…) et de consommables en coordination avec l’Agent logistique et de maintenance

• Communiquer sur le DNC :

• Présenter le Dispositif Nouvelle Chance lors des sessions d’informations ou des salons 
• Présenter le Dispositif aux visiteurs, assurer une visite du local pour toute personne qui se présente au dispositif. 

• Soutien logistique aux équipes pédagogiques :

• Réaliser les impressions nécessaires à la réalisation des séances pédagogiques
• Préparer le matériel ou les salles pour les séances
• Assurer le suivi des outils pédagogiques (vidéoprojecteurs, pointeurs, outils de bricolage, matériel sportif…)

PROFIL 

Formation et Expérience :

• Expérience de minimum 1 en tant qu’Assistant(e) de direction ou chargé(e) d’accueil ou tout autre poste similaire. Une expérience dans un établissement de formation ou éducatif serait un atout.
• Une expérience de minimum 1 an d’engagement dans la vie associative est un atout majeur 
• Diplôme de BTS ou Licence. 

Compétences recherchées :

• Bonne maîtrise de l’utilisation des outils informatiques (différents environnements, travail en réseau…) ;
• Excellente maîtrise de la bureautique (Excel, traitement de texte, logiciel de présentation…)
• Bonnes capacités rédactionnelles en arabe et en français 
• Capacités à s’adapter à des contextes et des interlocuteurs très divers

Qualités personnelles attendues 

• Sens de l’accueil
• Excellent relationnel
• Esprit d’équipe
• Autonomie et proactivité
• Rigueur et sens de l’organisation
• Discrétion
• Sens de l’éthique et de la responsabilité  
• Dynamisme 
• Polyvalent 
• Flexibilité et capacité d’adaptation

CONDITIONS DU POSTE 

Statut : CDD renouvelable sur la durée du projet, 40 heures par semaine, contrat de droit tunisien suivant la réglementation

Sous la responsabilité du Responsable du Dispositif Nouvelle Chance  

En étroite collaboration avec l’ensemble des équipes du DNC et de l’IECD Tunisie

Démarrage du poste : le 1 novembre 2024

Localisation : Sousse avec des déplacements éventuels à Kairouan ou Tunis

Conditions de la mission :

• Rémunération motivante, selon la grille IECD Tunisie ; 
• Congés payés : 2 jours par mois + jours fériés locaux
• Assurance Groupe Maladie
• Forfait téléphonique