Mission principale

Sous la supervision directe du représentant d’ARCS en Tunisie, l’Assistant(e) de Coordination apporte un appui transversal à la gestion générale (y compris administrative, organisationnelle et communicationnelle) du projet MAWARID. Il/Elle joue un rôle central dans la mise en œuvre des activités, dans le suivi administratif et logistique, dans la préparation et la mise à jour des outils internes, ainsi que dans la production de documents et supports de communication adaptés aux besoins du projets et conformes aux directives des bailleurs de fonds et dans le classement et archivage des documents (y compris visuels) et des informations.

L’Assistant(e) de coordination facilite la coordination entre la direction, l’équipe du projet, les consultants, les partenaires, les autorités locales, les bénéficiaires, contribuant ainsi à renforcer la fluidité, la structuration et l’efficacité des activités. Il/elle recherche et favorise la collaboration et les synergies avec le personnel de ARCS chargé des autres projets.

Ce poste offre l’opportunité de développer des compétences en gestion de projets, en organisation administrative et en coordination institutionnelle, dans un environnement multiculturel et engagé pour le développement local.

1. Appui à la Coordination

Assurer la gestion du chronogramme du projet et l’organisation des réunions (préparation des dossiers, ordres du jour, comptes rendus). 

Participer à la préparation de présentations, notes stratégiques et documents institutionnels. 

Appuyer la coordination avec les acteurs.

2. Gestion Administrative et Organisationnelle

Assure la gestion administrative des documents juridiques des projets (contrats, conventions, TdRs, …) ;

Appuie à la préparation des livrables et des présentations, mise en forme et distribution ;

Assure le secrétariat du projet : préparation des courriers, prise de notes dans les réunions, préparation de compte-rendu, suivi de l’agenda ;

Gère l’archivage papier et répertoires informatiques (organisation, archivage, harmonisation des fichiers et dossiers).

3. Gestion financière :

Assure le suivi financier du projet en conformité avec le budget prévisionnel;

Vérifie la conformité des pièces justificatives et de la traçabilité des dépenses ;

4. Communication et Partenariats

Appuyer la rédaction et la mise en forme de supports de communication (notes, présentations, courriers officiels, rapports).

Assurer le premier niveau de réponse aux sollicitations externes (appels, courriels, demandes d’information).

Contribuer à la préparation et à l’organisation d’événements institutionnels et partenariaux (séminaires, ateliers, rencontres avec les partenaires).

5. Appui aux Activités

Soutenir l’équipe de projet dans la conception, la mise en œuvre et le suivi administratif et logistique de leurs activités.

Contribuer à la consolidation des informations nécessaires pour le reporting aux bailleurs et partenaires.

Participer au suivi des besoins opérationnels afin de faciliter la bonne mise en œuvre du projet.

6. Production et appui à la communication

• Contribuer à la préparation et à la mise à jour de supports de communication (présentations de projets, notes de synthèse, bilans d’activités, témoignages), en conformité avec les lignes directrices de l’ONG et des bailleurs de fonds.

• Collaborer avec l’équipe communication d’ARCS Tunisie et du siège en Italie pour garantir la cohérence visuelle et éditoriale des contenus produits.

• Appuyer ponctuellement la valorisation des projets et partenariats sur les canaux de communication (site web, réseaux sociaux, newsletters).

• Participer à la préparation et à l’organisation logistique des événements internes et externes (ateliers, conférences, comités techniques, journées internationales).

• Contribuer à des campagnes de communication et de sensibilisation liées aux thématiques du projet.

PROFIL RECHERCHÉ

Nous cherchons un profil proactif, capable de travailler en autonomie au sein d’une équipe complexe avec une des compétences de gestion, administration et communication.

Formation et expérience

• Diplôme en gestion, administration ou domaine équivalent.

• Une expérience similaire de minimum 3 ans dans une ONG, une organisation internationale ou dans un environnement institutionnel.

Compétences techniques et qualités requises

• Très bonnes capacités de synthèse, rédaction claire et structurée
• Très bonne expression orale et écrite en Français et en Arabe standard. Capacité de communication en Arabe Tunisien.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Courriel)
• Rigueur, sens de l’organisation et fiabilité dans la gestion de tâches variées
• Capacité à travailler en transversalité avec différents services
• Adaptabilité et capacité à évoluer dans un environnement multiculturel et dynamique.

• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à respecter les délais.

• La maîtrise de l’anglais et/ou de l’italien serait un atout.

Conditions et modalités de candidature

Durée du projet : 36 mois avec possibilité de prolongation

Statut : Employé.e

Date de début : immédiate à la fin de la sélection

Salaire : selon le profil et selon la grille salariale d’ARCS.

Lieux de travail : Gouvernorat de Ben Arous, avec possibilité de déplacements sur le territoire national