Assistant(e) administration – Expertise France Retour vers les opportunités

Intitulé du poste : Assistant(e) administration

Pays ou zone géographique : poste basé à Tunis (déplacements en Tunisie, Libye et à Paris au siège d’EF)

Il/Elle interviendra au sein du bureau Tunis, 1er pays d’intervention d’Expertise France dans la région Afrique Nord et dans le monde. Expertise France Tunisie met en œuvre une vingtaine de projets en Tunisie et en Libye soutenus essentiellement par les bailleurs de fonds de l’Union Européenne, AFD et le Ministère des Affaires Etrangères Français dont, les axes d’intervention principaux sont :

• La gouvernance démocratique et les droits humains
• La gouvernance économique et financière
• La paix, stabilité et, sécurité internationale
• Le développement durable, climat et agriculture ;
• La santé et développement humain

L’assistant(e) administration est sous l’autorité hiérarchique du responsable administratif et financier.

L’assistant(e) administration appuie le responsable administration et finance dans le suivi du personnel qu’il soit expatrié ou tunisien. Il/Elle organise les voyages avec les services concernés. Il/ Elle est en charge de l’organisation et de l’intégration des nouveaux arrivants. Il /Elle fait le lien avec les administrations tunisiennes sur les dossiers qui lui reviennent.

MISSIONS : les principales missions confiées à l’assistant(e) administration sont les suivantes :

Gestion administrative du personnel :

• Suivi des documents administratifs du personnel tunisien ;
• Suivi des validations des times sheets du personnel tunisien et internationaux ;
• Archivage des documents administratifs du personnel ;
• Relation avec les entreprises de portage en Tunisie ;

• Préparation du pack d’arrivée de l’expert long terme ou de l’expatrié ;
• Organisation et accueil de l’arrivée de l’expatrié ou de l’expert (briefings, véhicules, etc.)
• Elaboration et suivi des dossiers administratifs des expatriés auprès d’Expertise France et des autorités tunisiennes
• Mise à jour de la contact list du personnel mensuellement
• Actualisation de l’organigramme 
• Mise à jour de l’outil de suivi des absences et congés

Gestion des voyages :

• Mise à jour du planning des arrivées et des départs
• Prise de billets d’avion et modification si nécessaire
• Suivi de l’agence de voyage

Gestion du courrier :

• Préparation des courriers et en faire le suivi
• Réceptionner les courriers extérieurs et les faire suivre au sein du bureau

Préparation des réunions internes :

• Suivre la planification d’occupation des salles
• Préparer les salles pour les réunions et les réceptions

POSITION DU POSTE DANS L’ORGANIGRAMME (relations hiérarchiques et fonctionnelles)

Sous l’autorité hiérarchique de : responsable administratif et financier

Durée de la mission : la durée du contrat sera de 2 an(s) renouvelable si les performances sont jugées satisfaisantes.

Nature du contrat : Contrat via une société de portage salarial, contrat de travail local

Date de prise de fonctions : dès que possible

Rémunération : selon profil