Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) à Tunis(Plein temps ) -GIZ Retour vers les opportunités

La Tunisie est un pays partenaire de la coopération allemande au développement. Depuis 1975, la  Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit – GIZ (nommée GTZ jusqu’en 2010) est  présente en Tunisie. Elle y exécute, pour le compte de Ministères fédéraux allemands, des projets dans  le cadre de la coopération technique tuniso-allemande.  

Pour sa mise en œuvre en Tunisie, le Cluster Energie et Climat, à travers le projet « L’hydrogène vert  au service d’une croissance durable et une économie décarbonisée en Tunisie (H2Vert.TUN) cherche à recruter un(e) Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) qui sera basé(e) à Tunis. 

Votre Mission : 

▪ Organiser et coordonner le planning du/de la responsable du projet /Cluster ; ▪ assister l’Equipe Administrative et Financière du cluster Energie et Climat sous la supervision  de la coordinatrice administrative et financière ; 

▪ assurer le bon fonctionnement du secrétariat ; 

▪ assurer une bonne communication et transmission de l’information au sein du  projet/programme et avec le Bureau de la GIZ ; 

▪ gérer d’une manière fluide et sans dérangement des appels entrants et sortants ; ▪ exécuter quotidiennement le service d’accueil ; 

▪ classer des documents dans des dossiers administratifs papier ou le DMS selon les règles de  classement de la GIZ ; 

▪ appuyer les collaborateurs du projet H2Vert .TUN dans leurs fonctions administratives (par ex.  achat de billets d’avion, …) ; 

▪ répondre au téléphone, traiter, reprendre ou transférer les appels et les messages ; 

▪ enregistrer, documenter, tirer et distribuer le courrier entrant et sortant (télécopies, messages  électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement) conformément au système en  place ; 

▪ soutenir la préparation de programmes de visite, gérer le planning des déplacements,  organiser le transport des visiteurs/visiteuses ; gérer les réservations d’hôtels et l’achat de  billets d’avion ; 

▪ gérer le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en  organiser le traitement selon les priorités ; 

▪ s’occuper de la correspondance nécessaire (réponses) ; 

▪ établir et organiser les supports d’information pour le/la responsable du contrat et de la  coopération ou pour les réunions ; 

▪ assister à l’organisation d’événements et la documentation de réunions/ateliers/séminaires au  sein et en dehors du projet ; 

▪ vérifier la disponibilité des accessoires et des stocks, et procéder aux approvisionnements  conformément aux directives ; 

▪ dresser des listes actualisées du Cluster Energie et Climat (calendrier d’absences, contacts,  contrats, inventaires, achats etc.) ; 

▪ participe aux réunions (d’équipe)/ateliers internes et externes et aide à leur documentation, par  ex. sous la forme de procès-verbaux ; 

▪ photocopier et numériser des documents en fonction des besoins ; 

▪ dresser régulièrement une liste des réunions/événements à venir ; 

▪ assurer des petits travaux de traduction français/anglais ;

▪ signaler les vices/dommages constatés sur les équipements de bureau au service  d’administration des projets et organiser et contrôler leur entretien/réparation ; 

▪ constituer un fichier d’adresses faisant apparaître les principales coordonnées de contact et le  tient à jour en permanence ; mettre à jour régulièrement la base de données des contacts du  Cluster avec noms, adresse, numéros de téléphone et email des Ministères et autres services  étatiques, partenaires des projets, organisations internationales, ONG et fournisseurs de la  GIZ (numéros de téléphone, fax et adresses électroniques) ; 

▪ aider à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des  dossiers pour le projet et/ou cluster, traiter les informations de manière confidentielle, en  particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ; 

▪ veiller au confort des visiteurs, partenaires, collaborateurs/collaboratrices de projet et  consultants en leur proposant journaux, rafraîchissements, etc. ;  

▪ organiser et coordonner le travail du personnel auxiliaire du projet et travailler efficacement avec  lui notamment. 

Votre Profil : 

▪ Niveau min d’instruction : Diplôme universitaire en économie ou en gestion ou en secrétariat de  direction ou en management d’entreprises. (Minimum BAC+3) 

▪ Au moins 2 années d’expérience à un poste de secrétariat de préférence dans un organisme  international 

▪ Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la  communication (logiciels correspondants, téléphone, télécopie, courriel, internet) ainsi que des  systèmes d’exploitation informatique (tels que MS Office) 

▪ Très bonne maîtrise de la langue anglaise, française et arabe, l’allemand est fortement apprécié.

▪ Très bonne capacité organisationnelle 

▪ Excellente présentation, courtoisie et serviabilité à l’égard des visiteurs 

Début de l’emploi : Le plutôt possible 

Lieu de Travail : Tunis / Tunisie 

Type de contrat : contrat de travail national à durée déterminée