Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) à Tunis”Plein temps ” -GIZ Retour vers les opportunités

La Tunisie est un pays partenaire de la coopération allemande au développement. Depuis 1975, la  Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit – GIZ (nommée GTZ jusqu’en 2010) est  présente en Tunisie. Elle y exécute, pour le compte de Ministères fédéraux allemands, des projets dans  le cadre de la coopération technique tuniso-allemande.  

Pour sa mise en œuvre en Tunisie, le Cluster Energie et Climat, à travers le projet « L’hydrogène vert  au service d’une croissance durable et une économie décarbonisée en Tunisie (H2Vert.TUN) cherche à recruter un(e) Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) qui sera basé(e) à Tunis. 

Votre Mission : 

Le/la titulaire du poste assure les tâches suivantes : 

▪ Organiser et coordonner le calendrier et le planning du/de la responsable Cluster/ Projet ; ▪ prendre en charge le traitement des emails et demandes de rendez-vous en concertation avec  la coordinatrice du cluster avec fluidité et de manière confidentielle ; 

▪ répondre et / ou diriger les demandes de renseignements des différentes requêtes appropriées  pour une action / réponse rapide ; 

▪ assurer le bon fonctionnement du secrétariat ; 

▪ répondre au téléphone, traiter, reprendre ou transférer les appels et les messages ;  ▪ enregistrer, documenter, tirer et distribuer le courrier entrant et sortant (télécopies, messages  électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement) conformément au système en  place ; 

▪ assister la coordinatrice administrative ainsi que les experts administratifs et financiers du  Cluster Energie et Climat dans l’élaboration des tâches administratives et financières ;  ▪ classer et archiver les documents/dossiers administratifs selon les règles de la GIZ ainsi que  sur DMS ; 

▪ soutenir la préparation de programmes de visite, gérer le planning des déplacements,  organiser le transport des visiteurs/visiteuses ; gèrer les réservations d’hôtels et l’achat de  billets d’avion 

▪ gérer le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en  organise le traitement selon les priorités ; 

▪ s’occuper de la correspondance nécessaire (réponses) ; 

▪ établir et organiser les supports d’information pour le/la responsable du contrat et de la  coopération ou pour les réunions ; 

▪ assister à l’organisation d’événements et la documentation de réunions/ateliers/séminaires au  sein et en dehors du projet ; 

▪ vérifier la disponibilité des accessoires et des stocks, et procède aux approvisionnements  conformément aux directives ; 

▪ dresser des listes actualisées du Cluster Energie et Climat (calendrier d’absences, contacts,  contrats, inventaires, achats etc.) ; 

▪ participer aux réunions (d’équipe)/ateliers internes et externes et aider à leur documentation,  par ex. sous la forme de procès-verbaux ; 

▪ assurer les différents aspects relatifs au protocole, recevoir des visiteurs/officiels de haut rang,  coordonner les arrangements logistiques liés aux visites ; 

▪ organiser et assister à des réunions, préparer des procès-verbaux, des points d’action et des  résumés ; 

▪ assurer la photocopie et numérisation des documents en fonction des besoins ; ▪ faciliter l’interaction de la coordinatrice du cluster avec divers partenaires externes par le biais  de communications écrites, verbales et électroniques, et par des relations collaboratives ; ▪ tenir à jour la liste des contacts des partenaires du cluster et notamment des différents projets ; ▪ dresser régulièrement une liste des réunions/événements à venir ; 

▪ assurer des petits travaux de traduction français/anglais à l’écrit comme à l’oral ;

▪ signaler les vices/dommages constatés sur les équipements de bureau au service  d’administration des projets et organiser et contrôler leur entretien/réparation ; 

▪ constituer un fichier d’adresses faisant apparaître les principales coordonnées de contact et le  tient à jour en permanence ; mettre à jour régulièrement la base de données des contacts du  Cluster avec noms, adresse, numéros de téléphone et email des Ministères et autres services  étatiques, partenaires des projets, organisations internationales, ONG et fournisseurs de la  GIZ (numéros de téléphone, fax et adresses électroniques) ; 

▪ aider à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des  dossiers pour le projet et/ou cluster, traite ; les informations de manière confidentielle, en  particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ; 

▪ classer quotidiennement le courrier entrant et le courrier sortant ; 

▪ fournir un soutien efficace en matière de communication et de gestion de l’information au projet  et cluster ; 

▪ assembler des documents d’information et préparer des présentations PowerPoint pour la  cheffe de projet/coordinatrice du cluster pour les réunions, missions et autres événements ; ▪ effectuer d’autres tâches administratives connexes au besoin ; 

▪ veiller au confort des visiteurs, partenaires, collaborateurs/collaboratrices de projet et  consultants en leur proposant journaux, rafraîchissements, etc. ;  

▪ organiser et coordonner le travail du personnel auxiliaire du projet et travaille efficacement avec  lui notamment le suivi de réservations des salles de réunion ainsi que la planification logistique. 

Votre Profil : 

▪ Niveau min d’instruction : Diplôme universitaire en économie ou en gestion ou en secrétariat de  direction ou en management d’entreprises. (Minimum BAC+3) 

▪ Au moins 2 années d’expérience à un poste similaire 

▪ Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la  communication (logiciels correspondants, téléphone, télécopie, courriel, internet) ainsi que des  systèmes d’exploitation informatique (tels que MS Office) 

▪ Très bonne maîtrise de la langue anglaise, française et arabe, l’allemand est fortement apprécié. ▪ Très bonne capacité organisationnelle 

▪ Excellente présentation, courtoisie et serviabilité à l’égard des visiteurs 

Début de l’emploi : Le plutôt possible 

Lieu de Travail : Tunis / Tunisie 

Type de contrat : contrat de travail national à durée déterminée