Assistant(e) Administratif et  Financier -Helvetas Retour vers les opportunités

Description de l’entreprise 

Helvetas est une association suisse active dans la coopération au développement et la  réponse humanitaire. Notre vision est celle d’un monde juste, où les êtres humains  vivent dans l’autodétermination, dans la dignité et la sécurité, tout en utilisant les  ressources naturelles de manière durable et en prenant soin de l’environnement. 

Description du poste 

Nous recherchons un Assistant Administratif et Financier. 

Missions : 

Ressources Humaines :  

• Gestion des dossiers du personnel : Collecte, organise et maintient à jour les  dossiers des employés, y compris les contrats, les évaluations, les formations,  etc. 
• Gestion des congés et des absences : Suivi des demandes de congé, mise à jour  des soldes de congés, et communication avec les employés concernant les  politiques de congé. 
• Préparation des timesheets : préparation du fichier mensuel, collecte,  vérification et traitement des timesheets des employés, en s’assurant de  l’exactitude des informations fournies. 
• Gestion des missions : Suivi des demandes de missions, terme de référence de  chaque mission et les demandes de récupérations. 
• Suivi du calendrier des entretiens annuels du personnel. 

Gestion de la comptabilité : 

• S’assurer de la mise en place des procédures de paiement ainsi que les bonnes  pratiques d’enregistrement comptable 
• Superviser le contrôle des pièces comptables : vérifier la conformité des pièces  justificatives et des factures 
• Vérifier les journaux de banque et caisse incluant la mise en place de contrôles  inopinés. 

Gestion du bureau 

• Suivi de la caisse, 
• Rapprochement bancaire et suivi de la trésorerie, 
• Anticiper les besoins futurs et préparer les demandes de fonds auprès du siège,
• Contrôle des achats et des dépenses de fonctionnement, 
• Préparation des déclarations fiscales et sociales, 
• Travaux d’archivages et d’inventaire, 
• Travaux occasionnels de secrétariat suivant les demandes. 

Gestion logistique  

• Assurer et appuyer l’organisation logistique d’évènements spécifiques (ateliers,  missions projet, session de formation, missions urgentes, évènements  régionaux, etc.) 
• Contribuer à planifier, organiser et assurer le bon déroulement des missions :  déplacements (Billet d’avion, perdiems, location véhicule…), préparation dossier  des participants, gestion des dossiers prestataires (hôtel, repas, autre service,  etc.). 

Appui aux appels d’offres : 

• Appuyer la préparation d’appels d’offres 
• Assurer la publication, la collecte des offres reçues, appuyer l’évaluation et la  préparation des contrats 
• Assurer le suivi contractuel des partenariats. 

Appui Audits et reporting : 

• Appuyer la préparation et accompagner les audits ou les contrôles éventuels 
• Préparer les exercices budgétaires mensuels et annuels du projet et des  partenaires (budget initial, budget révisé et prévisions d’atterrissage). 

Contrôle interne : 

• Examen des factures et autres documents comptables pour vérifier leur  exactitude et leur conformité 
• Procéder à la vérification aléatoire des prestataires et participant aux ateliers  dans le cadre du projet EJM dans les différents pays.

Description du profil recherché 

• Expérience de gestion RH administrative ; 
• Connaissance avérée de logiciels comptables ; 
• Expérience avec bailleurs et reporting financier ; 
• Capacité à travailler dans un contexte exigeant et multiculturel ; 
• Forte capacité d’autonomie, d’indépendance d’esprit et d’impartialité ;
•  Forte capacité de travail, de rigueur et d’organisation ; 
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques et notamment Excel ; 
• Qualités relationnelles, de travail en équipe ; 
• Excellentes capacités d’analyse et de rédaction de rapports. 
• Formation supérieure en comptabilité, gestion administrative et financière avec 3  années minimum d’expérience sur des postes équivalents 
• Rigoureux(se) et organisé(e), et vous avez le sens des responsabilités. Capacité de  travailler sous pression en faisant preuve d’autonomie. 
• Français (Obligatoirement ), l’anglais et l’arabe sont un plus. 
• La maîtrise des produits Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) est  obligatoire. 
• Une expérience avec les nouveaux médias de communication (outils/rapports de  réseaux sociaux, outils de collaboration en ligne) est un atout. 

Niveau d´expérience requis 

Expérience entre 2 ans et 5 ans 

Langues exigées 

français ›bon niveau 

Niveau d´études requis :Bac+3 

Type de contrat :CDI 

Région(s) :Tunis 

Merci de nous transmettre votre candidature par courriel à l’adresse suivante: achatejmtunis@helvetas.org