Assistant(e) administraf (H/F) -IECD Retour vers les opportunités

CONTEXTE  

L’Instut Européen de Coopéraon et de Développement (IECD), organisaon de solidarité internaonale créée  en 1988, met en œuvre des projets de développement économique et humain dans une quinzaine de pays, en  partenariat avec des instuons locales. Depuis plus de 30 années, l’IECD intervient dans les domaines de  l’éducaon, de la formaon et de l’inseron professionnelle, de l’entrepreneuriat et de l’accès à la santé pour les  personnes les plus vulnérables. 

Présent dans le bassin méditerranéen depuis 1989 au Liban, en Egypte et au Maroc – l’IECD développe désormais  ses acvités en Tunisie depuis 2022, avec le démarrage d’un projet de créaon des deux premiers Disposifs de  la Nouvelle Chance pour les jeunes sans qualificaon de 18 à 30 ans. Il s’agit d’un projet pilote de 4 ans, en  partenariat avec l’AFD, le ministère de la Formaon Professionnelle et de l’Emploi, ainsi que l’ANETI (Agence  naonale pour l’emploi et le travail indépendant).  

Ce projet a pour objecf d’apporter une réponse adaptée à l’enjeu majeur que représente l’inseron  professionnelle et sociale des NEETs dans la société tunisienne. Il s’inscrira dans le cadre d’une polique publique  et aura vocaon à être essaimé sur l’ensemble du territoire tunisien, en s’appuyant sur la société civile. Ce projet  pilote sera mené à Sousse et à Kairouan. 

Pour mener ce projet clé, l’IECD est à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif (H/F) basé à Sousse  MISSIONS  

L’assistant administraf aura pour mission principale d’assister le Responsable administraf et financier et la  Responsable DNC. Les missions principales sont : 

 Assurer l’accueil et orienter les personnes vers le bon interlocuteur : 

– Assurer l’accueil physique au sein du local de Sousse, accueillir les personnes qui se présentent et les  orienter vers l’interlocuteur adéquat 

– Assurer l’accueil téléphonique, recevoir les appels téléphoniques et orienter les personnes vers  l’interlocuteur concerné  

– Assurer l’accueil lors des événements organisés (à Sousse, Kairouan ou à Tunis) 

– Recevoir le courrier, le trier et transmettre aux collaborateurs concernés 

 Gestion et suivis des activités au sein du DNC Sousse à travers la plateforme de gestion :

– Saisir sur la plateforme les emplois du temps par groupe en coordination avec la Responsable du DNC 

– Assurer le suivi des séances, des présences et/ou absences des jeunes  

– Réaliser des reporting régulier sur les activités réalisées  

– Création sur la plateforme des comptes des jeunes pour chaque nouvelle inscription

– Gérer la messagerie interne (répondre quotidiennement aux messages reçus) 

 Suivi administratif : 

– Gestion des dossiers individuels des jeunes (organisation, classement et archivage de l’ensemble des  documents consttiufs du dossier) 

– Suivi des dossiers de stage des jeunes (convenons, assurances etc..)

– Rédacon de courriers divers, aestaons, notes etc…. 

 Geson du stock et des achats : 

– Contacter les fournisseurs et demander des devis et réaliser les bons de commande en coordinaon  avec le responsable de l’achat 

– Veiller au respect de la procédure achat et saisir les opéraons d’achat via la plateforme – Assurer le suivi des Termes de Référence 

– Suivi des livraisons et paiements des fournisseurs (suivi du paiement, préparaon des retenues à la  source etc…) 

– Geson et suivi des stocks de matériels (informaque, pédagogique, sporfs etc…) et de  consommables en coordinaon avec l’Agent logisque et de maintenance 

 Suivi RH : 

– Réaliser le suivi administraf du personnel (Geson et suivi des dossiers des nouvelles recrues,  demande de n° CNSS…) 

– Préparaon des aestaons de travail et ordres de mission IECD 

– Suivi des dossiers avec l’assurance 

 Suivi Comptable et financier 

– Préparer le dossier comptable 

– Préparer les retenues à la source 

– Suivi des notes de frais 

– Saisie comptable des opéraons courantes  

– Contrôles des imputaons budgétaires  

– Suivi budgétaire (aide à la préparaon des budgets et au suivi de la trésorerie) 

PROFIL  

Formaon et Expérience : 

– Titulaire d’un diplôme de Licence ou Master en gestion avec spécialité Finance/ comptabilité de  préférence 

– Expérience de minimum 1 an dans le domaine de la gestion financière ou comptable

– Une expérience de minimum 1 an d’engagement dans la vie associative est un atout majeur  

Compétences recherchées : 

– Bonne maîtrise de l’utilisation des outils informatiques (différents environnements, travail en réseau…) ; 

-bonne maîtrise de la bureauque (Excel, traitement de texte, logiciel de présentation…)

– Bonnes capacités rédationconnelles en arabe et en français  

– Capacités à s’adapter à des contextes et des interlocuteurs très divers 

– Bonne connaissance des procédures comptables et financières 

– Connaissances en geson administrave et budgétaire 

Qualités personnelles aendues  

– Sens de l’accueil 

– Excellent relaonnel 

– Esprit d’équipe 

– Autonomie et proacvité 

– Rigueur et sens de l’organisaon 

– Discréon 

– Sens de l’éthique et de la responsabilité  

– Dynamisme 

– Polyvalent  

– Flexibilité et capacité d’adaptaon 

CONDITIONS DU POSTE  

Statut : CDD renouvelable sur la durée du projet, 40 heures par semaine, contrat de droit tunisien suivant la  réglementation 

Sous la responsabilité du Responsable administratif et financier  

En étroite collaboraon avec la Responsable du Disposif Nouvelle chance 

Démarrage du poste : le 1 mai 2024 

Localisaon : Sousse avec des déplacements à prévoir à Kairouan ou Tunis 

Condions de la mission : 

– Rémunération movante, selon la grille IECD Tunisie ;  

– Congés payés : 2 jours par mois + jours fériés locaux 

– Assurance Groupe Maladie 

– Forfait téléphonique