Assistant administration, et logistique(H/F)-TCSE Retour vers les opportunités

Qui sommes-nous ?

Le TCSE est une organisation à but non lucratif créée en 2012 dont la vision est de faire de l’entrepreneuriat social un pilier de l’économie tunisienne en offrant des solutions durables et innovantes aux problématiques économiques et sociales.

La mission de TCSE est de créer un écosystème favorable à l’innovation et l’entrepreneuriat social à travers une approche inclusive qui s’étend pour toucher les institutions et politiques publiques, les ONG, les entrepreneurs, les innovateurs et les jeunes citoyens.

Le TCSE définit l’entreprise sociale comme toute initiative ou entreprise ayant pour principale mission de résoudre un problème dans la société d’une façon durable.

http://www.tcse.network

Intention de l’appel d’offre : Chargé(e) des Finances des subventions(h/f)

Lieu de la mission : Bureau TCSE:19 Rue Abbes Mahmoud Al Akkad, Omran, Tunis, 1005

Durée de la mission : Contrat à durée déterminée, 12 mois, temps plein

OBJECTIFS ET TACHES

L’assistant administration, et logistique est en charge de l’appui du responsable ADMIN/FIN/LOG dans la gestion administrative et logistique de l’ensemble de la l’organisation TCSE.

Il appuie le Responsable ADMIN/FIN/LOG à la formalisation et la mise en place des procédures à tous les niveaux en s’appuyant sur les forces en présence. Il l’appuie à organiser l’information et la formation de toutes les parties prenantes à la bonne gestion de la mission.

POSITION DE LA FONCTION

L’employé administration, et logistique est placé sous la responsabilité du Responsable Administration, finance et logistique basé à Tunis.

TACHES ET RESPONSABILITES

-Gestion des RH nationales : Appuyer le coordinateur ADMIN/FIN/LOG à :

• Assurer la bonne mise en œuvre et le respect des procédures RH sur la mission
• S’assurer du respect des formalités exigées par les instances gouvernementales et de la bonne application de la législation locale
• Participer au recrutement des cadres nationaux
• Contrôler la mise à jour des dossiers individuels du personnel
• Superviser l’organisation des entretiens annuels d’évaluation et l’analyse des grilles
• Assurer les déclarations sociales et le paiement aux organismes
• Gérer les contrats de travail et de la relation avec l’autorité administrative
• Suivre les ordres de mission, les réservations d’hôtels/hébergements, les billets de transport ou visa si necessaire
• Réaliser de manière régulière l’inventaire des prix du marché

-Administration : Appuyer le coordinateur ADMIN/FIN/LOG à :

• Veiller à l’existence, au suivi et à l’archivage de l’ensemble de documents administratifs de la mission,
• Veiller au respect et à l’application de la réglementation fiscale,
• Suivre et gérer les contrats d’assurance, de bail, les donations,
• Gérer administrativement le bâtiment (négociation et gestion des contrats de bail),
• Formaliser et diffuser les procédures en vigueur.

-Logistique : Appuyer le coordinateur ADMIN/FIN/LOG à :

• Organiser et superviser le département logistique (élaboration du plan d’action annuel et son budget logistique, gestion d’équipe logistique, garant du respect des procédures logistiques de TCSE, de la qualité des équipements, maintenance,…),
• Mettre en place et faire le suivi de la bonne utilisation des outils de gestion logistique (gestion des véhicules, stock, inventaires, archivage, gestion des bâtiments…),
• Mettre en place, faire le suivi, et contrôler la chaîne d’approvisionnement (selon les procédures d’achats TCSE et tunisiennes, approvisionnement national et international, commandes, exonération…),
• Gérer les stocks (planification des besoins, évaluation d’infrastructure, suivi des inventaires,…),
• Gérer les transports (planification et gestion du parc véhicule, suivi consommation, maintenance, gestion de l’import/export, procédure de dédouanement,…),
• Gérer le parc informatique (planification, maintenance, formation,…),
• Former le personnel logistique,
• Assurer la maintenance du bâtiment,
• Réaliser les achats conformément aux règles TCSE mais également aux procédures de passation des marchés tunisiennes (règles pour l’achat de médicaments notamment).

-Sécurité

• Veiller à l’application des règles et procédures de sécurité ;
• Participe à la veille sécuritaire

– Reporting et communication interne:

• Participe à la rédaction  du rapport mensuel des tâches administratives et logistique

• Préparer le rapport sur les actifs et l’inventaire physique des actifs deux fois par an.
• Participe a la mise en place d’un manuel logistique
• Tenir les différents services informés du traitement donné à leurs commandes
• Assiste aux différentes réunions de suivi des programmes

PRE-REQUIS : 

-Formations :

• Diplôme universitaire et/ou expérience solide dans le domaine de la gestion comptable, et/ou administrative et/logistique.

-Expérience : 

• Expérience dans le domaine de la comptabilité et de la gestion budgétaire
• Et/ou expérience dans le domaine de la gestion logistique et sécuritaire
• Et/ ou expérience dans le domaine de la gestion des ressources humaines et administrative

-Compétences : 

• Compétences en organisation logistique
• Bonne gestion du stress
• Connaissances en informatique: Word, Outlook, Powerpoint et Internet
• Maitrise indispensable de Excel
• Connaissance du programme Saga est un atout
• Connaissance de base en gestion de serveur ordinateur

-Qualité:

• Être capable de travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire et aisance dans les relations humaines.
• Esprit de synthèse,
• Sens de l’initiative,
• Autonomie, organisation et rigueur

-Langues :

• Français indispensable. La connaissance d’autres langues est un atout.