Assistant(e) Administratif(ve) et Réceptionniste – Ambassade de la république Argentine Retour vers les opportunités

L’ambassade de la république argentine en Tunisie cherche:

Un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Réceptionniste, de préférence avec expérience en matière consulaire.

• Lieu de travail : Les Berges du Lac I
• Type de travail / Modalité contractuelle : Full time / indéterminée avec période de probation.
• Incorporation immédiate (Juin 2020).

Description du poste:

Les principales fonctions comprennent: 1) les services consulaires; 2) Services d’accueil; 3) Services administratifs, détaillés comme suit:

• Services consulaires
  • Traitement des demandes de légalisation des actes notariés;
  • Entrer les demandes de visa dans les systèmes d’enregistrement des documents et soumettre les dossiers complets au back office;
  • Procéder à une évaluation initiale des demandes de documents de voyage, des visas et des autorisations de séjour temporaire, l’évaluation impliquera le respect des exigences légales et si les pièces justificatives sont exactes et complètes;
  • Tenir des registres consulaires en créant, organisant, classant et conservant des fichiers et des documents numériques;
  • Évaluer la pertinence et l’urgence de la correspondance reçue et, de sa propre initiative et à sa discrétion, appréhender les informations nécessaires pour traiter les demandes.

• Services d’accueil
  • Accueil des visiteurs et renvoi à la section / officier correspondant;
  • Recevoir les colis et les marchandises et annoncer la réception au destinataire;
  • Fournir, sur demande, des informations générales aux visiteurs;
  • Recevoir les appels entrants et transférer les appels en conséquence;
  • Numérisation numérique de tous les documents papier nécessaires.

• Services administratifs
  • Aider à la rédaction et à l’envoi de notes verbales;
  • Aider à la préparation des séminaires et des événements;
  • Responsable de la logistique lors des délégations entrantes;
  • Assistance administrative générale: réservation de vol, réservation d’hôtel, location de voiture, etc.

Les méthodes d’évaluation peuvent comprendre sans s’y limiter, un examen écrit, une entrevue orale, un jeu de rôle, des tests pratiques et / ou une évaluation psychométrique.

Profil du postulant:

Les assistants consulaires jouent un rôle central en soutenant la fourniture d’une assistance consulaire, même en cas d’urgence, aux citoyens Argentins à l’étranger.

Ils sont souvent le premier point de contact pour les citoyens Argentins en détresse et qui demandent l’aide du Gouvernement Argentin. Les assistants consulaires doivent travailler efficacement et avec précision tout en exécutant diverses responsabilités, notamment le traitement des demandes de documents de voyage d’urgence, des documents de citoyenneté, des demandes de remboursement, des documents notariés, etc.

En outre, ils sont tenus de fournir une aide à la gestion des cas aux citoyens argentins et à leurs familles qui ont été détenus, victimes d’actes criminels, y compris agression sexuelle, hospitalisés, décédés ou impliqués dans des affaires de garde d’enfants.

Les assistants consulaires gèrent les informations personnelles et sont censés interagir avec les clients de manière amicale et sensible.

Qualités recherchés :

• Disponibilité pour faire des heures supplémentaires en dehors des heures normales de travail
• Compétences supérieures en organisation et en gestion du temps
• Attention supérieure aux détails
• Adaptabilité / Flexibilité (flexible et capable de s’adapter à l’évolution des pressions de travail et de l’éventail des tâches)
• Offrir un haut niveau de service à la clientèle, y compris le traitement des demandes de renseignements des membres du public et des détenus tout en étant confiant en livrant des messages difficiles et en gérant les attentes
• Maintenir des liens étroits avec les autorités locales, y compris mais sans s’y limiter, les forces de l’ordre, les établissements correctionnels, les médecins légistes, les hôpitaux, les morgues et les établissements de santé mentale
• Assurer la liaison avec les autorités tunisiennes, les membres du public et leurs représentants légaux, les compagnies aériennes et les voyagistes et les ministères du Gouvernement Argentin afin d’atteindre les objectifs stratégiques et de maintenir la base de données de contacts à jour
• Capacité à hiérarchiser, gérer efficacement et exécuter plusieurs tâches
• Bonnes compétences en résolution de problèmes
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, y compris la capacité de communiquer à tous les niveaux.