Assistant administratif & financier – TAMSS Retour vers les opportunités

Présentation du programme :

Le programme « QIMA », co-financé par l´Agence Espagnole de Coopération Internationale au Développement (AECID) à la Fondation CIDEAL, et exécuté en partenariat avec TAMSS, vise à offrir des opportunités socio-économiques durables pour les femmes et les jeunes tunisiens, installés dans les gouvernorats de Médenine et de Sfax et ce, à travers l’intégration de leurs activités génératrices de revenu et/ou micros et petites entreprises dans les chaines de valeurs locales (CVL) à haut potentiel de développement, principalement dans le secteur agricole. Tout en assurant la promotion des CVL inclusives et durables, le programme QIMA soutiendra la création et/ou consolidation des entreprises viables à travers un appui technique, managérial et financier indirect, réduisant ainsi la vulnérabilité des acteurs des CVL aux aléas des changements climatiques ainsi qu’aux différentes difficultés auxquelles ces entreprises sont confrontées.

Présentation de l’association :

La Tunisian Association for Management and Social Stability (TAMSS), active sur le terrain depuis plus de 18 ans, est ONG nationale qui contribue au développement régional de la Tunisie via l’intégration économique et sociale des femmes et des jeunes en renforçant leur autonomie intellectuelle, managériale, financière ainsi que leur participation active en tant que citoyens.

Présentation de la Fondation CIDEAL :

La Fondation CIDEAL est une organisation basée en Espagne active dans le domaine de la coopération internationale pour le développement depuis 1983. Ayant réalisé plus de 400 actions de coopération au développement, la Fondation CIDEAL a mis en place des programmes dans plus de 25 pays d’Afrique, d’Amérique latine, des Caraïbes et d’Asie, ainsi que des initiatives de sensibilisation et d’éducation au développement en Espagne. 

Présentation de la mission :

L’association TAMSS est à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif et financier.

Sous la responsabilité du chef de projet et la Responsable du bureau à Sfax, le/la assistant administratif et financier sera responsable des tâches suivantes : 

• Appui à la gestion financière du programme QIMA  (Vis-à-vis : Directrice financière la TAMSS):

– Tenue de la petite caisse : préparation et mise à jour du suivi des dépenses ;

– Gestion de la collecte, l’archivage et l’envoi des justificatifs nécessaires au suivi financier ;

– Mise en charge de mise en place et maintien d’un système de gestion et d’archivage des dossiers et mis à jour de façon quotidienne ; 

– Soutien administratif dans les différentes tâches liées à la gestion financière de projet.

– Assurer la saisie des pièces justificatives des dépenses et soumettre à la direction financière les états de dépenses, les rapports financiers périodiques. 

• Appui à la gestion administrative courante du programme QIMA (Vis-à-vis : Chef du projet à Sfax)

– Assister le Chef du projet dans la préparation du plan d’action et calendrier des activités du programme 

-Appui dans le cadre de la mie en œuvre des activités du programme : organiser des réunions ; assurer l’envoi, la réception et la distribution de divers courriers dans les temps, planifier et organiser les événements et les formations, maintenir les bases de données et relations avec les parties prenantes et bénéficiaires, etc.) ;

– Gestion et suivi des missions dans le cadre du projet (réservations de billets d’avion, d’hôtels, de restaurants ; gestion de l’accueil et du transport, …) ;

– Saisie et mise en forme des comptes rendus de réunions ou de séminaires et des documents administratifs (courriers, rapports, …), de les reproduire et de les diffuser aux intéressés ;

– Assurer des visites de terrain dans les régions pour préparer les activités du projet sur le plan logistique, s’assurer de leur bonne implémentation

– Collecter tout document administratif et financier nécessaire au reporting périodique ;

– Assurer le lien entre TAMSS et les instances locales et toute autre partie prenante dans le projet ;

– Maintenir une relation directe et permanente avec les bénéficiaires basés dans les régions ;

• Coordination administrative : Vis-à-vis : Responsable du bureau à Mednine

–  Maintenir un environnement de travail propre et salubre et s’assurer du bon fonctionnement du matériel/équipement nécessaire pour mener à bien les formations/événements 

– Coordonner les achats de fournitures et de consommables de bureau ainsi que la gestion des dépenses liées au projet ;

– Assurer toute autre action assignée selon les besoins.

– Aptitudes et comportements professionnels :

– Sens de l’organisation ; 

– Fiabilité et ponctualité ; 

– Ethique professionnelle, respect de la confidentialité et de la réserve nécessaires à l’exercice de la fonction ; 

– Bon relationnel ;

– Mobilité, parfois pendant les week-ends ;

– Disponibilité et discrétion ; 

-De solides compétences interpersonnelles et une forte capacité à travailler sous pression sont essentielles ; 

-Avoir un permis de conduire B depuis plus de deux ans est un atout.

– Type de contrat : CDD minimum 1 année renouvelable (sauf désistement par l’une des deux parties)  

– Lieu de travail : Bureau TAMSS à Medenine