Assistance Technique Spécialiste en gestion administrative et financière – Projet Sila Retour vers les opportunités

TDR  Assistance Technique Spécialiste

en gestion administrative et financière – Sila

• Lieu de travail : Tunis avec des déplacements ponctuels au Kef
• Type de marché : Assistance Technique – Prestation de Service
• Entité contractante : AECID (Agence Espagnole de Coopération Internationale au Développement)
• Durée : 12 mois
• Délai de soumission des dossiers :  23 mars 2025

A. Contexte et Justification

Le projet Sila de lutte contre les violences basées sur le genre en Tunisie, s’inscrit dans le cadre du Programme d’Appui à l’Inclusion Sociale (PAIS) financé par l’Union Européenne (UE).

D’une durée de 43 mois (Janvier 2023 – Juillet 2026), le projet Sila est mis en oeuvre par Enabel (l’agence belge de développement) et par l’AECID (Agence espagnole pour la coopération internationale au développement) et s’articule autour d’un volet institutionnel et d’un volet société civile.

Le projet se déroule dans cinq gouvernorats : Kef-Jendouba, Ariana, Sidi Bouzid, Kasserine et Médenine.

L’objectif général du projet Sila est le suivant « Plus de femmes et de filles, notamment les plus marginalisées et celles vivant dans des situations vulnérables, peuvent exercer leurs droits humains de mener une vie exempte de toutes formes de violences ».

Pour atteindre cet objectif, la stratégie adoptée prévoit d’agir au niveau de la coordination et de la gouvernance de la coordination, de la coordination des services essentiels, de l’évolution des normes sociales, et elle repose sur les trois objectifs spécifiques (OS) suivants :

• OS 1 : L’efficacité de la législation, de la stratégie et des systèmes de coordination et de redevabilité pour prévenir et mettre fin à la VFG est renforcée.
• OS 2 : Toutes les femmes et les filles, victimes de VFF ont un meilleur accès aux services multisectoriels, essentiels et de qualité qui leur permettent de sortir du cycle de la violence.
• OS 3 : Les normes sociales, les attitudes et les comportements liés à l’égalité de genre, au niveau communautaire et individuel, évoluent afin de prévenir les VFF.

La stratégie du projet repose sur un soutien technique aux institutions publiques et à la société civile tunisienne, en adoptant une approche intégrée et holistique pour lutter contre toutes les formes de violence faites aux femmes (physique, morale, économique et sexuelle). Cela se réalise par le renforcement des institutions offrant des services de qualité aux femmes victimes de violence, en coordination avec tous les services et secteurs concernés. En parallèle, le projet soutient la sensibilisation des acteurs publics et de la population, promouvant l’adhésion aux normes et valeurs d’égalité de genre, de non-discrimination et de non-violence.

B. Mission

La mission principale de la/du Spécialiste en gestion administrative et financière est d’assurer une gestion financière régulière, transparente et efficace de projets gérés par des OSC qui font partie du programme Sila.

Placé sous la supervision du Bureau de la Coopération Espagnole (OCE) en Tunisie, elle/il mènera des actions liées au suivi, à la surveillance et à l’évaluation des processus dans le cadre des 5 projets menés par la société civile en tant que partenaires de Sila. Sa fonction comprend l’examen et la consolidation des rapports financiers, le développement d’outils et de systèmes permettant l’analyse des besoins en matière d’exécution financière et de respect du budget, l’identification périodique des alertes et des bonnes pratiques en matière d’exécution financière, la gestion des opportunités d’amélioration et la reddition de comptes périodique, conformément aux normes et aux engagements pris avec l’AECID et l’UE dans le cadre du projet de coopération déléguée Sila.

C. Fonction et responsabilités

Cette mission comprendra notamment la réalisation des activités suivantes :

Mise en œuvre :

1. Identification et mise en œuvre des mécanismes des formation et renforcement des capacités des OSC en matière de gestion administrative et financière :

a. Révision des règlements existants applicables aux 5 projets mis en œuvre par la société civile (notamment le cadre normatif tunisien, la loi générale de subventions espagnole et la normative de gestion des fonds européens) Examen du guide des procédures pratiques existant et mise à jour si nécessaire.
b. Réalisation d’un diagnostic des procédures de gestion administrative et financière de chacune des OSC partenaires et leur adaptation aux exigences de contrôle et de suivi selon les normes de l’AECID et du cadre normatif tunisien.

c. Suivi permanent de la mise en œuvre du guide des procédures pratiques
d. Mise en place d´un système performant d´archivage physique et numérique des pièces justificatives financières et administratives.

2. Accompagnement des OSC dans la gestion administrative et financière quotidienne des projets dans le cadre du Sila et le reporting

a. Concevoir et mettre en oeuvre des plans de suivi et d’évaluation financiers pour les projets
b. Réalisation des visites de contrôle périodiques (la fréquence sera établie une fois que les besoins de chaque OSC seront connus) pour examiner l’avancement financier du projet, les procédures de passation de marchés, la préparation des rapports de suivi financier, la collecte des pièces justificatives, l’identification des modifications et des risques éventuelles et leurs mesures d’atténuation, ainsi que la programmation des dépenses pour la période suivante
c. Accompagner aux OSC à la réalisation de la planification trimestrielle des activités et des budgets au début de chaque trimestre
d. Accompagner les OSC dans l’élaboration du rapport de suivi financier. Examiner, consolider et fournir un retour d’information sur les rapports financiers intermédiaires, dans le respect du calendrier et des délais établis dans le programme Sila. Soutenir les OSC dans la conception de mécanismes permettant la préparation du rapport final.

3. Reporting

a. Élaboration des rappo
b. Élaboration d’un rapport final d’évaluation de la mission et de recommandations

4. L’exécution de toutes autres tâches que pourrait lui confier l’OCE dans le cadre de sa mission
Communication et coordination :

1. Maintenir une communication et une coordination directes et permanentes avec la responsable du projet au sein de l’AECID pour coordonner les activités, informer sur les modifications, convenir des changements dans les plans de travail et tous les autres éléments jugés nécessaires.
2. Maintenir une communication et une coordination permanentes et fluides avec les bureaux chargés de la mise en oeuvre des projets dans chaque OSC, afin d’identifier les besoins financiers, de fournir un retour d’information sur leurs processus de conformité financière et de gérer tout ajustement nécessaire au cours des processus de mise en oeuvre.

D. Portée de la mission

Cette mission se concentrera sur le soutien administratif et financier à 5 projets gérés par des organisations de la société civile tunisienne basées à Tunis, à l’exception d’une au Kef.

E. Durée de la prestation

• Une durée estimée de 12 mois à compter de la communication de l´attribution du service et signature du contrat.
• Le/la prestataire doit présenter son calendrier dans le cadre de son plan de travail basé sur les activités. Les activités pour le retour des résultats, la livraison du projet de rapport final et la livraison finale du rapport final doivent être conformes au plan de travail susmentionné.
• Le présent contrat n’est pas exclusif et le prestataire pourra fournir des services à d’autres clients, à c
• Le montant total de la prestation ne peut en aucun cas dépasser 14 990 euros (TTC).
• La proposition économique doit inclure la couverture de toutes les dépenses générées (honoraires, voyages, per diem, consommables, assurances, taxes, hébergement et toute autre dépense pouvant survenir).

F. Mode de paiement

Le mode de paiement sera lié à la livraison et à la validation des documents :

1.Première tranche (20%) : Plan de travail
2. Deuxième tranche (20%) : Premier rapport trimestriel de suivi et produits associés
3. Troisième tranche (20%) : Deuxième rapport trimestriel de suivi et produits associés
4. Quatrième tranche (20%) : Troisième rapport trimestriel de suivi et produits associés
5. Cinquième tranche (20%) : Rapport final d’évaluation de la mission et produits associés

J. Principes du travail

Certains principes professionnels et éthiques guideront le travail de l’AT :

• Anonymat et confidentialité : Le droit des personnes à fournir des informations doit être respecté, en garantissant leur anonymat et leur confidentialité.
• Responsabilité : Tout désaccord ou divergence d’opinion qui pourrait survenir entre les membres de l’équipe et les responsables, en rapport avec le contenu du travail, doit être mentionné dans le travail. Toute affirmation doit être soutenue par l’équipe ou enregistrer le désaccord à son sujet.
• Intégrité : Il est de la responsabilité de l’AT de mettre en évidence les questions qui ne sont pas spécifiquement mentionnées dans les TDR, si cela est nécessaire pour obtenir une analyse plus complète de l’intervention.
• Indépendance : L’AT garantisse son indépendance vis-à-vis de l’intervention évaluée, en n’étant pas associés à sa gestion ou à un élément quelconque de celle-ci.
• Incidents : En cas de problèmes survenant pendant le travail sur le terrain ou dans toute autre phase de l’évaluation, ceux-ci doivent être signalés immédiatement à l’AECID. Sinon, l’existence de ces problèmes ne peut en aucun cas être utilisée pour justifier la non-obtention des résultats établis dans ce document.
• Validation de l’information : Il est de la responsabilité de l’AT de garantir la véracité des informations compilées pour la préparation des rapports, et il/elle sera finalement responsable des informations présentées dans le rapport.
• Rapport : La diffusion des informations recueillies est la prérogative de l’AECID.
• Livraison des rapports : En cas de retard dans la remise des rapports ou si la qualité de ceux-ci est manifestement inférieure à celle convenue avec l’AECID, des pénalités seront applicables conformément aux politiques et procédures de l’AECID