Assistance Technique pour l’appui à la clôture  administrative et financière des subventions des OSC  partenaires du projet SILA  Retour vers les opportunités

Assistance Technique pour l’appui à la clôture  administrative et financière des subventions des OSC  partenaires du projet SILA 

Lieu de travail Tunis, le Kef 

Type de marché Assistance Technique – Prestation de  Service 

Entité contractante AECID (Agence Espagnole de  Coopération Internationale au  Développement) 

Durée 11 mois 

1. Contexte et Justification 

Le projet Sila de lutte contre les violences basées sur le genre en Tunisie s’inscrit dans le  cadre du Programme d’Appui à l’Inclusion Sociale (PAIS), financé par l’Union Européenne. 

D’une durée de 55 mois, le projet est mis en œuvre par l’AECID et Enabel, et articule un volet  institutionnel et un volet société civile afin de contribuer à la prévention et à la lutte contre  les violences faites aux femmes et aux filles en Tunisie. 

Dans sa composante société civile, le projet soutient 5 subventions mises en œuvre par 6 organisations de la société civile tunisienne engagées dans la prévention et la lutte contre les  violences basées sur le genre, le renforcement des mécanismes de protection et  l’amélioration de l’accès des femmes et des filles survivantes aux services spécialisés. 

À l’approche de la clôture opérationnelle des subventions, les organisations partenaires  doivent finaliser leurs obligations administratives, financières et documentaires  conformément aux dispositions des conventions de subvention, aux exigences de l’Union  européenne, aux procédures de l’AECID ainsi qu’aux principes de bonne gestion financière. 

Cette phase de clôture constitue une étape déterminante du cycle des subventions. Elle  implique la consolidation définitive des dépenses réalisées, la vérification de leur éligibilité,  la sécurisation de la piste d’audit, la préparation des contrôles et audits finaux ainsi que  l’élaboration des rapports financiers définitifs. 

Afin d’assurer un processus de clôture homogène pour l’ensemble des 5 subventions gérées  par les 6 organisations partenaires, l’AECID souhaite mobiliser une assistance technique 

spécialisée chargée d’apporter un appui méthodologique et technique durant cette phase  finale du projet. 

1. Objet de la mission 

La présente assistance technique a pour objet d’accompagner la clôture administrative et  conformité, financière et documentaire des 5 subventions mises en œuvre par les 6 organisations partenaires du projet Sila. 

La mission vise à garantir que les dossiers de clôture répondent aux exigences applicables en  matière de justification des dépenses, de traçabilité documentaire et de conformité  financière avant leur transmission à l’AECID et leur éventuelle vérification par les instances  de contrôle et d’audit. 

À cette fin, la prestation portera notamment sur : 

• L´élaboration d´une guide de procédure de clôture et justification adaptée aux  contexte selon les procédures d’AECID  
• La consolidation finale des informations financières et administratives 
• La vérification de la cohérence entre les rapports financiers, les pièces justificatives et  les dépenses déclarées 
• La préparation des dossiers de clôture et des audits finaux 
• L’identification des éventuels écarts documentaires ou financiers restant à régulariser  avant la clôture définitive 
• L’appui technique aux organisations partenaires dans la finalisation des rapports  financiers et des dossiers justificatifs 

La mission sera réalisée sous la supervision du Bureau de la Coopération Espagnole en  Tunisie, en coordination avec les 6 organisations partenaires concernées. 

Fonctions et responsabilités 

La mission comprendra notamment les activités suivantes : 

1. Planification de la clôture 

L’assistance technique élaborera, en concertation avec l’AECID, un plan d’intervention  individualisé précisant le niveau d’avancement de chacune des cinq subventions, les  principales échéances identifiées ainsi que les priorités d’appui propres à chaque  organisation partenaire. Ce plan sera actualisé tout au long de la mission afin de tenir  compte de l’évolution des différentes subventions.  

Elle assurera un suivi de l’avancement de ces travaux afin d’identifier en temps utile les  éléments susceptibles de retarder la clôture des subventions.

2. Vérification finale de la conformité financière 

• Vérifier l’éligibilité finale des dépenses déclarées 
• Contrôler la cohérence entre les rapports financiers, les pièces justificatives, les con trats, les paiements et les imputations budgétaires 
• Vérifier la correcte application des règles de visibilité, de passation de marchés, de  conservation documentaire et des autres exigences prévues dans les conventions de  subvention 
• Identifier les dépenses susceptibles de faire l’objet d’observations lors des audits et  proposer les mesures correctives appropriées 
• Vérifier les rapprochements bancaires, les taux de change appliqués lorsque cela est  nécessaire ainsi que la cohérence des états financiers consolidés 

3. Consolidation documentaire 

• Vérifier l’exhaustivité des dossiers justificatifs 
• Contrôler la qualité de la piste d’audit 
• Vérifier l’organisation des archives physiques et numériques  
• Identifier les pièces manquantes 
• Accompagner leur régularisation avant la clôture 

4. Préparation des audits finaux 

• Préparer les dossiers destinés aux audits 
• Élaborer les check-lists de contrôle 
• Organiser les dossiers par rubrique 
• Appuyer les OSC dans les réponses aux demandes d’information  
• Assister l’AECID durant les échanges techniques liés aux audits 

5. Finalisation des rapports de clôture 

• Vérifier les rapports financiers définitifs 
• Contrôler les annexes 
• Vérifier la cohérence entre les rapports narratifs et financiers 
• Préparer les dossiers définitifs de clôture 
• Produire une note synthétique par subvention identifiant les principaux risques rési duels, les corrections réalisées et les éventuels points restant ouverts 

6. Capitalisation 

• Analyse transversale des difficultés rencontrées lors de la clôture  
• Bonnes pratiques identifiées  
• Recommandations opérationnelles  
• Propositions d’amélioration des outils de clôture

Livrables attendus

La prestation donnera lieu à la production des livrables suivants. 

Livrable 1 – Plan de travail et méthodologie d’intervention 

Dans un délai maximum de quinze (15) jours après la signature du contrat, le prestataire  remettra un plan de travail détaillé comprenant notamment : 

• La méthodologie proposée pour la réalisation de la mission  
• Un état initial du niveau d’avancement des cinq subventions  
• La stratégie d’intervention envisagée pour chacune des six OSC partenaires en fonc tion du stade d’exécution de leur subvention  
• Un calendrier prévisionnel des interventions, susceptible d’être adapté selon l’évolu tion de chaque subvention  
• Les outils de suivi et de reporting qui seront utilisés durant la mission 
• Document de procédure de clôture et justification  

Le plan de travail sera soumis à validation de l’AECID avant le démarrage effectif des  activités. 

Livrable 2 – Premier rapport de suivi de la clôture 

À l’issue des premières interventions, le prestataire présentera un rapport consolidé faisant  état de l’avancement de la mission. 

Ce rapport comprendra notamment : 

• Un état d’avancement de chacune des cinq subventions  
• Les activités réalisées auprès de chaque OSC partenaire  
• Les risques administratifs, financiers ou documentaires identifiés  
• Les principales mesures correctives proposées ou engagées  
• Un tableau consolidé de suivi des actions restant à réaliser jusqu’à la clôture de  chaque subvention 

Livrable 3 – Rapport intermédiaire de suivi 

Ce rapport présentera l’évolution des travaux de clôture réalisés depuis le précédent rapport  et comprendra notamment : 

• L’état d’avancement actualisé de chacune des cinq subventions  
• Les progrès réalisés dans la consolidation documentaire  
• L’état de préparation des audits finaux lorsque ceux-ci sont prévus  
• Les principales difficultés rencontrées et les solutions mises en œuvre  
• Les actions restant à conduire pour chaque organisation partenaire

Livrable 4 – Dossiers de clôture des subventions 

Au fur et à mesure de l’avancement des différentes subventions, le prestataire remettra les  dossiers de clôture correspondant aux subventions ayant atteint leur phase de finalisation. 

Pour chacune d’elles, le dossier comprendra, selon les besoins : 

• La check-list de clôture complétée  
• La revue de conformité administrative et financière  
• La consolidation documentaire 
• Le dossier préparatoire à l’audit final, le cas échéant  
• Une note de synthèse identifiant les éventuelles observations, les corrections réali sées ainsi que les points restants ouverts 

Les dossiers pourront être transmis de manière progressive, sans attendre que l’ensemble  des subventions atteigne simultanément leur phase de clôture. 

Livrable 5 – Rapport final de mission 

À l’issue de la prestation, le prestataire remettra un rapport final comprenant notamment : 

• Une synthèse des activités réalisées durant la mission  
• Un bilan de l’accompagnement apporté à chacune des cinq subventions  • Une analyse transversale des principales difficultés rencontrées au cours des proces sus de clôture  
• Les enseignements tirés  
• Les bonnes pratiques identifiées  
• Des recommandations visant à renforcer les futurs dispositifs de gestion, de clôture et  de contrôle des subventions financées par l’AECID. 

Portée de la mission 

La mission couvrira les cinq subventions mises en œuvre dans le cadre de la composante  société civile du projet SILA. 

Ces subventions sont exécutées par six organisations de la société civile tunisienne, dont  deux organisations mettant en œuvre une subvention dans le cadre d’un consortium. 

L’assistance technique accompagnera individuellement chacune des six organisations parte naires pour toutes les questions relatives à la clôture administrative, financière et documen taire des subventions.

Les interventions seront adaptées au niveau d’avancement propre à chaque subvention. En  conséquence, la nature, l’intensité et le calendrier de l’appui pourront varier d’une organisa tion partenaire à l’autre afin de répondre aux besoins spécifiques identifiés tout au long de la  mission. 

Les interventions se dérouleront principalement à Tunis. Des déplacements ponctuels au Kef  pourront être organisés selon les besoins de la mission. 

Durée et calendrier indicatif 

La durée de la prestation est fixée à onze (11) mois. À titre indicatif, la mission se déroulera  entre septembre 2026 et juillet 2027. 

Compte tenu du fait que les cinq subventions présentent des niveaux d’avancement diffé rents, les interventions seront planifiées de manière flexible en fonction des échéances  propres à chacune d’elles, de l’état de préparation des rapports financiers, des audits finaux  et des besoins exprimés par les organisations partenaires. 

Le prestataire adaptera en permanence son plan d’intervention afin d’assurer un  accompagnement pertinent pour chacune des six organisations partenaires, quel que soit le  stade d’avancement de leur subvention. 

Le présent contrat n’est pas exclusif. Le prestataire pourra réaliser d’autres prestations, sous  réserve qu’elles ne compromettent pas la bonne exécution des présentes missions. 

Profil recherché 

Le prestataire devra justifier des qualifications et expériences suivantes : 

• Diplôme universitaire (BAC+4 minimum) en finance, comptabilité, audit, gestion ou  discipline équivalente.  
• Expérience professionnelle d’au moins sept (7) années dans la gestion financière,  l’audit, le contrôle ou la clôture de projets financés par des bailleurs internationaux. 
•  Expérience confirmée dans la préparation ou la revue de rapports financiers destinés  à des bailleurs de fonds internationaux.  
• Expérience avérée dans la préparation d’audits financiers et/ou de vérifications de  dépenses.  
• Bonne connaissance des règles de gestion des subventions financées par l’Union eu ropéenne et/ou l’AECID.
• Excellente maîtrise d’Excel ainsi que des principaux outils bureautiques. 
• Excellentes capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction en français. 
•  Bonne maîtrise de l’arabe tunisien.  
• Capacité à travailler de manière autonome tout en assurant une coordination efficace  avec plusieurs partenaires.  

Seront considérés comme des atouts : 

• Expérience dans des projets financés par l’AECID  
• Expérience avec des organisations de la société civile tunisienne  
• Connaissance du contexte institutionnel tunisien 
• Expérience dans la préparation de clôtures de projets ou de subventions financés par  des bailleurs internationaux. 

Montant de la prestation 

Le montant total de la prestation ne pourra excéder 14 990 euros TTC. 

La proposition financière devra inclure l’ensemble des coûts liés à la mission : honoraires, déplacements, hébergement, consommables, assurances, taxes et toute autre dépense liée  à la réalisation de la mission. 

Mode de paiement 

Le paiement sera effectué après validation des livrables par l’AECID selon les modalités sui vantes : 

Date et lieu de dépôt des propositions 

Les personnes intéressées sont invitées à soumettre sa candidature qui devra comprendre :

• Un CV á jour mentionnant les domaines d’expertise et les principales réalisations de  l’expert.e en lien avec la thématique de la prestation 
• Une note de compréhension des TDRs et une indication de la méthodologie envisagés  pour mener la prestation  
• L’offre financière qui devra être présenté en Toutes Taxes Comprises en euros avec sa  contrevaleur en dinars tunisiens. L’offre financière doit porter tout éventuelle  dépense liée à cette mission (frais de déplacement, hébergement et toutes autres  charges liée à la réalisation de cette mission) 

Les dossiers de candidature doivent être transmis au plus tard le 16 août 2026 à 23 :59  heures, par voie électronique à l’adresse ci-dessous : oce.tunez@aecid.es  

En mentionnant dans l’objet du message : « AT Clôture des subventions – Projet SILA»

K. Principes du travail 

Certains principes professionnels et éthiques guideront le travail de l’AT : 

• Anonymat et confidentialité : Le droit des personnes à fournir des informations doit  être respecté, en garantissant leur anonymat et leur confidentialité. 
• Responsabilité : Tout désaccord ou divergence d’opinion qui pourrait survenir entre  les membres de l’équipe et les responsables, en rapport avec le contenu du travail,  doit être mentionné dans le travail. Toute affirmation doit être soutenue par l’équipe  ou enregistrer le désaccord à son sujet. 
• Intégrité : Il est de la responsabilité de l’AT de mettre en évidence les questions qui ne  sont pas spécifiquement mentionnées dans les TDR, si cela est nécessaire pour  obtenir une analyse plus complète de l’intervention. 
• Indépendance : L’AT garantisse son indépendance vis-à-vis de l’intervention évaluée,  en n’étant pas associés à sa gestion ou à un élément quelconque de celle-ci.
•  Incidents : En cas de problèmes survenant pendant le travail sur le terrain ou dans  toute autre phase de l’évaluation, ceux-ci doivent être signalés immédiatement à  l’AECID. Sinon, l’existence de ces problèmes ne peut en aucun cas être utilisée pour  justifier la non-obtention des résultats établis dans ce document. 
• Validation de l’information : Il est de la responsabilité de l’AT de garantir la véracité  des informations compilées pour la préparation des rapports, et il/elle sera  finalement responsable des informations présentées dans le rapport. 
• Rapport : La diffusion des informations recueillies est la prérogative de l’AECID. 
•  Livraison des rapports : En cas de retard dans la remise des rapports ou si la qualité de  ceux-ci est manifestement inférieure à celle convenue avec l’AECID, des pénalités  seront applicables conformément aux politiques et procédures de l’AECID.
•  Qualité documentaire : Le prestataire veillera à assurer la cohérence, la traçabilité et  la complétude de l’ensemble des documents examinés dans le cadre de la mission, afin de garantir une piste d’audit fiable et conforme aux exigences des conventions de  subvention et des procédures applicables.

TdR Clôture des subventions