ASF recrute un(e) Chargé(e) de logistique et des services généraux Retour vers les opportunités

L’organisation

Avocats Sans Frontières (ASF) est une ONG internationale de développement dont le siège est à Bruxelles. ASF est experte dans le secteur de l’accès à la justice. Son objectif est de contribuer à la réalisation d’une société juste et équitable, dans laquelle le droit est au service des groupes les plus vulnérables.

ASF a des missions permanentes au Burundi, en RD Congo, en Ouganda, au Tchad, au Maroc et en Tunisie. Des projets transnationaux sur la justice pénale internationale et la protection légale des défenseurs des droits humains sont développés depuis le siège de l’association, en synergie avec les missions permanentes. Afin de garantir l’efficacité et la durabilité des ses projets, ASF travaille en étroite collaboration avec les avocats et divers membres de la société civile.

ASF en Tunisie

Active en Tunisie depuis février 2012, ASF vise à renforcer les acteurs de la société civile travaillant dans le secteur de l’aide légale, de la justice transitionnelle et de la mise en place des réformes, afin de les aider à améliorer la qualité de leurs services et l’efficacité de leur action, et participer aux réformes de la justice entamées en Tunisie.

Dans ce contexte, la mission d’ASF en Tunisie met en œuvre plusieurs projets en partenariat avec des acteurs tunisiens (ONG de droits humains et professionnels du droit) : il s’agit de les accompagner dans la réforme de la justice, la réalisation de la justice transitionnelle, dans le respect et la défense des droits humains, la protection des acquis constitutionnels et la création de services d’aide légale accessibles et de qualité.

Afin de garantir le bon fonctionnement de sa mission et de ses programmes, d’ASF est à la recherche d’un/e chargé/e de logistique et des services généraux.

Fonction générale

Le/La chargé/e de logistique et des services généraux est responsable du bon fonctionnement de la logistique afin de mettre à disposition les moyens nécessaires au déroulement des programmes, et participe activement à la gestion de l’entretien et de la sécurité sur la mission.

Le/la Chargé(e) chargé/e de logistique et des services généraux travaille sous la supervision directe de la Coordinatrice Administration, Finance et Logistique (CAFL) et en lien fonctionnel avec les gestionnaires de projet.

Principales responsabilités

Le/la Chargé(e) chargé/e de logistique et des services généraux sera responsable de :

1) Définition et implémentation d’une organisation Logistique efficace pour la mission :

• Élaborer la stratégie logistique de la mission.
• Assurer la disponibilité et la circulation des informations logistiques aux autres départements, notamment l’opérationnel.
• Rédiger ou participer à la rédaction des rapports internes pour tout ce qui concerne la logistique de la mission.
• Participer à la gestion financière et administrative dans son domaine d’activité.
• Assurer la bonne organisation des ateliers et formations/colloque/conférences … organisées par ASF (recherche de salle, restauration, matériels de formation…)
• Effectue les réservations, demande de voyage et autres pour les voyages en interne et s’assure du bon déroulement du voyage et du transport par véhicule de l’aéroport à la destination.
• Définir avec les partenaires (fournisseurs, prestataires de services, ONG…) les modalités de gestion logistique dans le cadre des projets mis en place
• Gérer les différents contrats (loyer, operateurs, prestataires de services ….).
• Respecter les engagements logistiques pris auprès des bailleurs
• S’assurer que les opérations logistiques respectent les procédures internes
• Piloter et optimiser l’ensemble des activités logistiques

2) Assurer la sécurité des biens et des personnes :

• Assister le Directeur pays et la CAFL dans la définition des outils de gestion de la sécurité sur la mission.
• Mettre en œuvre et s’assurer du respect des règles générales et des plans de sécurité mission, fait en sorte qu’ils soient connus et compris de chacun (expatriés et nationaux), et s’assure du suivi de leur mise à jour.
• S’assurer que les moyens matériels et humains en place soient adaptés au niveau de sécurité jugé optimal.
• Participer à la collecte des informations sécuritaires sur les zones d’intervention d’ASF et diffuse celles-ci selon les canaux définis.
• Participer à l’analyse du contexte et des conditions de sécurité sur la mission, alerte et émet des recommandations au CAFL de mission sur d’éventuels changements quant aux risques et mesures à mettre en œuvre.

3) Gérer la chaine d’approvisionnement :

Achats :

• Garantir le respect des procédures d’achat, entre le terrain et la Coordination, de l’achat direct à l’appel d’offre international, et supervise les processus d’achats de l’ensemble de la mission.
• Travailler en collaboration étroite avec le/la demandeur des achats à forte spécificité technique et réalise les tests de conformité appropriés.
• S’assurer que les contrats passés sont adéquats en termes d’efficacité et de protection pour ASF.
• Centraliser et optimiser le regroupement des achats.
• Il supervise l’identification et le référencement de fournisseurs et dispose de cotations détaillées pour les achats récurrents.
• Consolider/mettre à jour le catalogue de prix de la mission pour les zones d’intervention de la mission.
• Assurer la bonne gestion de l’archivage des dossiers d’achats.

Stockage :

• Garantir la bonne gestion et le suivi des stocks de la mission, selon les procédures et outils d’ASF.
• S’assurer que ceux-ci soient connus, compris et appliqués.
• S’assurer que les lieux de stockage sont appropriés aux besoins de la mission (emplacement, aménagement, sécurité, salubrité…).
• Organiser les flux de marchandises, veille à la réception en qualité et en quantité des biens attendus, et réalise des contrôles physiques des marchandises stockées.
• Faire attention aux dates de péremption, le cas échéant.
• S’assurer du bon référencement des documents de mouvements / transferts.
• Faire au CAFL les rapports de stocks sur une base mensuelle.

4) Gérer les équipements durables de la mission : informatiques, télécoms, énergie :

• Définir les besoins techniques de la mission.
• Emettre des recommandations techniques sur le choix des équipements informatiques, télécoms.
• Valider les choix des fournisseurs pour l’achat de nouveaux équipements.
• Valider l’affectation des équipements, élabore les procédures d’utilisation et forme à leur manipulation.
• Assurer le suivi des équipements (état, localisation, propriétaire/bailleur…) par la mise à jour régulière des outils de suivi (liste d’immo) et la tenue d’inventaires physiques.
• Superviser l’installation des équipements et s’assure de leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires.
• Controller la consommation des équipements, le cas échéant, et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation.
• Assurer la consolidation de l’inventaire des équipements durables et des immobilisations à l’échelle de la mission, contrôler que la maintenance et l’entretien du parc d’équipement est correctement réalisé.

5) Gérer le parc automobile de la mission

• Définir les moyens de locomotion adaptés aux besoins des projets de la mission ; assure le transport des visiteurs et personnel d’ASF en mission.
• Assurer le suivi des véhicules (état, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi.

6) Autres

• Prévenir et gérer les situations éventuelles de fraude et de corruption.
• Effectuer toutes autres tâches demandées par son superviseur en rapport avec ses activités.

Conditions

• Contrat de travail à durée déterminée de 12 mois (renouvelable)
• Période d’essai de trois mois renouvelable 1 fois.
• Salaire selon expérience et grille de salaire d’ASF
• 18 jours de congés payés par an et 24 à partir de la deuxième année de contrat
• Une assurance santé complémentaire
• Un poste au sein de l’organisation avec une dimension multiculturelle, des challenges intéressants et avec un espace d’initiative important au sein d’une organisation dynamique.