Contexte 

1.1 Présentation de l’organisation 

COSPE (Coopération pour le Développement des Pays Émergents) est une association à but non lucratif active dans le domaine de la coopération internationale et de la solidarité. Reconnue en tant qu’organisation non gouvernementale (ONG) par le Ministère italien des Affaires étrangères ainsi que par l’Union européenne, COSPE œuvre pour la promotion du développement durable, des droits humains et de l’inclusion sociale à travers la mise en œuvre de projets dans plusieurs pays.

1.2 Objet de l’avis de l’appel d’offres

Le présent appel d’offres a pour objet la conclusion d’un contrat-cadre de services portant sur la fourniture de prestations événementielles au profit de COSPE, dans le cadre de la mise en œuvre de ses projets. Il définit les prestations attendues, les exigences minimales en matière de capacité technique et professionnelle ainsi que les critères de sélection permettant d’identifier le(s) prestataire(s) apte(s) à exécuter les services requis conformément aux standards de qualité exigés.

L’accord-cadre est conclu pour une durée d’un an (12 mois)  à compter de sa date de notification.

Il est précisé que le présent contrat-cadre ne comporte aucun engagement de minimum de commande, les prestations étant exécutées au fur et à mesure des besoins exprimés par le pouvoir adjudicateur.

Pour ce faire, COSPE invite, les soumissionnaires à présenter une offre selon les indications ci-dessous pour les besoins en services évènementiels 

• Description des prestations attendues

Le présent avis d’appel d’offres est ouvert à tous les prestataires de services susceptibles de fournir les services décrits dans ce document selon les détails spécifiés dans la Demande.

2.1 Hébergement

Les prestations attendues de l’agence d’événementiel portent sur la gestion complète de l’hébergement des intervenants et participants aux activités des projets.

Cette mission comprend l’identification, la sélection, la réservation et la coordination des hébergements appropriés (hôtels, maisons d’hôtes ou autres logements temporaires), ainsi que l’organisation et le suivi des procédures de check-in et check-out, en veillant à la qualité des prestations et au respect des standards requis par COSPE.

Les services devront être assurés dans les zones d’intervention des projets en Tunisie, à savoir : Tunis, Jendouba, Kairouan, Siliana, Kasserine, Sousse, Sfax, Monastir, Gabès, Hammamet, El Kef et Mahdia.

À ce titre, le soumissionnaire est tenu de proposer au minimum trois établissements par ville, couvrant les catégories hôtelières 3 et 4, et de préciser pour chaque établissement :

• le type de chambre (simple ou double), 
• les formules d’hébergement disponibles (hébergement seul, petit-déjeuner, demi-pension, pension complète, le cas échéant), 
• les tarifs applicables en haute saison et en basse saison, en précisant les périodes correspondantes,
• les services inclus, 
• ainsi que toute autre information pertinente permettant une évaluation comparative claire et transparente des offres.

2.2 Salle de conférence, formation ou réunion équipée 

Les prestations attendues de l’agence d’événementiel portent sur la gestion complète de la location de salles de conférence, de formation ou de réunion équipées, nécessaires à la mise en œuvre des activités des projets.

Cette mission comprend l’identification, la sélection, la réservation et la coordination de salles appropriées (hôtels, centres de formation, espaces événementiels ou autres structures adaptées), ainsi que l’organisation logistique et le suivi de la mise à disposition des espaces, en veillant à la qualité des prestations et au respect des standards requis par COSPE.

Les services devront être assurés dans les zones d’intervention des projets en Tunisie, à savoir : Tunis, Jendouba, Kairouan, Siliana, Kasserine, Sousse, Sfax, Monastir, Gabès, Hammamet, El Kef et Mahdia.

À ce titre, le soumissionnaire est tenu de proposer au minimum trois établissements par ville, disposant de salles adaptées aux besoins, et de préciser pour chaque espace :

• la capacité d’accueil (selon différentes configurations : théâtre, en U, en classe, etc.), 
• les équipements inclus (vidéoprojecteur, écran, sonorisation, micros, connexion internet, climatisation, etc.), 
• l’assistance technique et logistique sur place, 
• les modalités de location (à la journée, demi-journée), 
• ainsi que toute autre information pertinente permettant une évaluation comparative claire et transparente des offres.

2.3 Restauration 

Les prestations attendues de l’agence d’événementiel portent sur la gestion complète des services de restauration destinés aux intervenants et participants aux activités des projet.

Cette mission comprend l’identification, la sélection, la réservation et la coordination des prestataires de restauration appropriés (traiteurs, restaurants, hôtels ou autres structures adaptées), ainsi que l’organisation logistique et le suivi de la prestation, en veillant à la qualité des services fournis et au respect des standards requis par COSPE.

Les services devront être assurés dans les zones d’intervention des projets en Tunisie, à savoir : Tunis, Jendouba, Kairouan, Siliana, Kasserine, Sousse, Sfax, Monastir, Gabès, Hammamet, El Kef et Mahdia.

À ce titre, le soumissionnaire est tenu de proposer au minimum deux prestataires par ville, et de préciser pour chaque offre :

• les formules proposées (pause-café standard, pause-café améliorée, déjeuner, lunch box, le cas échéant), 
• la composition détaillée des menus (boissons, plats, desserts, quantités indicatives, etc.), 
• les modalités de service (sur place, en livraison, mise en place, personnel de service si applicable), 
• les capacités de prise en charge (nombre de personnes), 
• ainsi que toute autre information pertinente permettant une évaluation comparative claire et transparente des offres.

2.4 Location de moyen de transport (voiture, mini-bus et bus)

Les prestations attendues de l’agence d’événementiel portent sur la gestion complète de la location de moyens de transport destinés aux intervenants et participants aux activités des projets.

Cette mission comprend l’identification, la sélection, la réservation et la coordination des prestataires de transport appropriés (agences de location, sociétés de transport ou autres structures adaptées), ainsi que l’organisation logistique et le suivi des déplacements, en veillant à la qualité des services fournis et au respect des standards requis par COSPE.

Les services devront être assurés dans les zones d’intervention des projets en Tunisie, à savoir : Tunis, Jendouba, Kairouan, Siliana, Kasserine, Sousse, Sfax, Monastir, Gabès, Hammamet, El Kef et Mahdia.

À ce titre, le soumissionnaire est tenu de proposer au minimum deux prestataires par ville, et de préciser pour chaque offre :

• les types de véhicules proposés (voiture légère, mini-bus, bus), 
• les capacités (nombre de places), 
• les modalités de mise à disposition (avec ou sans chauffeur), 
• les conditions de location (à la journée, transfert ponctuel),
• les tarifs applicables en haute saison et en basse saison, en précisant les périodes correspondantes,
• les assurances et garanties proposées, 
• ainsi que toute autre information pertinente permettant une évaluation comparative claire et transparente des offres.

2.5 Service d’interprétariat 

Les prestations attendues de l’agence d’événementiel portent sur la gestion complète des services d’interprétariat nécessaires à la mise en œuvre des activités des projets.

Cette mission comprend l’identification, la sélection, la mobilisation et la coordination d’interprètes qualifiés, ainsi que l’organisation logistique et le suivi des prestations, en veillant à la qualité des services fournis et au respect des standards requis par COSPE.

Le soumissionnaire est tenu de proposer au minimum trois profils d’interprètes par combinaison linguistique, et de préciser pour chaque offre :

• les langues de travail (par exemple : arabe, français, anglais, etc.), 
• le type d’interprétation proposé (consécutive, simultanée, chuchotée, etc.), 
• les qualifications et expériences des interprètes (références, domaines d’expertise), 
• les modalités de prestation (à la journée, demi-journée), 
• les besoins techniques éventuels (cabine, casques, équipement audio), 
• la disponibilité géographique, 
• ainsi que toute autre information pertinente permettant une évaluation comparative claire et transparente des offres.

Calendrier indicatif

• Sous-traitance

Le titulaire informe préalablement COSPE de toute intention de sous-traiter une partie des prestations et s’engage à :

• Fournir la liste des prestations sous-traitées ; 
• Obtenir l’accord préalable de COSPE sur le choix des sous-traitants ; 
• Soumettre à validation les conditions de paiement ; 
• Transmettre, sur demande, les contrats de sous-traitance. 

Le titulaire demeure pleinement responsable de l’exécution du marché.

5) Éligibilité et critères d’exclusion

La participation est ouverte à toute entreprise légalement constituée, de droit tunisien ou disposant d’une filiale ou d’un partenaire reconnu en Tunisie.

Les candidats ou soumissionnaires seront exclus de la participation à la procédure s’ils se trouvent dans l’une des situations suivantes :

• Être en état de faillite, liquidation, règlement judiciaire, cessation d’activité ou toute situation analogue ; 
• Avoir fait l’objet d’une condamnation définitive pour un délit affectant leur moralité professionnelle ; 
• Avoir commis une faute professionnelle grave dûment constatée ; 
• Être en défaut de paiement de leurs obligations fiscales ou sociales ; 
• Avoir fait l’objet d’une condamnation pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne ; 
• Avoir été déclarés en défaut grave d’exécution dans le cadre d’un précédent marché ; 
• Se trouver en situation de conflit d’intérêts ; 
• Avoir fourni de fausses déclarations ou omis de fournir les informations requises. 

En soumettant leur offre, les soumissionnaires déclarent sur l’honneur ne pas se trouver dans l’une de ces situations et s’engagent à fournir tout document justificatif requis par COSPE dans un délai de sept (7) jours calendaires.

6) Modalité de soumission

Les offres doivent être transmises au plus tard le 24/05/2026 à 00h00 par voie électronique à l’adresse suivante :
mailto:ines.mechergui@cospe.ngo

Objet du courriel : 

« Appel d’offres – Accord-cadre services événementiels – COSPE/001/2026 – [Nom du soumissionnaire] »

Toute offre reçue après la date limite sera rejetée.

Le dossier d’appel d’offres est constitué des documents suivants :

Fichier A : Dossier Administratif 

• Formulaire de candidature signé et daté  (Annexe 01)  ; 
• RNE en cours de validité (datant de moins de trois (3) mois) et matricule fiscal ;
• Références. 

Fichier B : Offre technique 

• Conformément aux exigences de la section 2 (Description des prestations attendues)

Chaque soumissionnaire doit obligatoirement inclure dans son offre technique les éléments suivants :

Le soumissionnaire devra fournir un dossier technique complet présentant en détail l’agence ainsi que sa capacité à répondre aux exigences du présent appel d’offres, notamment pour la gestion des hébergements, la location de salles de conférence, de formation ou de réunion équipées, la restauration, la location de moyens de transport ainsi que le service d’interprétariat.

Ce dossier comprendra obligatoirement les éléments suivants :

• Présentation générale de l’agence : incluant l’historique de l’agence, son expérience spécifique dans l’organisation logistique d’événements (hébergement, restauration, transport, etc.), sa structure organisationnelle, les profils de l’équipe dédiée ainsi que ses références pertinentes dans des missions similaires.
• Liste des établissements hôteliers proposés : pour chaque établissement, préciser la classification (nombre d’étoiles), la localisation, la capacité d’accueil, les services disponibles, ainsi que toute information complémentaire permettant d’évaluer la qualité et la pertinence des options d’hébergement proposées.
• Proposition de salles de conférence / formation / réunion : détailler les espaces proposés (localisation, capacité, équipements disponibles : audiovisuel, connexion internet, climatisation, etc.), ainsi que les services annexes inclus (accueil, assistance technique, etc.).
• Offre de restauration : description des différentes formules proposées (pause-café, déjeuner, lunch box), les modalités de service (sur place, livraison, mise en place) et les standards de qualité appliqués.
• Moyens de transport proposés : présentation des types de véhicules disponibles (voitures, minibus, bus), leur capacité, leur état, ainsi que les conditions de mise à disposition (chauffeur, carburant, assurances, etc.).
• Service d’interprétariat : description des langues couvertes, du type d’interprétation proposé (simultanée, consécutive), des profils des interprètes ainsi que des équipements techniques éventuellement fournis.
• Délais de réservation et de mobilisation : le prestataire devra indiquer clairement dans son offre les délais maximums requis pour identifier, proposer et confirmer les différentes prestations (hébergement, salles, transport, etc.), ainsi que les délais de réponse en cas de modification, d’annulation ou d’indisponibilité.
• Méthodologie de travail et coordination : description des procédures mises en place pour assurer la bonne gestion des prestations, le suivi des demandes, la coordination logistique et la communication avec COSPE.
• Mesures de qualité et de gestion des imprévus : description des dispositifs prévus pour garantir la qualité des services et la gestion efficace des situations imprévues (annulations, retards, surbooking, etc.).

Fichier C : Offre financière 

L’offre financière devra être présentée sous forme de devis détaillé.

Le devis devra inclure l’ensemble des coûts liés aux différentes prestations (hébergement, location de salles, restauration, transport et interprétariat), ventilés par région : Tunis, Jendouba, Kairouan, Siliana, Kasserine, Sousse, Sfax, Monastir, Gabès, Hammamet, El Kef et Mahdia lorsque applicable.

1.Hébergement:
Les soumissionnaires sont tenus d’indiquer les tarifs applicables en haute saison et en basse saison, en précisant les périodes correspondantes.

Les coûts devront être détaillés par catégorie d’établissement hôtelier (3 étoiles et 4 étoiles). Pour chaque établissement proposé, les soumissionnaires devront préciser : le tarif par nuitée, le type de chambre (simple ou double), les suppléments (petit-déjeuner/repas), ainsi que le montant de la taxe de séjour, conformément à la réglementation en vigueur.

Remarque : 

Pour l’évaluation des offres financières, la comparaison sera effectuée sur la base suivante :

• une chambre single en formule LPD (logement et petit-déjeuner inclus) en hôtel 4 étoiles dans chaque ville concernée, 
• et, à défaut de disponibilité, en hôtel 3 étoiles respectant des standards équivalents de qualité.

Tous les frais annexes (notamment les frais de réservation, de gestion ou autres) devront être intégrés dans les prix proposés.

2. Location de salles de conférence / formation / réunion :
   Les soumissionnaires devront indiquer les tarifs de location par jour et par capacité, en précisant les équipements inclus (vidéoprojecteur, sonorisation, connexion internet, etc.) ainsi que les éventuels frais supplémentaires (assistance technique, etc.).
3. Restauration :
   Les tarifs devront être présentés par type de prestation (pause-café basique, pause-café riche, déjeuner ou lunch box), en précisant le contenu de chaque formule ainsi que les modalités de service (livraison, mise en place, personnel). Tous les frais annexes devront être inclus dans les prix unitaires.
4. Location de moyens de transport :
   Les soumissionnaires sont tenus d’indiquer les tarifs applicables en haute saison et en basse saison, en précisant les périodes correspondantes.

Les coûts devront être détaillés par type de véhicule (voiture, minibus, bus), en précisant la capacité, le tarif journalier ainsi que les conditions incluses (chauffeur, carburant, assurance tout risque, etc.). Tous les frais annexes devront être inclus dans les prix unitaires.

5. Service d’interprétariat :
   Les soumissionnaires devront indiquer les tarifs par jour ou demi-journée, selon le type d’interprétation (simultanée ou consécutive), les langues couvertes, ainsi que les coûts liés aux équipements techniques si nécessaires.

L’ensemble des prix devra être exprimé en dinars tunisiens (TND), toutes taxes comprises (TTC), et inclure tous les frais annexes éventuels.

L’offre financière devra être établie sur la base d’estimations prévisionnelles des prestations présentées dans les tableaux ci-dessous, fournis à titre indicatif par COSPE :

Tableau – Estimation prévisionnelle des nuitéespar an

Tableau – Estimation prévisionnelle de la restauration par an

Tableau – Estimation prévisionnelle de location de sallespar an

Tableau – Estimation prévisionnelle de location de moyens de transport par an

Tableau – Estimation prévisionnelle de Service d’interprétariat par an

7) Critères d’attribution

Les critères d’attribution du marché sont basés sur la combinaison de la qualité de l’offre technique et de la compétitivité de l’offre financière, conformément aux pondérations définies dans la grille d’évaluation:

Un seuil de qualification technique est fixé à 70 points sur 100 ; seules les offres ayant atteint ou dépassé ce seuil seront admises à l’évaluation financière. 

8) Demandes de clarification

COSPE peut demander aux soumissionnaires, par écrit, des clarifications dans un délai de 48 heures.
Ces demandes ne peuvent en aucun cas conduire à une modification substantielle de l’offre, notamment du prix.

Toute tentative d’influence entraînera le rejet de l’offre.

9) Annulation de la procédure

En cas d’annulation de la procédure d’appel d’offres, les soumissionnaires en seront informés par COSPE.

Une annulation peut intervenir notamment dans les cas suivants :

• Lorsque la procédure est déclarée infructueuse, notamment en l’absence d’offres recevables ou financièrement acceptables, ou en l’absence totale de réponse ; 
• Lorsque les paramètres économiques ou techniques du projet ont été substantiellement modifiés ; 
• En cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure rendant impossible la mise en œuvre normale du projet ; 
• Lorsque toutes les offres techniquement conformes excèdent le budget disponible ; 

10) Attribution et pénalités

Le marché sera attribué au soumissionnaire ayant obtenu le score global le plus élevé, résultant de la pondération suivante : 60% pour l’offre technique et 40% pour l’offre financière, sous réserve d’une note technique minimale de 70/100.

En cas d’annulation par le prestataire d’une prestation confirmée moins de quarante-huit (48) heures avant la date prévue de l’événement, sauf cas de force majeure dûment justifié et accepté par COSPE, une pénalité équivalente à quinze pour cent (15 %) du montant de la prestation concernée sera appliquée et déduite de tout paiement à venir.

En cas de non-exécution totale ou partielle de la prestation le jour de l’événement, une pénalité équivalente à vingt-cinq pour cent (25 %) du montant de la prestation non fournie sera appliquée, sans préjudice du remboursement intégral des sommes éventuellement déjà versées au titre de ladite prestation.

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